Escreva o que cabe a cada cargo da sua fazenda, numa folha de papel por cargo, e revise essa folha junto com quem faz o trabalho. Essa folha é a descrição de cargo. Nela vão quatro coisas: as tarefas do cargo, o resultado principal que cabe a ele, o que se exige da pessoa em cada nível e a data da última revisão que vocês fizeram juntos. Para o ordenhador, o resultado principal pode ser a qualidade do leite que vai para o tanque. O nível é um degrau entre o novato e o veterano, e o que separa um nível do outro é quanta supervisão a pessoa recebe e o que ela pode decidir sozinha.
A primeira descrição de cargo leva uma tarde; depois, uns trinta minutos por cargo. Escreva num período tranquilo, quando você não está com problema com ninguém naquele cargo. A descrição escrita no meio de um problema com alguém acaba descrevendo aquela pessoa, e não o cargo.
Sem a descrição, o que cada cargo abrange fica só no costume e na memória de quem trabalha. Quando alguém sai, alguém chega ou uma tarefa fica entre duas pessoas, não há nada escrito sobre qual cargo devia cuidar dela nem sobre o que o cargo exigia. Quando algo dá errado, você acaba cobrando quem estava no serviço naquele dia, e a cobrança soa como ataque à pessoa, e não como conversa sobre o trabalho. O funcionário de primeiro ano e o de dez anos de casa são cobrados pelo mesmo padrão, que só existe na sua cabeça, e nenhum dos dois consegue conferir qual é.
Por que a cobrança soa pessoal quando o cargo não está escrito?
Porque, sem um padrão escrito para apontar, a única coisa que sobra para apontar é a pessoa. Com o cargo no papel, você aponta para a linha da folha: esse era o resultado principal do cargo, e ele não aconteceu. Isso vale também para a família. Nicole e David Widmar, num guia americano para famílias de produtores rurais sobre como administrar a fazenda e a família, recomendam que cada pessoa da fazenda, inclusive os familiares, tenha a sua própria descrição de cargo.
Se ninguém avisou o ordenhador de que a qualidade do leite é responsabilidade dele, ele pode deixar isso para outro, e quando você cobra depois, a cobrança soa pessoal.
Por que escrever o resultado principal, e não só a lista de tarefas?
Porque na lista de tarefas você escreve o que a pessoa faz, e não o resultado que cabe ao cargo. As tarefas do ordenhador podem ser preparar as vacas, ordenhar e lavar a sala de ordenha; o resultado principal pode ser a qualidade do leite que vai para o tanque.
Escrever um cargo de cada vez também deixa claro com que cargo fica cada responsabilidade. Em 2006, Kathryn Brasier e colegas, pesquisadores da Penn State, a universidade estadual da Pensilvânia, nos Estados Unidos, fizeram um levantamento com fazendas de leite do estado e pediram aos produtores rurais que descrevessem nove cargos, um por um: as tarefas, os requisitos, a supervisão e o salário de cada um. Como as respostas vieram cargo por cargo, os pesquisadores puderam ver quem tinha o poder de contratar e demitir: o encarregado da ordenha, e essa responsabilidade não apareceu nos resultados dos demais cargos.
Na sua fazenda, escrever um cargo de cada vez mostra onde ficam as responsabilidades menores, como anotar a temperatura do tanque de leite, fechar a porteira de noite e confirmar que os bezerros mamaram. Para cada uma, dá para ver também se ela deixa registro que você possa mostrar a um comprador ou ao banco quando pedirem prova, como a anotação diária da temperatura do tanque; outro artigo trata desse levantamento.
As fazendas desse levantamento eram maiores que a média do estado, então os nove cargos delas podem não servir para a sua. O que dá para copiar é o método: um cargo de cada vez, e cada responsabilidade com um único cargo. Se uma responsabilidade não cabe em nenhum cargo, ou cabe em dois, você percebe na hora de escrever. Uma que facilmente fica sem dono é manter seguros os lugares de trabalho: percorrer a oficina, os galpões e o curral anotando quais áreas de trabalho estão abaixo do padrão de segurança, assunto de outro artigo, é uma tarefa que você pode dar a um cargo só.
Qual a diferença entre a descrição de cargo e o organograma?
No organograma você desenha quem responde a quem: uma caixa para cada cargo e uma linha até o chefe de quem está nele. Na descrição de cargo você escreve o resultado que cabe ao cargo e o que se exige em cada nível. Você não precisa de organograma para começar; basta a descrição de um cargo. Se você já desenhou o organograma da fazenda, explicado em outro artigo, e escreveu as tarefas dentro de cada caixa, aproveite essa lista e acrescente a ela o resultado principal e os níveis.
Com os cargos escritos, você também pode anotar quem ocupa cada cargo, desde quando e quais cargos dependem de uma pessoa só, para ver o buraco antes que essa pessoa adoeça ou peça as contas. Outro artigo trata dessa lista.
O que se exige da pessoa em cada nível?
O nível é quanto do cargo a pessoa consegue tocar sozinha. O jeito mais simples de escrever um nível é por duas coisas: quanta supervisão a pessoa recebe e o que ela pode decidir sem perguntar.
Na Austrália, o peão de lavoura e de gado é classificado em oito níveis no Pastoral Award 2020, a norma trabalhista que fixa o piso salarial e as categorias do trabalhador rural naquele país. A cada nível acima, a pessoa trabalha com mais independência. O peão de entrada trabalha sob supervisão direta e tem menos de seis meses no setor. O do nível seguinte responde pela qualidade do próprio trabalho, com supervisão de rotina, e decide por conta própria dentro do que sabe e do treinamento que recebeu.
Nos níveis mais altos, o Award pede que o peão use diariamente a qualificação Certificate III na sua área principal de trabalho; o Certificate III é um certificado australiano de curso técnico, obtido na formação profissional. O Award também conta o tempo no setor, de menos de seis meses na entrada até dois anos nos níveis mais altos. O certificado e os meses são regras australianas. O que dá para levar para a sua fazenda é o resto: use o tempo de casa só como referência e deixe que a supervisão, as decisões e a habilidade que você já viu definam o nível.
| Nível | Supervisão | O que a pessoa pode decidir | O que se exige |
|---|---|---|---|
| Entrada | Supervisão direta; o trabalho é conferido | Pouco; segue procedimento fixo | Menos de seis meses no setor |
| Rotina | Supervisão de rotina | A qualidade do próprio trabalho, dentro do treinamento | Mais habilidade que um novato; de seis a doze meses no setor |
| Experiente | Conferido de tempos em tempos | O trabalho do dia na sua própria área | Pelo menos doze meses no setor |
| Qualificado | Supervisão mínima | As decisões do próprio trabalho | Certificado técnico usado todo dia; pelo menos dois anos no setor |
A Austrália usa esses níveis para fixar o piso salarial, e esses valores só valem lá. Para cada cargo da sua fazenda, escreva dois ou três níveis e, em cada um, responda a três perguntas: quanta supervisão a pessoa recebe, o que ela pode decidir e o que precisa ter mostrado para estar nele. Onde o Award pede certificado, você pode escrever uma habilidade que já viu a pessoa usar, como fazer a manutenção da ordenhadeira sem ajuda.
Os níveis escritos também são o primeiro passo de um plano de carreira escrito, a folha em que você escreve o que a pessoa precisa saber fazer para subir a cada cargo; outro artigo trata dele. O serviço de extensão rural da University of Wisconsin-Madison, que orienta produtores rurais, é direto sobre por que isso importa: oferecer caminhos de carreira bem definidos é uma parte importante dos planos para reter funcionários, e sem esse caminho você corre o risco de perder o funcionário para outro empregador que tenha.
Quando a descrição de cargo pode ser mal usada?
Quando você, ou a pessoa, lê a descrição como um julgamento sobre a pessoa, e não como a descrição do cargo. Em cada nível você escreve o que se confia a quem está naquele nível, nunca o quanto a pessoa é boa. Diga isso em voz alta quando revisar a descrição com ela. Com a descrição, você deixa de cobrar do funcionário de primeiro ano o padrão do veterano. Mas, se a pessoa entender o nível como uma avaliação dela, pode se ofender.
Como vai a equipe no conjunto você acompanha de outro jeito, com os indicadores de pessoas, alguns números sobre a equipe, como quantos funcionários pediram as contas no ano; com eles você vê onde os problemas se repetem, e não o quanto uma pessoa é boa.
O salário também pode ficar fora da descrição de cargo. No guia sobre descrição de cargo que escreveu para a Penn State Extension, Richard Stup lista as partes principais e avisa que as duas categorias seguintes são opcionais: remuneração e horário de trabalho. O Award australiano liga o salário aos níveis. Na sua fazenda, quanto cada nível ganha é outra decisão, tratada em faixas salariais e a regra de aumento: a faixa salarial de cada cargo e a regra para subir alguém dentro dela.
Além de ler a descrição como julgamento, há outros três erros fáceis de cometer. Primeiro, o resultado principal fica em branco, e a linha genérica “outras atividades correlatas”, comum no fim das descrições de cargo, acaba virando o cargo inteiro. Escreva primeiro o resultado principal e deixe “outras atividades correlatas” como um resto pequeno. Se o cargo é de gerente, escreva também uma lista à parte com o que o gerente decide sozinho e o que ele precisa levar até você; outro artigo trata dessa lista.
Segundo, as tarefas saem escritas com verbos fracos. O serviço de extensão da University of Wisconsin-Madison pede operar, manter e executar, em vez de palavras mais fracas como auxiliar ou observar. Com “auxiliar”, duas pessoas podem achar, cada uma, que a tarefa era da outra. Terceiro, um nível sem data de revisão pode deixar a pessoa presa nele por anos. Com a data marcada, você volta a olhar o nível e o acerta para onde a pessoa está hoje, em vez de deixá-lo virar um rótulo para sempre.
Por onde começar
Um cargo de cada vez, no papel, uns trinta minutos por cargo depois do primeiro.
Quando for contratar, comece pelo que você escreveu para o nível da vaga. No processo de contratação escrito, os passos que você segue toda vez que abre uma vaga, isso vira a lista do que o cargo exige, e você não precisa inventar uma na semana em que a vaga abre. No primeiro dia do novato, entregue a descrição do cargo dele junto com o resto da lista do primeiro dia, a folha em que você registra o que o funcionário novo recebe e o que lhe mostram no primeiro dia.
Quando todos tiverem a sua descrição, registre que cada um a recebeu, com a data e a assinatura, para poder mostrar, se um dia houver desacordo, que a pessoa recebeu a descrição; outro artigo trata desse registro.
Deixar os cargos sem descrição parece dar flexibilidade, mas faz a cobrança soar pessoal, porque não existe um padrão escrito para apontar no lugar da pessoa. Com a descrição, “ele me deixou na mão” vira “no nível dele, o cargo pedia isso, e não foi feito”, e esse é um problema que vocês dois podem resolver juntos. Decidir no papel quem faz o quê, antes de o trabalho começar, é uma das partes mais simples da gestão de fazendas, e os outros artigos sobre gestão de pessoas partem das descrições de cargo que você escreve aqui.