Escreva numa folha de papel quais decisões o seu gerente toma sozinho e quais ficam com você, leia a folha com ele, coloque a data e assinem os dois. Essa é a folha de decisões. Nela você lista as decisões tomadas na sua fazenda e marca cada uma num de quatro níveis: “decide sozinho”, “decide e avisa”, “consulta antes” ou “fica com você”.
Como regra geral, o gerente pode decidir sozinho o que se repete, custa pouco e é fácil de desfazer. Vale o mesmo para o que segue uma regra escrita, como o teto de gasto que você mesmo fixa na folha. Quatro decisões ficam com você: compra ou venda de terra, compra de máquina grande (um trator, uma colhedora), contratação de empregado fixo e venda da safra. Chamar um diarista dentro de um limite combinado entre vocês pode ficar com o gerente.
Sem a folha, acontece assim. O tratorista quer trocar a folga, passa por cima do gerente e pede a você. Você responde, porque é mais rápido do que mandá-lo de volta. O gerente vê você tomar, por cima dele, justamente a decisão para a qual ele foi contratado, e a equipe aprende que a resposta dele não vale. Depois de algumas vezes, o gerente para de decidir, o contrário do que você queria quando o contratou.
Por que a equipe passa por cima do gerente quando nada está escrito?
Porque, sem nada escrito, o trabalhador não sabe quais perguntas são do gerente e quais são suas, e leva todas a quem sempre respondeu. Gregorio Billikopf escreveu um livro sobre gestão de pessoal na agricultura, publicado pela University of California (em inglês, Labor Management in Agriculture). O capítulo dele sobre delegação começa por essa situação. Um produtor rural se perguntava por que os trabalhadores vinham direto a ele com os problemas e as perguntas, passando por cima do encarregado. Naquela fazenda, o encarregado ficava entre o produtor rural e a equipe, no lugar que o seu gerente ocupa na sua.
Quem ensinava os trabalhadores a pular o encarregado era o próprio produtor rural. Pensando melhor, ele percebeu que ele mesmo estava incentivando esse comportamento ao responder perguntas e resolver problemas dos empregados. A saída era apoiar o encarregado, fazendo com que os empregados levassem esses assuntos a ele.
Quando nada está escrito, surge um segundo problema: as pessoas entendem errado qual é a parte delas numa decisão. Billikopf avisa que o supervisor precisa comunicar com cuidado aos subordinados qual é o papel deles no processo de decisão. Na sua fazenda, o supervisor é você, e quem está abaixo são o gerente e a equipe.
O exemplo dele é o do chefe que só quer ouvir a opinião de um trabalhador sobre uma decisão que ele mesmo vai tomar, enquanto o trabalhador entende que a decisão passou para ele. Aí, escreve Billikopf, é provável que venham confusão e ressentimento. O mesmo pode acontecer com o gerente: você pede a opinião dele sobre algo que quer manter com você, e ele entende que a decisão agora é dele.
Quais são os quatro níveis da folha?
Delegar não é tudo ou nada. Entre “você decide” e “o gerente decide” há degraus, e é dando nome a eles que você consegue colocar cada decisão no nível certo. Billikopf descreve cinco. Num extremo está o uso tradicional da autoridade gerencial: o chefe decide e comunica. No outro, o chefe entrega a decisão a quem vai executá-la e aceita de antemão o que essas pessoas decidirem, dentro de limites fixados antes.
Nos três degraus do meio, o chefe ouve cada vez mais os outros, mas a palavra final continua sendo dele. Billikopf acrescenta que essa classificação das formas de decidir pode ser aplicada a qualquer tipo de decisão de gestão. Assim, a mesma escala serve para a compra de diesel e para a de terra.
Na folha ficam as duas pontas da escala de Billikopf: “fica com você” é você decidindo, e “decide sozinho” é o gerente decidindo dentro de limites que você fixou antes. Entre as duas, a folha tem só dois níveis, e nos dois a palavra final é do gerente. Em “decide e avisa”, o gerente age e conta a você depois. Em “consulta antes”, o gerente pede a sua opinião e depois decide; assim os dois sabem que a sua opinião é conselho e que a decisão é dele. Quatro níveis são poucos o bastante para o gerente lembrar deles com um trabalhador esperando a resposta.
O serviço de extensão da Iowa State University, que escreve para famílias de produtores rurais dos Estados Unidos, recomenda deixar com uma só pessoa as decisões de rotina em que os outros não precisam opinar.
| Nível | O que o gerente faz | Cabe numa decisão que |
|---|---|---|
| Decide sozinho | Age sem precisar avisar você | se repete, custa pouco e é fácil de desfazer, ou segue uma regra escrita |
| Decide e avisa | Age e depois conta a você | se repete, mas custa mais do que o limite que você fixou para “decide sozinho” |
| Consulta antes | Traz as opções, ouve a sua opinião e depois decide | é cara, difícil de desfazer ou nova na fazenda |
| Fica com você | Executa o que você decidir | compromete a fazenda inteira: compra ou venda de terra, compra de máquina grande, contratação de empregado fixo, venda da safra |
Por exemplo, comprar diesel dentro da quantidade de costume do mês pode ser “decide sozinho”; trocar a folga de um trabalhador, “decide e avisa”; retificar o motor de um trator, “consulta antes”; contratar um ordenhador novo, “fica com você”.
Tirando as quatro que comprometem a fazenda, o nível de cada decisão muda de uma fazenda para outra: a compra de uma carga de ração pode ser “decide sozinho” numa fazenda e “consulta antes” em outra, conforme o que um erro custaria. O que não pode mudar é o combinado entre você e o gerente: depois de assinada a folha, os dois colocam cada decisão no mesmo nível.
Quais decisões vão para a folha, e em que nível?
Comece pelas decisões tomadas de fato na sua fazenda, não por um modelo pronto: liste todas e depois marque cada uma. Billikopf observa que a maioria das decisões rotineiras, como encher o tanque, pedir insumo e descartar animal, é delegada de forma permanente pelas descrições de cargo. Se a sua fazenda não tem descrição de cargo escrita, é na folha de decisões que essas decisões vão para o papel pela primeira vez.
Passar essas decisões ao gerente não quer dizer perder o controle sobre elas: é possível exercer bastante controle sobre uma decisão delegada estreitando a margem de escolha de quem a toma. Na prática, é o limite que você escreve ao lado de cada “decide sozinho”.
Três tarefas de rotina que você pode passar ao gerente dependem de algo escrito antes, e na folha de decisões você só marca quem decide. A primeira é escolher quem ganha um reconhecimento por bom trabalho, como uma folga. O gerente pode fazer essa escolha desde que o que dá direito ao reconhecimento tenha sido escrito e combinado com a equipe antes; o jeito de escrever essa regra está no texto como reconhecer um bom trabalho sem parecer favoritismo.
A segunda é percorrer a oficina, o depósito e as outras áreas de trabalho com um padrão de segurança escrito: o gerente decide quais áreas estão abaixo do padrão e entrega a lista a você, seguindo os passos do texto quais áreas de trabalho estão abaixo do padrão. A terceira é sentar com cada trabalhador numa data marcada para conversar sobre o trabalho e anotar num caderno o que o gerente e o trabalhador combinaram. Como organizar a conversa e o caderno está no texto como orientar a equipe em dia marcado.
Separe as decisões pelo que está em jogo, isto é, quanto custam e quanto é difícil desfazê-las, e não pelo assunto, como máquinas, gado ou pessoas. A regra do próprio Billikopf é que as decisões complexas pedem participação mais ampla, mas as simples podem ser delegadas direto aos empregados que têm a informação necessária.
Regras escritas também ajudam no nível “decide sozinho”. O serviço de extensão da Oklahoma State University, numa ficha sobre as decisões nas famílias de produtores rurais, aconselha ter normas definidas de antemão como guia de ação nas situações de rotina, regras como o teto de gasto, combinadas antes de a situação aparecer.
Se você já escreveu um plano de sucessão, parte disso pode já estar no papel: nele você escreve quem toma cada decisão para quando você se afastar, inclusive as quatro que comprometem a fazenda. O passo a passo está em o plano de sucessão escrito. Na folha de decisões, você escreve o mesmo para o gerente que tem hoje.
As tarefas e os resultados do gerente vão em outra folha, descrita em a responsabilidade de cada cargo. Na folha de decisões vai o que falta naquela: quais decisões o gerente pode tomar sem você. Outros textos sobre como cuidar da equipe estão reunidos na seção de pessoas da biblioteca.
Por que escrever ajuda a delegação a funcionar?
Porque o dono passa com mais facilidade as decisões que consegue acompanhar. Em fábricas de tecido na Índia, bem longe de uma fazenda, uma equipe liderada pelo economista Nicholas Bloom, da Stanford University, viu que uma gestão melhor, com anotação diária de quebras de máquina e estoque, permitiu aos diretores descentralizar mais a tomada de decisão para os gerentes de fábrica. Na folha, o nível “decide e avisa” é o jeito de acompanhar uma decisão sem tomá-la de volta.
O gerente também ganha com a folha: o gerente que sabe quais decisões são dele as toma, e o que fica adivinhando espera por você.
Quando a folha falha, e para que ela não serve?
A folha falha quando você a usa para passar ao gerente uma decisão que não é sua para passar. O dono pode não ter chefe, mas o banco, o dono da terra arrendada e a lei têm voz em algumas decisões, e o combinado que passa uma dessas ao gerente se rompe na primeira vez que for testado. A regra de Billikopf para supervisores vale para você aqui: um supervisor não pode delegar mais responsabilidade do que a que o próprio chefe lhe deu, e é preciso fixar limites claros. O que o gerente pode assinar pela fazenda perante a lei, como um contrato ou um empréstimo, é pergunta para o seu advogado, não para esta folha.
Também não passe tudo ao gerente de uma vez. Billikopf encontrou que a delegação funciona melhor quando é feita em pequenas etapas. O dono que passa demais e depois vê uma decisão dar errado costuma tomar tudo de volta. Passe mais à medida que o gerente se sai bem em decisões mais difíceis: suba uma decisão de cada vez um nível em direção a “decide sozinho”.
A folha não serve para vigiar o gerente, e duas coisas não entram nela. A primeira é um jeito de a equipe reclamar do gerente; para isso, a equipe precisa de um canal para trazer o problema que não passe pelo gerente. A segunda são chaves e senhas, porque decidir não é o mesmo que ter acesso: quem tem cada chave e conta, como o aplicativo do banco ou a chave do tanque de diesel, vai numa lista à parte.
No longo prazo, deixar as decisões sem escrever pode custar o gerente. O serviço de extensão da University of Missouri escreve que uma fazenda vai bem ao longo das gerações quando a autoridade de decisão não fica centralizada numa única pessoa. E adverte que, quando ninguém definiu quem decide o quê, os donos ou gerentes, da família ou de fora, podem não saber se têm futuro na fazenda.
O gerente contratado é um desses gerentes de fora. Se ele não sabe se alguma decisão é de fato dele, não fica para descobrir, e aumento de salário não resolve uma dúvida que nunca foi sobre dinheiro. É um dos motivos tratados em por que pagar bem não retém.
Por onde começar
Uma folha de papel, uma tarde, sem software, e o gerente junto antes de assinar.
Por que a folha só funciona enquanto você a cumpre?
Porque a equipe aprende qual resposta vale olhando quem responde. Na primeira vez que você responde uma pergunta que, pela folha, passou ao gerente, você desfaz essa parte do combinado na frente de todos, mesmo que ela continue escrita no papel. Segurar a sua resposta depende só de você, e é isso que decide se o gerente que você contratou vai poder trabalhar como gerente.
O papel sozinho não basta, mas escrever o combinado evita outro desacordo: sobre o que ficou combinado. O serviço de extensão da Iowa State University recomenda às empresas familiares fazer ata das reuniões pelo mesmo motivo: sem ata, depois podem surgir desacordos sobre o que ficou decidido. A folha de decisões é esse registro escrito de quem decide o quê. Para ver onde a folha de decisões entra no resto do trabalho de tocar a fazenda, comece pela página de gestão da fazenda.