Para saber quem ocupa cada cargo na fazenda, e quais cargos estão sem ninguém, escreva os cargos numa folha de papel com quatro colunas. As colunas são o cargo, quem o ocupa hoje, desde quando, e quem mais sabe fazer, ou seja, quem já fez esse trabalho e poderia cobrir. Escreva um cargo por linha: tratorista, ordenhador, capataz. Marque todo cargo sem nome ao lado. Depois circule todo nome que aparece em dois ou mais cargos indispensáveis, como ordenhador e tratador do gado. Essa folha é o seu mapa de quem faz o quê, e fica pronta numa tarde.
Se você já tem a descrição escrita de cada cargo, uma folha por cargo com as responsabilidades dele, copie de lá os nomes dos cargos. Se não tem, escreva os cargos do jeito que o pessoal os chama: para o mapa, bastam os nomes. No mapa entram também o seu cargo, os da sua família e os cargos de que a fazenda precisa e que hoje ninguém ocupa.
Em muitas fazendas, a mesma pessoa acaba sendo o ordenhador, o tratador do gado e o único que sabe consertar a bomba d’água, e nada disso está escrito. Na manhã em que ela avisa que está doente ou pede as contas, você descobre quantos cargos dependiam dela. Enquanto isso, um cargo de que a fazenda precisa, o de responsável pelo caderno de aplicação de defensivos, pode estar sem ninguém, e você só descobre quando falta um registro. Quem acumula mais cargos é o mais difícil de repor, e o problema fica escondido enquanto essa pessoa continua vindo trabalhar.
Por que ninguém percebe quando uma pessoa acumula vários cargos?
Ninguém percebe porque nada quebra enquanto essa pessoa está trabalhando. O trabalho de todo cargo que depende dela continua sendo feito, e a fazenda que pararia sem ela parece funcionar bem. Quase todo dono guarda de cabeça quem faz o quê. Na gestão de fazendas do dia a dia, isso costuma bastar, até a manhã em que essa pessoa não aparece.
Fica ainda mais fácil não ver quando essa pessoa é você ou alguém da sua família. O dono e a família também trabalham na fazenda, então também entram no mapa. Se só você cuida das contas, ou se só o seu filho toca a máquina na colheita, esses cargos dependem de uma pessoa só, tanto quanto a ordenha.
Por que anotar a data em que cada pessoa começou?
Pela data de início você vê há quanto tempo cada pessoa ocupa um cargo. Leia essa data junto com a coluna de quem mais sabe fazer. Se a data é antiga e a coluna está vazia, uma pessoa faz aquele trabalho sozinha há anos, e muito do que ela sabe pode nunca ter sido escrito. “O Zé toca a ordenha” é um dado de hoje. “O Zé toca a ordenha sozinho desde 2019, e nada está escrito” quer dizer que anos de prática podem estar numa cabeça só. Um cargo que alguém assumiu no mês passado e um cargo que uma pessoa ocupa sozinha há dez anos têm riscos diferentes, e no mapa você diferencia os dois pela data.
Por que quem acumula vários cargos é o mais difícil de repor?
Dá para contratar alguém para o cargo, mas não dá para contratar o que a pessoa anterior sabia e nunca escreveu. Muito do que um empregado sabe vem de fazer o trabalho: qual pasto alaga primeiro, como escorvar a bomba velha. Matt Lobley e dois coautores, pesquisadores que compararam a sucessão de fazendas em vários países, escrevem que o conhecimento passa junto com a terra e as máquinas quando a fazenda muda de geração. E acrescentam que esse conhecimento detalhado e específico do lugar pode ser decisivo para tocar bem a fazenda.
Eles falam da família que passa a fazenda para os filhos, mas o empregado que tira o leite do seu rebanho há dez anos carrega o mesmo tipo de conhecimento. Achar alguém para o cargo pode ser rápido. Ensinar a essa pessoa o que a anterior sabia pode levar muito mais tempo, e o que ninguém escreveu pode se perder quando a anterior vai embora.
Que três problemas você enxerga no mapa?
Correndo o olho pelas colunas, você vê três problemas que passam despercebidos quando se pensa num cargo por vez. O primeiro é um nome que se repete em cargos indispensáveis. O segundo é um cargo sem nome ao lado. O terceiro é um cargo com um nome só, uma data de início antiga e a coluna de quem mais sabe fazer vazia.
| O que aparece no mapa | O que significa | O que dá errado se ficar como está |
|---|---|---|
| Um nome em dois ou mais cargos indispensáveis | Vários cargos dependem de uma pessoa estar presente | Uma só falta trava vários trabalhos de uma vez, sem aviso |
| Um cargo de que a fazenda precisa, sem nome ao lado | Trabalho que nunca foi entregue a ninguém | Você só descobre quando alguma coisa fica por fazer, como o caderno de aplicação que ninguém preencheu |
| Um nome, uma data de início antiga, a coluna de quem mais sabe fazer vazia | Só uma pessoa sabe fazer aquele trabalho | Parte desse saber pode sair da fazenda no dia em que a pessoa sai |
Como fazer um cargo parar de depender de uma pessoa só?
Comece pelo nome circulado que aparece em mais cargos, e passe para o papel o que essa pessoa sabe. Escolha uma tarefa que hoje só ela sabe fazer e anote cada passo enquanto ela faz a tarefa na sua frente. Phil Tocco, do serviço de extensão rural da Michigan State University, nos Estados Unidos, considera o passo a passo pronto quando um empregado novo consegue pegar, executar e ficar mais ou menos no nível de um empregado que já trabalha ali.
Um passo a passo escrito não resolve tudo, porque essa pessoa pode continuar sozinha em outros cargos. Cada tarefa que você escreve e ensina a outra pessoa deixa de depender de uma cabeça só. Quando alguém mais souber fazer o trabalho do cargo, escreva o nome dessa pessoa na coluna de quem mais sabe fazer. Num guia à parte sobre quem mais sabe fazer a tarefa, você escolhe uma segunda pessoa para cada cargo circulado e lista o que ela ainda precisaria aprender.
O que você não deve concluir do mapa?
O mapa não é um julgamento sobre uma pessoa: é uma foto da fazenda. Um círculo em volta de um nome não é uma queixa contra essa pessoa. É um aviso de que, com os anos, cargos demais foram parar nas mãos de uma pessoa só. Pelo mesmo motivo, deixe salário e opinião sobre as pessoas fora do mapa: com só quem ocupa cada cargo e desde quando, você pode revisar o mapa junto com a equipe sem ninguém se sentir julgado.
O mapa também não é plano de sucessão, que define quem assume a fazenda e as decisões quando você se afastar. Esse plano é um trabalho maior que esta folha. O mapa trata de uma coisa menor: quem ocupa cada cargo hoje.
Um nome ao lado de um cargo quer dizer que alguém responde por ele, não que a ordenha foi feita hoje de manhã. Para saber se o trabalho é feito, você anota o registro que cada cargo deveria produzir, como o controle da ordenha ou o caderno de aplicação, e confere se o trabalho de cada cargo deixa registro.
Com o mapa na mão, você também sabe de quem colher a assinatura, se guardar a prova de que cada pessoa recebeu e assinou a descrição do próprio cargo, uma linha por pessoa com a data. Você encontra na seção de pessoas desta biblioteca um guia para escrever cada um desses registros, e também a descrição de cargo de onde o mapa parte.
O mapa também envelhece. As pessoas saem e os cargos mudam, e um mapa escrito uma vez só pode estar errado em menos de um ano. Anote a data e revise o mapa pelo menos uma vez por ano, e sempre que alguém sair ou entrar.
Por onde começar
Uma tarde, uma folha de papel e nenhum programa de computador. Uma lista dos cargos da fazenda basta para começar.
Enquanto essa pessoa ainda está trabalhando, dá para sentar do lado dela, escrever o que só ela sabe e ensinar a outra pessoa. No dia em que ela falta ou vai embora, isso fica bem mais difícil.