Para saber se o trabalho de cada cargo deixa registro, pegue um cargo por vez (tratorista, ordenhador, capataz) e desenhe uma tabela de três colunas numa folha de papel. Na primeira coluna, liste as tarefas que cabem à pessoa daquele cargo. Na segunda, escreva o registro que provaria que cada tarefa foi feita, como o caderno de aplicação ou uma anotação com data no caderno do escritório. Na terceira, escreva se esse registro existe hoje e onde outra pessoa o encontraria. Cada espaço em branco na segunda ou na terceira coluna é um trabalho que você só consegue garantir de memória.
A primeira coluna sai da descrição do cargo, a lista escrita do que cabe à pessoa que o ocupa. Se você já tem essa descrição, a tabela de um cargo fica pronta numa tarde. Se não tem, escreva a descrição antes, seguindo o guia sobre a responsabilidade de cada cargo. Se você também tem anotado quem ocupa cada cargo, escreva o nome da pessoa no alto da tabela, para saber a quem perguntar onde fica cada registro.
Algumas tarefas deixam papel sem ninguém planejar: o comprovante de entrega, a planilha do tanque de diesel, o caderno de aplicação. Outras não deixam nada. O capataz pode percorrer as cercas toda segunda-feira durante anos sem que ninguém anote. Você só nota a falta quando alguém de fora pede a prova, como a trading que quer o registro das aplicações do talhão de onde saiu a carga, ou o auditor de uma certificação que o seu comprador exige.
Por que fazer o trabalho e ter o registro dele são coisas diferentes?
Porque o trabalho que não deixa registro só pode ser garantido de memória, e ninguém mais consegue conferir o que você lembra.
Conhecer bem o cargo não produz esse registro. Um ordenhador pode saber exatamente o que se espera dele, fazer bem o serviço todo dia e, mesmo assim, não deixar nada que outra pessoa consiga conferir.
Que registro prova que cada tarefa foi feita?
Na maioria das tarefas, é o papel que fica depois que o serviço acaba, como o caderno de aplicação depois da pulverização. Para decidir que registro acompanha cada tarefa, dá para aproveitar uma pergunta do procedimento operacional padrão, o POP, uma instrução escrita, passo a passo, para uma tarefa da fazenda. O POP não é o registro de que a tarefa foi feita, mas um POP bem montado tem uma linha para o registro que prova isso.
Lisa McKeag e uma colega escreveram um boletim sobre POPs na fazenda para o serviço de extensão rural da Universidade do Maine, nos Estados Unidos. O modelo do boletim tem uma linha para quem é responsável por garantir que a tarefa seja concluída e outra com a pergunta que registros você vai guardar para conferir se a tarefa foi bem feita. Na sua tabela, a primeira resposta já está dada, porque a tabela inteira é de um cargo só. A segunda pergunta é a segunda coluna, feita para cada tarefa desse cargo.
Gregorio Billikopf, autor de Labor Management in Agriculture, um manual da Universidade da Califórnia sobre gestão de pessoal no campo, conta o caso de uma fazenda em que quem fosse comprar adubo ou insumo tinha de conferir os preços com três fornecedores agrícolas diferentes. O caderno de preços ficava no escritório do dono, e por isso, quando o dono viajava, o gerente não sabia para quais fornecedores o dono já tinha ligado e refazia as três ligações. O gerente pediu acesso ao caderno, com cada nova ligação anotada e datada ali mesmo. Nesse caso, a tarefa é a cotação, e o registro é a anotação com data num caderno que os dois conseguem abrir.
Quando um registro vale, e quando é só uma anotação pessoal?
Um registro só vale quando alguém que não o escreveu consegue pegá-lo e usá-lo. O mesmo boletim pede isso de um POP: um bom POP pode ser seguido por qualquer pessoa com conhecimento básico. Os autores também propõem um teste simples: observar alguém que não conhece a tarefa tentar concluí-la corretamente usando o procedimento.
Teste um registro do mesmo jeito: entregue o papel a quem não o escreveu e pergunte o que foi feito, quando e por quem. Se a pessoa não souber dizer, ou se só quem escreveu sabe onde o papel fica, você tem uma anotação pessoal, não um registro.
Os autores acrescentam que os passos de uma tarefa ficam muitas vezes guardados só na cabeça do produtor rural. O POP passa os passos para o papel, e o registro passa para o papel que eles foram cumpridos. Por isso a terceira coluna é para o lugar onde o registro está guardado, e não só para marcar se ele existe: na hora em que alguém pede a prova, um registro que ninguém encontra vale o mesmo que um que nunca foi feito.
O que vai em cada coluna da tabela?
A segunda coluna costuma ser a que ninguém preencheu antes, porque uma tarefa pode ser feita por anos sem que ninguém decida o que contaria como prova dela.
| Coluna | O que vai nela | O que quer dizer um espaço em branco |
|---|---|---|
| A tarefa | Uma tarefa que cabe à pessoa do cargo, copiada da descrição do cargo | O cargo nunca foi descrito por escrito, então escreva a descrição primeiro |
| O registro que prova | O registro que provaria que a tarefa foi feita | Ninguém decidiu o que contaria como prova |
| Onde está guardado hoje | Se esse registro existe, e onde outra pessoa o encontraria | Você só garante a tarefa de memória |
Guarde a tabela na mesma pasta das descrições de cargo e das outras regras escritas da equipe, que os guias sobre gestão de pessoas na fazenda tratam uma a uma. Anotar o que foi feito, num lugar onde outra pessoa encontre, é um hábito de que boa parte da gestão de fazendas depende, e com a tabela você confere esse hábito cargo por cargo.
Um espaço preenchido prova que o trabalho foi bem feito?
Não. Um caderno de aplicação pode ser preenchido toda semana e nunca bater com o que foi aplicado no talhão: ele existe, mas não prova nada sobre a aplicação. Com a tabela você vê só se o registro existe, não se alguém trabalha bem, então não a use para julgar ninguém. Você a escreve sobre o cargo, não sobre quem o ocupa, e um espaço em branco é uma falha na papelada, não um veredito sobre a pessoa. Se o trabalho está sendo feito como deveria é outra pergunta. Para ela, outro guia desta biblioteca ensina a acompanhar alguns números sobre a equipe, como quantos dias de trabalho se perderam com faltas.
Richard Stup, da Penn State Extension, o serviço de extensão rural da Universidade Estadual da Pensilvânia, descreve um uso posterior da descrição de cargo: empregador e empregado podem comparar o desempenho real no trabalho com as expectativas previstas na descrição de cargo. Essa comparação trata de quão bem o trabalho foi feito. Com a tabela, você faz uma pergunta que vem antes: existe algum registro desse trabalho?
Por onde começar
Um cargo por vez, uma tarde, e nenhum programa de computador.
A tabela não cria os registros que faltam, mas com ela você fica sabendo quais tarefas consegue provar e quais vinha aceitando na confiança, antes que um comprador ou o banco peça o papel.