Para que a equipe seja avaliada por um critério que já conhecia, escreva o critério e entregue a cada pessoa antes de começar o período de avaliação, ou seja, antes da safra ou do ano que a avaliação vai cobrir. Para cada cargo da fazenda (tratorista, ordenhador, capataz), você escreve numa folha de papel o que vai observar, o que conta como trabalho feito e de quanto em quanto tempo vai sentar para avaliar; na entrega, a pessoa assina e escreve a data. Essa é a folha de avaliação: nela vai o critério, não o resultado da avaliação.
Se você já tem a descrição escrita de cada cargo, a folha fica pronta em uma tarde. Se não tem, escrever as descrições vem primeiro e leva mais tempo, porque a folha sai delas. Quando chegar a hora da avaliação, você vai ter no papel, assinado, que a pessoa sabia o que era esperado dela.
Quando o critério está só na sua cabeça, a avaliação sai como bronca ou elogio, conforme o dia. O empregado nunca viu pelo que estava sendo julgado, então acha a avaliação injusta. E quando você precisa decidir quem fica, quem sobe e quem sai, não tem nenhum critério escrito de antemão para apoiar a decisão. Com o critério entregue antes, avaliar passa a ser comparar o trabalho com o que a pessoa já sabia. Sem ele, a avaliação é só a sua opinião sobre a pessoa, formada só depois do período avaliado.
Por que entregar o critério antes muda a avaliação?
Porque ninguém pode ser julgado com justiça por um critério que nunca viu. Uma avaliação pode dar errado mesmo quando você é justo e honesto, só porque o critério nunca foi escrito num lugar onde o empregado pudesse ler, ou ouvir alguém ler para ele.
Um critério de avaliação escrito funciona como uma meta: com ele, a pessoa sabe o que se espera dela. Edwin Locke e Gary Latham, dois psicólogos que reuniram décadas de pesquisa sobre metas num artigo da revista científica American Psychologist, mostraram que uma meta clara e específica leva a um desempenho melhor do que pedir às pessoas que façam o melhor possível.
O motivo é que a meta de “faça o melhor possível” não tem uma referência externa: não existe nada fora da pessoa com que comparar, então cada um decide sozinho o que é bom o bastante. Avaliar sem critério escrito funciona do mesmo jeito, só que quem decide o que é bom o bastante é você, e a resposta muda com o dia.
O programa de mão de obra rural da Universidade Cornell, nos Estados Unidos, dá um conselho parecido, pensado para o dia a dia da fazenda. As orientações do programa tratam dos procedimentos operacionais padrão, os POPs, que são as instruções escritas de como uma tarefa deve ser feita. Depois de escrevê-los, recomenda o programa, avise os empregados de que eles existem e de que devem ser seguidos, porque só então os POPs podem ser usados como ferramenta para avaliar o desempenho dos empregados. Vale o mesmo para a folha de avaliação, tenha você POPs ou não: a pessoa recebe a folha antes de começar o período avaliado, e não depois que você já formou a sua opinião.
Por que a avaliação deve seguir a descrição do cargo?
Porque a avaliação deve julgar como a pessoa fez o serviço que cabe a ela, e não quem ela é. Por isso, o que você vai observar sai direto da descrição escrita de cada cargo: a lista das tarefas e responsabilidades de quem ocupa aquele cargo. Um critério inventado na hora da avaliação é só o seu humor passado para o papel. Um critério tirado da descrição do cargo, que a pessoa conhece, é um critério que ela teve chance real de atender.
Gregorio Billikopf, autor do livro Labor Management in Agriculture (Gestão de mão de obra na agricultura), da Universidade da Califórnia, compara duas maneiras de avaliar: comparar cada pessoa com um padrão, ou comparar as pessoas entre si. Ele escreve que a avaliação em relação a um padrão permite julgar o trabalho de cada um por si, sem depender do que o resto da turma fez, e que assim o encarregado e o empregado têm um ponto de referência ao qual podem voltar.
Esse ponto de referência sai da descrição do cargo. Para cada responsabilidade que está nela, a folha tem uma linha onde você escreve o que conta como trabalho feito, de um jeito que vocês dois consigam conferir. Por exemplo: a cerca percorrida toda segunda-feira, com cada arame arrebentado anotado no caderno.
Por que marcar com antecedência a data das avaliações?
Porque um critério sem data marcada para a avaliação só é lembrado quando algo dá errado. Com a data marcada, a avaliação deixa de ser uma reação e vira um compromisso que a pessoa sabe que vai chegar.
Locke e Latham também mostraram que, para uma meta funcionar, as pessoas precisam de um retorno resumido que mostre o progresso, ou seja, de tempos em tempos alguém mostra a elas até onde já chegaram. A data de avaliação escrita na folha é esse momento. Nesse dia você senta com a pessoa, repassa a folha linha por linha e registra numa página à parte o que viu em cada linha. Essa conversa não é a orientação que você dá no dia a dia; ela acontece numa data fixa, que os dois conheciam de antemão.
Por que um critério conhecido antes parece justo?
Porque a pessoa vê que foi julgada pelo critério que recebeu, e não pelo seu humor naquele dia. E, quando acha a avaliação justa, a pessoa aceita o resultado, em vez de sair da conversa com mais uma mágoa guardada.
Laura Dal Corso e colegas, pesquisadores que estudaram a avaliação de professores de escola, apontam critérios claros, racionais e unívocos, ou seja, que só podem ser lidos de um jeito, como o que faz uma avaliação funcionar; o estudo foi com professores, não com empregados de fazenda. Uma folha de avaliação escrita uma vez e entregue a todos antes do período de avaliação também ajuda você a julgar todo mundo pelo mesmo critério. Um julgamento feito na hora, sem nada escrito, não tem como mostrar isso.
O que vai na folha?
Cada cargo tem a sua folha, em três partes, com seis itens ao todo. No alto, dois itens: o cargo e de quanto em quanto tempo você avalia (com a data da próxima avaliação). No meio: uma linha para cada responsabilidade que vai ser avaliada, tirada da descrição do cargo, com o que conta como feito escrito ao lado. Embaixo: a data em que a pessoa recebeu a folha e a assinatura dela. Com a parte de baixo preenchida, você consegue mostrar que a pessoa recebeu o critério; sem essa parte, a folha é só um lembrete para você.
| Item | O que vai nele | Se ficar em branco |
|---|---|---|
| O cargo | Para qual cargo é esta folha | Ninguém sabe de quem é o serviço avaliado nessa folha |
| O que vai ser avaliado | Uma linha para cada responsabilidade que você vai observar, tirada da descrição do cargo | Ninguém sabe do que trata a avaliação, e você acaba julgando o que vier à cabeça no dia |
| O que conta como feito | Ao lado de cada linha, como fica o trabalho pronto, de um jeito que vocês dois consigam conferir | Só a sua impressão decide se foi feito |
| De quanto em quanto tempo | Com que frequência você avalia este cargo, e a data da próxima avaliação | A avaliação só vai acontecer quando algo der errado |
| Entregue em | A data em que a pessoa recebeu a folha | Você não consegue mostrar que o critério existia antes da avaliação |
| Assinatura | A assinatura da pessoa, mostrando que recebeu o critério deste período | Só a sua palavra diz que ela conhecia o critério pelo qual foi julgada |
Guarde a folha de avaliação junto com as descrições de cargo. Você também pode pedir que cada pessoa assine a descrição do próprio cargo quando a recebe, como registro de que sabe o que cabe a ela; se fizer isso, guarde essas assinaturas no mesmo lugar, e este guia mostra como registrar isso. Com esses papéis juntos, você consegue mostrar o que cabe a cada cargo, que a pessoa recebeu a descrição e pelo que o trabalho dela vai ser julgado.
Quando a folha de avaliação é mal usada?
Quando você a trata como pontuação, e não como critério. Na folha você escreve o que vai observar e como vai saber que foi feito, nunca quem é bom e quem é ruim. Se ninguém naquele cargo cumpre uma linha da folha, isso sozinho não prova que as pessoas estão falhando: pode ser que o critério esteja mal definido. Comparando o trabalho com a folha, você vê onde está a diferença entre o esperado e o feito, e cabe a você descobrir o porquê.
Billikopf observa que as avaliações em relação a um padrão não impedem comparações entre as pessoas, e às vezes você precisa comparar, para decidir quem sobe. Mas isso é um segundo passo. Primeiro, você compara o trabalho de cada um com a folha dele. Só depois, se precisar, compara uma pessoa com outra. O erro é pular o primeiro passo e ir direto para o ranking da turma, do melhor para o pior: aí você não está mais avaliando o trabalho, está classificando gente.
A folha também não é contrato nem documento jurídico. Com ela você consegue mostrar uma coisa só: que a pessoa recebeu o critério naquela data. Se isso vale como prova numa ação trabalhista, ou o que a lei exige antes de uma demissão, é pergunta para o seu advogado. O que você ganha é uma avaliação mais justa: a pessoa conhecia o critério antes, e pode cobrar que você o siga, do mesmo jeito que você cobra que ela o siga.
Por onde começar
Você precisa de uma tarde, da descrição escrita de cada cargo, da lista de quem ocupa cada cargo (para saber quem recebe qual folha) e de uma caneta. Nenhum programa de computador. Se ainda precisa escrever as descrições de cargo, faça isso antes; leva mais tempo do que a folha.
Uma folha escrita e nunca entregue, esquecida na sua gaveta, não vale mais do que uma folha que nunca foi escrita, porque o critério só vale se a pessoa o recebeu. No dia em que alguém contesta uma avaliação, a pergunta não é se o seu padrão era justo na teoria. É se a pessoa podia saber dele antes, e, com uma folha que ela recebeu, assinou e datou, você mostra que podia. Decidir antes o que vai ser cobrado, e depois conferir, é um hábito que vale para toda a gestão da fazenda.