Para provar que cada pessoa recebeu a descrição do cargo dela, entregue a descrição por escrito, leia junto com ela e peça que assine e escreva a data numa linha, como prova de que recebeu. Todas essas linhas ficam numa página só, uma por pessoa, e essa página é o registro de recebimento da descrição do cargo. Funciona como o recibo de entrega de EPI. Com a assinatura, você prova que a descrição chegou à pessoa, não que ela entendeu tudo nem que faz bem o trabalho.
Se você já tem a descrição escrita de cada cargo e a lista de quem ocupa cada um, o registro fica pronto numa tarde. Se ainda não tem, escreva primeiro a descrição escrita de cada cargo, porque cada pessoa vai assinar o recebimento da sua.
Com a descrição do cargo guardada na gaveta, você não prova que a pessoa chegou a vê-la. Imagine que o ordenhador deixa de lavar o tanque de leite numa manhã e diz que ninguém falou que isso era com ele. Você pega a descrição do cargo, e lavar o tanque está escrito nela. Mas você não tem como mostrar que entregou a descrição a ele. Sem assinatura e sem data, é a sua palavra contra a dele.
Por que a descrição na gaveta não serve de prova de que a pessoa sabia?
Porque a pessoa só fica sabendo pela descrição o que você espera dela depois que a descrição chega às mãos dela. O programa de mão de obra rural da Cornell University, nos Estados Unidos, que orienta patrões de fazenda, afirma que o primeiro passo de uma boa liderança é comunicar com clareza o que se espera. E a descrição do cargo, segundo o programa, é a ferramenta que ajuda a pessoa a entender exatamente o que se espera dela no trabalho. A descrição que está na sua gaveta ainda não chegou ao empregado. Da que você entregou sem assinatura, você não tem nada para mostrar depois.
Richard Stup escreveu um guia sobre descrição de cargo para a Penn State Extension, o serviço de extensão rural da Universidade Estadual da Pensilvânia. Ele diz que o objetivo principal da descrição do cargo é ajudar o empregado e quem o supervisiona a chegar a um entendimento comum sobre os detalhes importantes do trabalho, para evitar problemas mais adiante. Para duas pessoas se entenderem, as duas precisam ter lido a mesma página. É na leitura em conjunto que vocês chegam a esse entendimento. Na linha assinada fica o que você consegue provar depois: que o empregado recebeu a página, e em que data.
Jeffrey Keown e um coautor escreveram, para a University of Nebraska-Lincoln, um guia sobre descrição de cargo em fazenda leiteira. Segundo eles, importa avisar o empregado do que se espera dele antes de o trabalho começar, para que, se surgir algum problema sobre as responsabilidades do trabalho, o dono do rebanho possa recorrer rápido à descrição do cargo. É a manhã do tanque de leite. Nessa hora, apontar para a descrição só adianta se o ordenhador assinou que a recebeu.
Por que anotar a versão e a data junto com a assinatura?
Porque a descrição do cargo muda, e a assinatura só serve se você sabe de qual versão ela é. Stup escreve que a descrição do cargo nunca deve ser tratada como definitiva e deve ser revista pelo menos uma vez por ano pelo empregado e por quem o supervisiona. A cada revisão, uma tarefa pode entrar no cargo ou sair dele. Imagine que em março você passou ao capataz o controle de abastecimento de diesel. Se ele assinou em janeiro, a assinatura dele vale para a descrição de janeiro, não para a que você cobra dele hoje.
Por isso, as linhas em que você precisa prestar atenção são as que estão sem assinatura e as assinadas numa versão antiga. Se alguém assinou a versão 1 e a descrição do cargo já está na versão 3, é mais fácil se enganar com essa assinatura antiga do que com uma linha em branco. Diante da linha em branco, você pelo menos vê que alguém ainda precisa assinar. Diante da assinatura antiga, você acha que está coberto quando não está. Marque os dois tipos de linha e peça, em cada um, a assinatura da versão atual.
O que a assinatura tem a ver com a pessoa tratar as tarefas como suas?
Quem não enxerga onde começa e onde termina o próprio cargo tem menos chance de tratar as tarefas dele como suas. Na fazenda, pode ser o ordenhador que deixa o tanque sem lavar porque não tem certeza de que isso é com ele.
Mengfen Lan e dois colegas, que estudaram funcionários de atendimento de 13 hotéis na China, apontam que a falta de informação sobre o que se espera no cargo pode desestimular os empregados de assumir como suas as tarefas do trabalho; isso foi dito de hotel, não de fazenda.
Mesmo assim, o empregado que recebeu a descrição do cargo, leu com você e assinou pelo menos viu onde o cargo dele começa e termina.
Explicar o cargo só de boca tem o mesmo ponto fraco de qualquer informação da fazenda guardada só na memória: o que você disse ao empregado fica só na sua memória e na dele. A linha assinada fica escrita, num lugar onde outra pessoa pode conferir.
O que vai em cada coluna do registro?
O registro tem uma linha por pessoa e cinco colunas. Os nomes e os cargos da primeira coluna você copia da lista de quem ocupa cada cargo. O que você anota na última coluna, “em dia ou não”, é o primeiro dado a ficar desatualizado: depois de um ano de mudanças, a versão que a pessoa assinou pode já não ser a que vale hoje.
| Coluna | O que vai ali | Se estiver em branco |
|---|---|---|
| A pessoa e o cargo | O nome de quem ocupa o cargo, e o cargo | Quem ficar fora desta coluna fica sem linha, e ninguém pede a assinatura dele; copie todos os nomes da lista de quem ocupa cada cargo |
| A versão recebida | Qual versão da descrição do cargo a pessoa recebeu | Não dá para saber se ela assinou a descrição de hoje ou uma antiga |
| A data de recebimento | Quando a pessoa recebeu a descrição | Não dá para saber se ela recebeu antes ou depois da última mudança no cargo |
| A assinatura | A assinatura da pessoa, como prova de que recebeu aquela versão | Você só tem a sua palavra de que entregou a descrição |
| Em dia ou não | Se a versão assinada é a que vale hoje | Você pode não perceber que a descrição mudou depois que a pessoa assinou |
Guarde o registro junto com as descrições de cargo e a lista de quem ocupa cada cargo, num lugar onde o gerente ou o capataz encontre quando você não estiver. Com os três juntos, você vê o que cada cargo inclui, quem está nele e se essa pessoa assinou a versão atual. Há mais sobre contratar, treinar e avaliar empregados na seção de pessoas desta biblioteca.
Quando você pode se enganar com o registro?
Quando lê a assinatura como prova de que a pessoa entendeu o cargo, ou de que faz bem o trabalho. Com a assinatura você mostra só que a pessoa recebeu a descrição numa certa data. Você não mostra que ela entendeu cada linha nem que o trabalho é feito. Quão bem alguém faz o trabalho é outra pergunta, que você responde escrevendo, antes do período de avaliação, como vai julgar o trabalho. Outra pergunta ainda é se cada tarefa deixa um registro próprio, como o controle de diesel ou a anotação da ordenha; dela trata o guia sobre o registro que cada cargo deixa.
O registro não é documento jurídico. Se uma linha assinada vale como prova numa ação trabalhista, e o que a lei exige para que o empregado seja considerado avisado das suas tarefas, é pergunta para o seu advogado. Com o registro, você tem a sua própria prova escrita de que entregou a descrição. Ela serve para o desentendimento do dia a dia na fazenda, muito antes de qualquer coisa virar processo.
Esta assinatura vale só para a descrição do cargo. Se a fazenda também tem regras de conduta por escrito, a pessoa assina essas regras à parte, numa página só delas. E uma linha sem assinatura é uma falha na sua papelada, não um julgamento da pessoa: o registro trata de quem recebeu qual descrição, não de quão bom alguém é no trabalho.
Por onde começar
Você precisa de uma tarde, da descrição escrita de cada cargo, da lista de quem ocupa cada cargo e de uma caneta. Não precisa de computador nem de sistema.
Escrever a descrição de cada cargo é a parte difícil. Pegar as assinaturas leva uma tarde, e é dessa parte que você precisa na manhã em que alguém diz que nunca soube de uma tarefa. Nessa manhã, o que você precisa mostrar é que a pessoa foi avisada. Deixar no papel, e não só na memória, quem foi avisado de quê é uma parte pequena da gestão de fazendas, e você consegue terminar ainda esta semana.