Acompanhe de cinco a sete números da sua equipe, como quantas pessoas pediram as contas este ano, quantos dias de trabalho se perderam em faltas e quantas pessoas receberam treinamento para a função. Escreva esses números numa folha de papel, um por linha. Ao lado de cada um, anote o registro da fazenda de onde ele sai, como o cartão de ponto ou o holerite, de quanto em quanto tempo você vai olhá-lo e quem o anota. Com essa folha, você consegue contar quantas vezes um problema volta ao longo do ano, como ordenhador pedindo as contas ou gente faltando na segunda-feira. Aí você corrige o padrão, em vez de culpar quem estava ali da última vez.
Sem a folha, tudo o que você sabe da equipe está na sua cabeça. Ninguém contou quantos saíram, quantos dias se perderam ou quem já recebeu treinamento. Então, quando o terceiro ordenhador do ano pede as contas, ainda parecem três histórias separadas. E você acaba decidindo no calor desse terceiro caso se muda alguém de função ou se manda embora.
Administrar a equipe no olho não faz de você um patrão injusto. Mas, sem nada escrito para apontar, a culpa costuma cair em quem estiver envolvido. Você não precisa de um programa de computador cheio de gráficos. Precisa de uma folha, poucos números e, ao lado de cada um, o registro de onde ele sai e quem o anota.
Por que administrar a equipe no olho faz todo problema virar pessoal?
Porque, quando nada foi contado, a única coisa que sobra para apontar é uma pessoa. Se ninguém contou quantas vezes uma coisa aconteceu, você não consegue mostrar que ela se repete, nem para você mesmo. E só de preencher a folha você já aprende alguma coisa: cada linha que você não consegue preencher é algo que ninguém na fazenda nunca contou.
Quais cinco a sete números você deve escolher, e por que tão poucos?
Pare em sete, porque alguém precisa buscar e anotar cada número da folha, e número que dá trabalho demais para preencher acaba virando linha em branco. Você pode começar com três e acrescentar os outros depois: quantas pessoas pediram as contas no último ano, quantos dias de trabalho se perderam em faltas e quantas pessoas receberam treinamento para a função.
A rotatividade, a parte da equipe que saiu ao longo do ano, merece uma linha própria em quase toda fazenda. A Cornell Cooperative Extension, o serviço de extensão rural da Universidade Cornell, nos Estados Unidos, relata que em grandes fazendas de leite a rotatividade anual de empregados vai de 20 a 80 por cento. Com uma faixa tão larga, o único jeito de saber onde a sua fazenda está é contar a sua.
Para cada número que escolher, pergunte-se o que você mudaria na fazenda se ele piorasse. Pense na rotatividade. Num estudo com trabalhadores atuais e futuros da bananicultura australiana, publicado na revista científica PLoS ONE, Roy e colegas concluíram que a chance de crescer no emprego diminui a vontade de ir embora. A pesquisa foi sobre o trabalho na bananicultura australiana, e não sobre a sua equipe. Mesmo assim, se a sua rotatividade sobe, vale perguntar se o seu pessoal enxerga algum jeito de crescer na fazenda, por exemplo de serviços gerais para tratorista ou capataz.
De que registro sai cada número, e quem o anota?
Cada número deve sair de um registro que a fazenda já tem: o cartão de ponto, o holerite, a lista de presença de um dia de treinamento, o caderno em que o capataz anota quem faltou. Número que você não consegue ligar a um registro continua sendo chute, só que escrito em algarismo. Se um número ainda não tem registro, ou você começa um registro simples, como uma linha no caderno do capataz, ou tira o número da folha.
Um jeito simples de deixar claro quem anotou cada número vem dos registros de segurança dos alimentos das fazendas de frutas e hortaliças dos Estados Unidos. A University of Maryland Extension, o serviço de extensão rural da Universidade de Maryland, publica modelos de registro para essas fazendas. Cada modelo tem um lugar para o empregado assinar ou rubricar e, embaixo, um lugar para o supervisor assinar quando revisa o registro. Quem abre o registro depois sabe quem o preencheu e quem o revisou.
Não é preciso plantar hortaliça para aproveitar a ideia. Na sua folha, ao lado de cada número da equipe, escreva de que registro ele sai, de quanto em quanto tempo você vai olhá-lo e quem o anota. Deixe espaço para a data e a rubrica de quem preencheu. Se alguma dessas coisas ficar em branco, você volta a chutar.
Quando você interpreta mal um número da equipe?
Você interpreta mal um número da equipe quando o toma como veredito sobre um empregado, e não como uma contagem da equipe inteira. Os registros de onde os números saem trazem nomes, porque o capataz precisa saber quem faltou. Na folha, porém, você escreve só os totais da equipe inteira, como os dias perdidos em faltas ou as pessoas treinadas em ordenha, nunca um número de um empregado só. Não use a folha para classificar a equipe do melhor para o pior.
O jeito mais caro de errar com um número é pagar prêmio sobre ele. Amarre dinheiro a um número e as pessoas acham o jeito mais fácil de fazê-lo subir, mesmo que o trabalho piore: pague por caixa colhida e você pode receber mais caixas e mais fruta machucada. Antes de pagar prêmio sobre qualquer número, anote o que ele não conta, como a qualidade da fruta num prêmio pago por caixa. Como testar no papel os atalhos para burlar um prêmio é assunto de outro artigo.
Mais dois erros são comuns. O primeiro tem a ver com o tamanho da equipe: numa equipe de três pessoas, uma que sai já é uma rotatividade de um terço. Com equipe pequena, olhe se o número sobe ou desce ao longo de vários anos, e não o número de um ano só. O segundo erro é olhar um número sem ter com o que comparar.
A Penn State Extension, o serviço de extensão rural da Universidade Estadual da Pensilvânia, diz ao produtor rural com gado de leite que ele consegue achar onde melhorar comparando os números da fazenda com os de fazendas parecidas. Você pode comparar os números da equipe do mesmo jeito, e a comparação mais barata que você tem é com o seu próprio número do ano anterior.
O que você faz quando vê um padrão nos números?
Comece pelo que você controla na fazenda, antes de olhar para a pessoa que por acaso estava ali quando o padrão apareceu. Se a rotatividade sobe, veja como as pessoas são treinadas e distribuídas na escala, e a forma de reconhecer o bom trabalho sem favorecer ninguém, uma regra que você pode escrever e entregar com antecedência. Tudo isso você pode mudar. Se decidir pagar um prêmio para quem fica, por exemplo para quem completa o ano inteiro na fazenda, escreva as regras e entregue-as à equipe antes de o ano começar. O que vai nessas regras está no artigo sobre as regras do prêmio escritas antes.
Quando as faltas se acumulam no mesmo dia da semana, digamos na segunda-feira, olhe a escala antes de tratar o caso como problema de disciplina. Depois de mudar a escala, conte de novo as faltas de segunda-feira na próxima vez que olhar esse número. Um número olhado uma vez só é uma fotografia. Só olhando todo mês ou todo ano você sabe se a mudança funcionou, e é por isso que você escreve ao lado de cada número de quanto em quanto tempo vai olhá-lo.
Um dos seus cinco a sete números pode sair de uma pesquisa curta e anônima sobre o que a equipe pensa, que tem um artigo próprio. Conte, por exemplo, quantas pessoas fazem a mesma reclamação, em vez de adivinhar pelo que diz quem reclama mais alto.
Se você tem por escrito a descrição de cada cargo, compare os números com ela. Digamos que a descrição do ordenhador inclua treinar quem chega na sala de ordenha, e que o número de pessoas treinadas em ordenha este ano seja zero: é por aí que você começa a olhar. Se ainda não tem as descrições por escrito, comece pela responsabilidade de cada cargo, o artigo sobre como escrever as tarefas e o resultado principal de cada cargo. Quanto custa a rotatividade e como entender um padrão de faltas ficam fora deste artigo; os dois estão entre os artigos sobre gestão de pessoas.
Por onde começar
Uma folha de papel, uma hora, e nenhum programa de computador.
Se você não mede nada da equipe, pode querer ser justo e ainda assim acabar culpando pessoas. Sem um número no papel, cada problema que se repete parece uma queixa nova sobre uma pessoa nova. A folha custa uma hora. Com ela, você consegue ver se o problema está no cargo, na escala ou no treinamento, que são coisas que você pode mudar.
Você já faz isso com a lavoura e com o caixa: compara cada número novo com o anterior e age sobre a diferença. Com a folha, você faz o mesmo com a equipe, como mais uma parte da gestão da fazenda inteira.