Escolha agora quem vai cobrir cada tarefa, enquanto a única pessoa que sabe fazê-la ainda está trabalhando. Liste as tarefas críticas da fazenda e marque quem sabe fazer cada uma, e em que nível. Para cada tarefa que só uma pessoa faz, escolha um substituto. Depois anote o que ainda falta a ele para assumir: o acesso que a tarefa exige (uma chave, uma senha, uma conta) e os passos da tarefa no papel.
Tudo isso cabe numa folha de papel ou numa planilha, num quadro chamado matriz de cobertura. As tarefas críticas ficam na coluna da esquerda, uma por linha, e as pessoas que trabalham na fazenda ficam no alto, uma por coluna. Em cada quadrinho você marca quanto aquela pessoa sabe fazer aquela tarefa: deixa em branco se não sabe, ou escreve “com ajuda”, “sozinho” ou “ensina”.
Depois você circula toda linha em que só uma pessoa está marcada “sozinho” ou “ensina” (na planilha, você pinta a linha de uma cor). Essas são as tarefas que dependem de uma pessoa só. No fim de cada linha circulada você acrescenta dois quadrinhos: um para o nome do substituto, outro para o que ainda falta a ele.
Em muita fazenda, um sabe a rotina da ordenha, outro mexe no pivô, outro cuida das contas do escritório, e nada disso está escrito. Na manhã em que um deles fica doente, aquela parte do serviço para ou vira improviso, e sai malfeita, muitas vezes numa semana em que você não tem como acompanhar.
Algumas fazendas anotam quem ocupa cada cargo, como ordenhador, tratorista ou auxiliar de escritório, e marcam os cargos que dependem de uma pessoa só (como montar essa lista está em quem ocupa cada cargo). Com essa lista você vê onde está o risco; na matriz você acrescenta quem pode assumir. Se você não tem lista nenhuma, vai achar essas tarefas ao preencher a matriz.
Ginger Fenton, da Penn State Extension (o serviço de extensão rural da Universidade Estadual da Pensilvânia, nos Estados Unidos), conta que conversou com produtores de leite sobre planos para emergências. Entre os jeitos de cobrir o serviço quando falta gente, apareceram capacitar mais de uma pessoa para cada tarefa e deixar substitutos prontos. Na matriz de cobertura você decide, tarefa por tarefa, quem é esse substituto.
Por que não basta saber quais tarefas dependem de uma pessoa só?
Quando você sabe quais tarefas dependem de uma pessoa só, sabe onde está o risco. Mas, no dia em que essa pessoa não vem, alguém precisa estar pronto para fazer o serviço. Na matriz de cobertura você pega cada uma dessas tarefas e anota quem mais sabe fazer, quanto sabe hoje e o que falta para fazer sozinho.
Imagine que só uma pessoa sabe tocar a ordenha e que ela amanhece doente. Se ninguém foi escolhido antes, alguém decide às cinco da manhã, no curral, quem ordenha e como. Jessica Skellie trabalha no programa de mão de obra agrícola da Universidade Cornell, nos Estados Unidos. Ela observa que, quando surgem dúvidas e as respostas não estão escritas, um empregado novo pode fazer do jeito que acha ou ficar sem saber como seguir. Quem tira leite no lugar do ordenhador pela primeira vez é novo na tarefa do mesmo jeito. Na sala de ordenha, um chute ou uma parada pode dar vaca mal ordenhada, ou vaca sem ordenhar.
O que faz alguém conseguir cobrir uma tarefa?
Alguém consegue cobrir uma tarefa quando sabe o que ela envolve e tem prática para fazê-la. Uma pessoa pode ter uma coisa sem a outra. Quem ajuda na ordenha da tarde há meses pode saber cada passo e nunca ter tocado a sala sozinho: sabe o que a tarefa envolve, mas ainda não pegou a prática. Um bom tratorista mandado para cuidar do secador de grãos por um dia pode lidar bem com a máquina. Mesmo assim, pode não saber com que umidade o grão está pronto: tem a prática, mas ainda não sabe o que essa tarefa envolve.
Antes de contar alguém como substituto, confira as duas coisas. Quem está marcado “com ajuda” costuma saber o que a tarefa envolve e não ter a prática, ou o contrário, e faz diferença saber qual das duas falta. Quem ainda não sabe o que a tarefa envolve precisa dos passos escritos e de saber como fica o serviço pronto, por exemplo com que umidade o grão sai do secador. Quem sabe os passos mas não tem a prática precisa treinar ao lado de alguém que já faz.
Para levar alguém do “com ajuda” ao “sozinho”, deixe o substituto fazer a tarefa ao lado de quem já sabe, com você ou o capataz olhando e dizendo o que mudar.
Por que escolher um substituto não é o mesmo que ter um?
Escolher um substituto não é o mesmo que ter um, porque muito do que sabe quem faz a tarefa hoje nunca foi escrito. Igoa-Iraola e um colega, pesquisadores da Universidade de Deusto, na Espanha, revisaram os estudos sobre como o saber do trabalho passa aos mais novos. Eles descrevem esse saber como o saber-fazer do trabalhador, que pode ser mais difícil de expressar em palavras e de assimilar.
Na fazenda, boa parte do serviço é assim: sentir quando a terra está no ponto para a máquina, o que o ordenhador confere antes de fechar a sala, qual válvula emperra. Um nome no fim da linha quer dizer que aquela pessoa pode aprender a tarefa. Não quer dizer que ela já sabe o que sabe quem faz a tarefa hoje.
Por isso o segundo quadrinho no fim de cada linha circulada é para o que ainda falta ao substituto, e ali entram duas coisas. A primeira é onde o substituto vai achar os passos escritos da tarefa. Se você tem a descrição escrita de cada cargo, com o que cabe a cada cargo, os passos podem ficar ali. Se ainda não estão escritos em lugar nenhum, quem sabe a tarefa escreve, ou vai explicando enquanto você anota.
A segunda é o acesso: a chave, a senha ou a conta de que a tarefa precisa, como a chave do tanque de diesel ou a senha do computador do escritório. Um substituto que sabe a tarefa mas não consegue abrir o tanque continua sem poder fazê-la. Se você tem a lista de quem tem cada chave e conta, com uma linha por chave, senha ou conta e o nome de quem tem cada uma, confira nela cada linha circulada.
Skellie, da Cornell, também observa que, com o procedimento escrito, a tarefa sai organizada, clara e sempre do mesmo jeito. Com os passos no papel, o substituto segue o que está escrito em vez de adivinhar, e o serviço sai igual, seja quem for que faça.
Quanto custa preparar um substituto?
Preparar um substituto custa o tempo de treiná-lo, e é por causa desse custo que não se treina todo mundo em tudo. Quem aprende sai do próprio serviço, e quem ensina vai mais devagar para ensinar. Isso são horas de verdade numa semana que já tem hora de menos.
Então a meta não é ter substituto para toda tarefa. Gaste essas horas nas linhas circuladas, as tarefas que só uma pessoa faz e que param o serviço quando ela falta. Uma tarefa que três pessoas já fazem sozinhas não precisa de nada. Entre as linhas circuladas, comece pela tarefa que pararia mais serviço no dia em que faltasse a única pessoa que a faz.
Como se leem as marcações?
Descendo uma coluna, você vê quantas tarefas uma pessoa sabe fazer. Atravessando uma linha, vê quantas pessoas sabem fazer aquela tarefa. Uma linha em que só uma pessoa faz a tarefa sozinha é uma tarefa que para quando essa pessoa falta; uma linha com duas pessoas ou mais nesse nível está coberta.
| Marcação | O que a pessoa consegue fazer nesta tarefa | O que significa para cobrir a tarefa |
|---|---|---|
| Em branco | Não sabe fazer | Essa pessoa não cobre a tarefa |
| Com ajuda | Faz com alguém do lado, não sozinha | Ainda não é substituto: ainda precisa de alguém do lado que saiba a tarefa |
| Sozinho | Faz do começo ao fim, sem ninguém conferir | Cobre. A tarefa fica coberta quando pelo menos duas pessoas estão marcadas “sozinho” ou “ensina” |
| Ensina | Faz e sabe treinar outra pessoa | Cobre, e pode treinar o próximo substituto |
Quando a matriz de cobertura pode estar errada?
Uma marcação só vale enquanto a pessoa continua fazendo a tarefa. “Sozinho” era verdade da última vez que ela fez, e quem passa meses sem fazer uma tarefa perde a mão. Por isso você escreve duas datas na matriz: o dia em que a preencheu e o dia em que vai revisá-la. Antes de confiar numa marcação de meses atrás, veja a pessoa fazer a tarefa uma vez.
Escrever o nome de um substituto no fim da linha também não treina ninguém. Enquanto ele não chega ao “sozinho”, a tarefa continua dependendo de uma pessoa só. Com uma matriz cheia de nomes que ninguém treinou, você pode se sentir coberto enquanto a fazenda segue tão exposta quanto antes.
Use a matriz para ver como o serviço está coberto, não para julgar as pessoas. Uma linha com um nome só costuma querer dizer que a tarefa foi ficando com uma pessoa ao longo dos anos, não que os outros sejam menos capazes. Quem cobre o quê é uma das várias escolhas sobre como dividir o serviço da fazenda, e as outras estão na página de gestão de fazendas. Outros artigos deste site sobre gerir o pessoal da fazenda, da descrição de cargo à avaliação, estão na seção de pessoas da biblioteca.
Por onde começar
Uma tarde e uma folha de papel ou uma planilha bastam. Não precisa comprar sistema nenhum.
Muita fazenda descobre quais tarefas dependem de uma pessoa só na manhã em que essa pessoa não aparece. Com a matriz, você descobre isso numa tarde que você escolhe, enquanto quem sabe a tarefa ainda está lá para ensinar e escrever os passos.