Para saber quién ocupa cada puesto de trabajo en su establecimiento, y qué puestos no tienen a nadie, anótelos en una hoja de papel con cuatro columnas. Las columnas son el puesto, quién lo ocupa hoy, desde cuándo y quién más sabe hacerlo, es decir, quién ya hizo ese trabajo y podría cubrirlo. Escriba un puesto por línea: tractorista, tambero, capataz. Marque todo puesto sin nombre. Después encierre en un círculo cada nombre que esté en dos o más puestos imprescindibles, como el de tambero y el de quien le da de comer a la hacienda. Esa hoja es su mapa de quién hace qué, y se arma en una tarde.
Si ya tiene una descripción escrita de cada puesto, una hoja por puesto con lo que le corresponde a quien lo ocupa, copie de ahí los nombres de los puestos. Si no la tiene, anote los puestos como los llama su gente: para el mapa alcanzan los nombres. En el mapa van también su propio puesto, los de su familia y los puestos que el establecimiento necesita y que hoy nadie ocupa.
En muchos establecimientos, la misma persona termina siendo el tambero, el que le da de comer a la hacienda y el único que sabe arreglar la bomba de agua, y nada de eso está escrito. La mañana en que avisa que está enferma o renuncia, usted se entera de cuántos puestos dependían de ella. Mientras tanto, un puesto que el establecimiento necesita, el de responsable del cuaderno de aplicaciones de agroquímicos, puede no tener a nadie, y usted se entera recién cuando falta un registro. Quien tiene más puestos es el más difícil de reemplazar, y el problema queda oculto mientras esa persona sigue viniendo a trabajar.
¿Por qué nadie se da cuenta cuando una persona tiene varios puestos?
Nadie se da cuenta porque nada se rompe mientras esa persona está trabajando. El trabajo de cada puesto que depende de ella se sigue haciendo, y un establecimiento que se frenaría sin ella parece andar bien. Casi todo dueño lleva en la cabeza quién hace qué. Para la gestión agropecuaria de todos los días eso suele alcanzar, hasta la mañana en que esa persona no viene.
Es todavía más fácil no verlo cuando esa persona es usted o alguien de su familia. El dueño y la familia también trabajan en el establecimiento, así que también van en el mapa. Si solo usted lleva las cuentas, o solo su hijo maneja la cosechadora en la cosecha, esos puestos dependen de una sola persona, igual que el ordeñe.
¿Para qué anotar la fecha en que empezó cada persona?
Con la fecha de inicio usted ve hace cuánto cada persona ocupa un puesto. Mírela junto con la columna de quién más sabe hacerlo. Si la fecha es vieja y esa columna está vacía, una sola persona hace ese trabajo hace años, y mucho de lo que sabe puede no haber quedado nunca por escrito. “Juan maneja el tambo” es un dato de hoy. “Juan maneja el tambo solo desde 2019, y no hay nada escrito” quiere decir que años de práctica pueden estar en una sola cabeza. Un puesto que alguien tomó el mes pasado y uno que una persona ocupa sola hace diez años tienen riesgos distintos, y en el mapa usted los distingue por la fecha.
¿Por qué quien tiene varios puestos es el más difícil de reemplazar?
Se puede contratar a alguien para el puesto, pero no se puede contratar lo que sabía la persona anterior y nunca escribió. Mucho de lo que sabe un empleado viene de hacer el trabajo: qué potrero se inunda primero, cómo hay que cebar la bomba vieja. Matt Lobley y dos coautores, investigadores que compararon la sucesión de establecimientos agropecuarios en varios países, escriben que el conocimiento pasa junto con la tierra y las máquinas cuando el campo cambia de generación. Y agregan que ese conocimiento detallado y específico del lugar puede ser decisivo para llevar bien el establecimiento.
Ellos hablan de la familia que deja el campo a los hijos, pero el tambero que ordeña su rodeo hace diez años tiene el mismo tipo de saber. Encontrar a alguien para el puesto puede ser rápido. Enseñarle lo que sabía el anterior puede llevar mucho más tiempo, y lo que nadie escribió puede perderse cuando el anterior se va.
¿Qué tres problemas se ven en el mapa?
Si recorre las columnas con la vista, ve tres problemas que se pasan por alto cuando se piensa en un puesto por vez. El primero es un nombre que se repite en puestos imprescindibles. El segundo es un puesto sin nombre al lado. El tercero es un puesto con un solo nombre, una fecha de inicio vieja y vacía la columna de quién más sabe hacerlo.
| Qué aparece en el mapa | Qué significa | Qué sale mal si queda como está |
|---|---|---|
| Un nombre en dos o más puestos imprescindibles | Varios puestos dependen de que una persona esté | Una sola ausencia frena varios trabajos a la vez, sin aviso |
| Un puesto que el establecimiento necesita, sin nombre al lado | Trabajo que nunca se le asignó a nadie | Usted se entera recién cuando algo queda sin hacer, como el cuaderno de aplicaciones que nadie llenó |
| Un nombre, una fecha de inicio vieja, vacía la columna de quién más sabe hacerlo | Solo una persona sabe hacer ese trabajo | Parte de ese saber puede irse del establecimiento el día que la persona se va |
¿Cómo se logra que un puesto deje de depender de una sola persona?
Empiece por el nombre encerrado que aparece en más puestos, y pase al papel lo que esa persona sabe. Elija una tarea que hoy solo ella sabe hacer y anote cada paso mientras ella la hace delante de usted. Phil Tocco, del servicio de extensión de Michigan State University, en Estados Unidos, da por terminado el paso a paso cuando un empleado nuevo podría tomarlo, ejecutarlo y quedar más o menos igual que un empleado que ya trabaja ahí.
Un paso a paso escrito no resuelve todo, porque esa persona puede seguir sola en otros puestos. Cada tarea que usted escribe y le enseña a otro deja de depender de una sola cabeza. Cuando otra persona sepa hacer el trabajo del puesto, escriba el nombre de esa persona en la columna de quién más sabe hacerlo. En una guía aparte sobre quién más sabe hacer la tarea, usted elige una segunda persona para cada puesto encerrado y anota lo que todavía necesitaría aprender.
¿Qué no conviene concluir del mapa?
El mapa no es un juicio sobre una persona: es una foto del establecimiento. Un círculo alrededor de un nombre no es un reproche a esa persona. Es una advertencia de que, con los años, demasiados puestos quedaron en manos de una sola persona. Por la misma razón, deje fuera del mapa el sueldo y las opiniones sobre la gente: con solo quién ocupa cada puesto y desde cuándo, puede repasarlo con el personal sin que nadie se sienta juzgado.
El mapa tampoco es un plan de sucesión, que define quién queda al frente del establecimiento y de las decisiones cuando usted se retire. Ese plan es un trabajo más grande que esta hoja. El mapa trata de algo más acotado: quién ocupa cada puesto hoy.
Un nombre al lado de un puesto quiere decir que alguien responde por él, no que el ordeñe se hizo esta mañana. Para saber si el trabajo se hace, usted anota el registro que debería dejar cada puesto, como la planilla de ordeñe o el cuaderno de aplicaciones, y controla si el trabajo de cada puesto deja registro.
Con el mapa en la mano, también sabe a quién pedirle la firma si guarda la prueba de que cada persona recibió y firmó la descripción de su puesto, un renglón por persona con la fecha. En la sección de personas de esta biblioteca encuentra una guía para escribir cada uno de esos registros, y también la descripción de puesto de la que parte el mapa.
El mapa también envejece. La gente se va y los puestos cambian, así que un mapa escrito una sola vez puede estar errado en menos de un año. Póngale fecha y revíselo por lo menos una vez por año, y cada vez que alguien se vaya o entre.
Por dónde empezar
Una tarde, una hoja de papel y ningún programa de computadora. Con una lista de los puestos del establecimiento alcanza para empezar.
Mientras esa persona todavía está trabajando, usted puede sentarse a su lado, escribir lo que solo ella sabe y enseñárselo a otro. El día que falta o se va, eso se vuelve mucho más difícil.