Elija ahora quién va a cubrir cada tarea, mientras la única persona que la sabe hacer todavía está trabajando. Haga una lista de las tareas críticas y marque quién sabe hacer cada una, y hasta dónde. Para cada tarea que sabe hacer una sola persona, elija un suplente. Después anote lo que ese suplente todavía necesita para hacerse cargo: el acceso que hace falta para la tarea (una llave, una contraseña, una cuenta) y los pasos de la tarea en papel.
Todo eso entra en una hoja de papel o en una planilla, en un cuadro que se llama matriz de cobertura. Las tareas críticas van en la columna de la izquierda, una por fila, y las personas que trabajan en el campo van arriba, una por columna. En cada casilla usted marca hasta dónde esa persona sabe hacer esa tarea: la deja en blanco si no sabe, o escribe “con ayuda”, “sin ayuda” o “enseña”.
Después encierra en un círculo cada fila en la que una sola persona está marcada “sin ayuda” o “enseña” (en una planilla, pinta la fila de un color). Esas son las tareas que dependen de una sola persona. Al final de cada fila encerrada agrega dos casillas: una para el nombre del suplente y otra para lo que ese suplente todavía necesita.
En muchos campos, uno sabe la rutina del ordeñe, otro maneja el pivote, otro lleva los números de la oficina, y nada de eso está escrito. La mañana en que uno de ellos se enferma, esa parte del trabajo se frena o se improvisa, y sale peor, muchas veces en una semana en que usted no puede estar encima para controlarlo.
Algunos establecimientos anotan quién está en cada puesto de trabajo, como tambero, tractorista o encargado de la oficina, y marcan los puestos que dependen de una sola persona. Cómo armar esa lista está en quién ocupa cada puesto. Con esa lista usted ve dónde está el riesgo; en la matriz agrega quién podría reemplazar a esa persona. Si no tiene ninguna lista, va a encontrar esas tareas al completar la matriz.
Ginger Fenton, de Penn State Extension (el servicio de extensión rural de la Universidad Estatal de Pensilvania, en Estados Unidos), cuenta que habló con productores lecheros sobre planes para emergencias. Entre las formas de cubrir las tareas cuando falta gente aparecieron capacitar a más de una persona para cada tarea y tener suplentes listos. En la matriz de cobertura usted decide, tarea por tarea, quién es ese suplente.
¿Por qué no alcanza con saber qué tareas dependen de una sola persona?
Cuando usted sabe qué tareas dependen de una sola persona, sabe dónde está el riesgo. Pero el día en que esa persona no viene, alguien tiene que estar listo para hacer el trabajo. En la matriz de cobertura usted toma cada una de esas tareas y anota quién más podría hacerla, hasta dónde la sabe hacer hoy y qué le falta para hacerla sin ayuda.
Suponga que solo una persona sabe hacer el ordeñe y que una mañana amanece enferma. Si nadie fue elegido antes, alguien decide a las cinco de la mañana, en el corral, quién ordeña y cómo. Jessica Skellie trabaja en el programa de mano de obra agrícola de la Universidad Cornell, en Estados Unidos. Observa que, cuando surgen dudas y las respuestas no están por escrito, un empleado nuevo puede hacer las cosas como le parece o quedarse sin saber cómo seguir. Quien ordeña por primera vez en lugar del tambero es nuevo en la tarea de la misma manera. En la sala de ordeñe, hacer algo a ojo o frenarse puede terminar en vacas mal ordeñadas, o sin ordeñar.
¿Qué hace falta para que alguien pueda cubrir una tarea?
Alguien puede cubrir una tarea cuando sabe lo que la tarea implica y tiene la práctica para hacerla. Una persona puede tener una cosa sin la otra. Quien hace meses que ayuda en el ordeñe de la tarde puede saber cada paso y no haber manejado nunca la sala solo: sabe lo que la tarea implica, pero todavía no tiene la práctica. Un buen tractorista al que mandan un día a manejar la secadora de granos puede andar bien con la máquina. Aun así, puede no saber con qué humedad el grano está listo: tiene la práctica, pero todavía no sabe lo que esta tarea implica.
Antes de contar a alguien como suplente, revise las dos cosas. Quien está marcado “con ayuda” suele saber lo que la tarea implica y no tener la práctica, o al revés, y conviene saber cuál de las dos le falta. Quien todavía no sabe lo que la tarea implica necesita los pasos por escrito y saber cómo queda el trabajo terminado, por ejemplo con qué humedad sale el grano de la secadora. Quien sabe los pasos pero no tiene la práctica necesita practicar al lado de alguien que ya la hace.
Para llevar a alguien de “con ayuda” a “sin ayuda”, hágale hacer la tarea al lado de quien ya la sabe, mientras usted o el capataz miran y le dicen qué cambiar cada vez.
¿Por qué nombrar un suplente no es lo mismo que tenerlo?
Nombrar un suplente no es lo mismo que tenerlo, porque mucho de lo que sabe quien hace la tarea hoy nunca se escribió. Igoa-Iraola y un colega, investigadores de la Universidad de Deusto, en España, revisaron estudios sobre cómo pasa el saber del trabajo a los más nuevos. Lo describen como el saber hacer del trabajador, que puede ser más difícil de expresar con palabras y de asimilar.
En el campo, buena parte del trabajo es así: darse cuenta de cuándo el suelo está para entrar con la máquina, lo que el tambero revisa antes de cerrar la sala, qué válvula se traba. Un nombre al final de la fila quiere decir que esa persona podría aprender la tarea. No quiere decir que ya sabe lo que sabe quien la hace hoy.
Por eso la segunda casilla al final de cada fila encerrada es para lo que el suplente todavía necesita, y ahí van dos cosas. La primera es dónde va a encontrar el suplente los pasos por escrito de la tarea. Si tiene por escrito lo que le corresponde a cada puesto (cómo escribirlo está en la responsabilidad de cada puesto), los pasos pueden ir ahí. Si todavía no están escritos en ningún lado, los escribe quien sabe la tarea, o se los va explicando a usted mientras usted anota.
La segunda es el acceso: la llave, la contraseña o la cuenta que hace falta para la tarea, como la llave del tanque de gasoil o la contraseña de la computadora de la oficina. Un suplente que sabe la tarea pero no puede abrir el tanque sigue sin poder hacerla. Si anota quién tiene cada llave y cuenta, con un renglón por llave, contraseña o cuenta y el nombre de quien la tiene, revise esa lista para cada fila encerrada.
Skellie, de Cornell, también observa que con un procedimiento escrito la tarea sale ordenada, clara y siempre de la misma manera. Con los pasos en el papel, el suplente sigue lo escrito en vez de adivinar, y la tarea sale igual la haga quien la haga.
¿Cuánto cuesta preparar un suplente?
Preparar un suplente cuesta el tiempo de capacitarlo, y por ese costo no se capacita a todos en todo. Quien aprende deja su propio trabajo, y quien enseña baja el ritmo para enseñar. Eso son horas reales en una semana que ya viene corta.
Entonces la meta no es tener un suplente para cada tarea. Dedique esas horas a las filas encerradas, las tareas que hace una sola persona y que frenan el trabajo cuando esa persona falta. Una tarea que tres personas ya hacen sin ayuda no necesita nada. Entre las filas encerradas, empiece por la tarea que frenaría más trabajo el día en que falte la única persona que la hace.
¿Cómo se leen las marcas?
Si baja por una columna, ve cuántas tareas sabe hacer una persona. Si recorre una fila, ve cuántas personas saben hacer esa tarea. Una fila en la que una sola persona hace la tarea sin ayuda es una tarea que se frena cuando esa persona falta; una fila con dos personas o más en ese nivel está cubierta.
| Marca | Qué puede hacer la persona con esta tarea | Qué significa para cubrir la tarea |
|---|---|---|
| En blanco | No sabe hacerla | Esta persona no cubre la tarea |
| Con ayuda | La hace con alguien al lado, no sola | Todavía no es suplente: necesita al lado a alguien que sepa la tarea |
| Sin ayuda | La hace de principio a fin, sin que nadie la controle | Cubre. La tarea queda cubierta cuando al menos dos personas están marcadas “sin ayuda” o “enseña” |
| Enseña | La hace y puede capacitar a otro | Cubre, y puede capacitar al próximo suplente |
¿Cuándo puede estar equivocada la matriz de cobertura?
Una marca vale solo mientras la persona sigue haciendo la tarea. “Sin ayuda” era cierto la última vez que la hizo, y quien pasa meses sin hacer una tarea pierde la mano. Por eso usted escribe dos fechas en la matriz: el día en que la completó y el día en que la va a revisar. Antes de confiar en una marca de hace meses, mire a la persona hacer la tarea una vez.
Escribir el nombre de un suplente al final de la fila tampoco lo capacita. Mientras no llegue a “sin ayuda”, la tarea sigue dependiendo de una sola persona. Con una matriz llena de nombres que nadie capacitó, usted puede sentirse cubierto mientras el establecimiento sigue tan expuesto como antes.
Use la matriz para ver cómo está cubierto el trabajo, no para juzgar a las personas. Una fila con un solo nombre suele querer decir que la tarea fue quedando en manos de una persona con los años, no que los demás sean menos capaces. Quién cubre qué es una de varias decisiones sobre cómo se reparte el trabajo en el campo, y las demás están en la página de la gestión agropecuaria. Otros artículos de este sitio sobre manejar al personal del campo, de la descripción de cada puesto a la evaluación, están en la sección de personas de la biblioteca.
Por dónde empezar
Alcanza con una tarde y una hoja de papel o una planilla. No hace falta comprar ningún sistema.
Muchos establecimientos descubren qué tareas dependen de una sola persona la mañana en que esa persona no aparece. Con la matriz, usted lo descubre una tarde que elige, mientras quien sabe la tarea todavía está para enseñarla y escribir los pasos.