Para saber si lo que se hace en cada puesto de trabajo deja registro, tome un puesto por vez (tractorista, tambero, capataz) y dibuje una tabla de tres columnas en una hoja de papel. En la primera columna, anote las tareas que le corresponden a la persona en ese puesto. En la segunda, escriba el registro que probaría que cada tarea se hizo, como el registro de aplicaciones o una anotación con fecha en el cuaderno de la oficina. En la tercera, escriba si ese registro existe hoy y dónde lo encontraría otra persona. Cada casillero vacío en la segunda o en la tercera columna es un trabajo del que usted no tiene más prueba que la memoria.
La primera columna sale de la descripción del puesto, la lista escrita de lo que le corresponde a la persona que lo ocupa. Si ya tiene esa descripción, la tabla de un puesto queda lista en una tarde. Si no la tiene, escriba antes la descripción escrita del puesto. Si además lleva anotado quién ocupa cada puesto, escriba el nombre de la persona arriba de la tabla, para saber a quién preguntarle dónde está cada registro.
Algunas tareas dejan un papel sin que nadie lo planee: el remito, la planilla del tanque de gasoil, el registro de aplicaciones. Otras no dejan nada. El capataz puede recorrer los alambrados todos los lunes durante años sin que nadie lo anote. La falta aparece recién cuando alguien de afuera pide la prueba, como el acopio que quiere los registros de aplicación del lote de donde salió la carga, o el auditor de una certificación que exige su comprador.
¿Por qué hacer el trabajo y tenerlo registrado son cosas distintas?
Porque del trabajo que no deja registro no hay más prueba que la memoria, y nadie más puede revisar lo que usted recuerda.
Conocer bien el puesto no produce ese registro. Un tambero puede saber exactamente lo que se espera de él, hacerlo bien todos los días y, aun así, no dejar nada que otra persona pueda revisar.
¿Qué registro prueba que cada tarea se hizo?
En la mayoría de las tareas, es el papel que queda cuando el trabajo termina, como el registro de aplicaciones después de pulverizar. Para decidir qué registro va con cada tarea, sirve una idea de los procedimientos escritos de trabajo, que son instrucciones paso a paso para una tarea del campo. Un procedimiento así no es el registro de que la tarea se hizo, pero uno bien armado anota qué registro prueba que la tarea se hizo bien.
Lisa McKeag y una colega escribieron un boletín sobre estos procedimientos en el campo para el servicio de extensión rural de la Universidad de Maine, en Estados Unidos. La planilla del boletín tiene un renglón para quién es responsable de que la tarea se termine y otro con la pregunta qué registros va a guardar para comprobar que la tarea se hizo bien. En la tabla que usted arma, la primera pregunta ya tiene respuesta, porque toda la tabla es de un solo puesto. La segunda pregunta pasa a ser la segunda columna: para cada tarea de ese puesto, usted anota qué registro guarda.
Gregorio Billikopf, autor de Labor Management in Agriculture, un manual de la Universidad de California sobre administración de personal agrícola, cuenta el caso de un establecimiento donde quien fuera a comprar fertilizantes o insumos tenía que consultar los precios con tres proveedores agrícolas distintos. El cuaderno de precios estaba en la oficina del dueño, así que, cuando el dueño no estaba, el encargado no sabía a qué proveedores había llamado ya el dueño y repetía las tres llamadas. El encargado pidió acceso al cuaderno y que cada llamada se pudiera anotar y fechar ahí. En ese caso, la tarea es pedir precios, y el registro es la anotación con fecha en un cuaderno que los dos pueden abrir.
¿Cuándo vale un registro, y cuándo es solo una anotación personal?
Un registro solo vale cuando alguien que no lo escribió puede tomarlo y usarlo. El mismo boletín le pide eso a un procedimiento: uno bueno puede ser seguido por cualquier persona con conocimientos básicos. Los autores también proponen una prueba simple: observar a alguien que no conoce la tarea intentar completarla correctamente usando el procedimiento.
Pruebe un registro de la misma forma: déselo a alguien que no lo escribió y pregúntele qué se hizo, cuándo y quién lo hizo. Si esa persona no sabe decirlo, o si solo quien lo escribió sabe dónde está, usted tiene una anotación personal, no un registro.
Los autores agregan que los pasos de una tarea quedan muchas veces guardados solo en la cabeza del productor agropecuario. El procedimiento pone los pasos en papel, y el registro pone en papel que esos pasos se cumplieron. Por eso la tercera columna es para el lugar donde está guardado el registro, y no solo para marcar si existe: cuando alguien pide la prueba, un registro que nadie encuentra vale lo mismo que uno que nunca se hizo.
¿Qué va en cada columna de la tabla?
La segunda columna suele ser la que nadie llenó antes, porque una tarea se puede hacer durante años sin que nadie decida qué contaría como prueba.
| Columna | Qué va en ella | Qué quiere decir un casillero vacío |
|---|---|---|
| La tarea | Una tarea que le corresponde a la persona en el puesto, copiada de la descripción del puesto | El puesto nunca se describió por escrito, así que escriba primero la descripción |
| El registro que la prueba | El registro que probaría que la tarea se hizo | Nadie decidió qué contaría como prueba |
| Dónde está guardado hoy | Si ese registro existe, y dónde lo encontraría otra persona | De la tarea no hay más prueba que la memoria |
Guarde la tabla en la misma carpeta que las descripciones de puesto y las otras reglas escritas del personal, que las guías sobre la gestión de personas en el campo tratan una por una. Anotar lo que se hizo, en un lugar donde otra persona lo encuentre, es un hábito del que depende buena parte de la gestión agropecuaria, y con la tabla usted revisa ese hábito puesto por puesto.
¿Un casillero lleno prueba que el trabajo se hizo bien?
No. Un registro de aplicaciones puede completarse todas las semanas y nunca coincidir con lo que se aplicó en el lote: existe, pero no prueba nada sobre la aplicación. Con la tabla usted ve solo si el registro existe, no si alguien trabaja bien, así que no la use para juzgar a nadie. Usted la escribe sobre el puesto, no sobre quien lo ocupa, y un casillero vacío es un hueco en los papeles, no un veredicto sobre la persona. Si el trabajo se está haciendo como corresponde es otra pregunta. Para esa, otra guía de esta biblioteca explica cómo llevar la cuenta de algunos números sobre el personal, como cuántos días de trabajo se perdieron por ausencias.
Richard Stup, de la Penn State Extension, el servicio de extensión rural de la Universidad Estatal de Pensilvania, describe un uso posterior de la descripción de puesto: el empleador y el empleado pueden comparar el desempeño real en el trabajo con las expectativas fijadas en la descripción del puesto. Esa comparación trata de qué tan bien se hizo el trabajo. Con la tabla, usted se hace una pregunta que va antes: ¿existe algún registro de ese trabajo?
Por dónde empezar
Un puesto por vez, una tarde, y ningún programa de computadora.
La tabla no crea los registros que faltan, pero con ella usted sabe qué tareas puede probar y cuáles venía aceptando de palabra, antes de que un comprador o el banco le pida el papel.