Para probar que cada empleado recibió la descripción de su puesto de trabajo, entréguesela por escrito, léala junto con él y pídale que firme y feche una línea como prueba de que la recibió. Todas esas líneas van en una sola hoja, una por persona, y esa hoja es la constancia de recepción. Funciona como la constancia de entrega de la ropa de trabajo. Con la firma, usted prueba que la descripción le llegó a la persona, no que la entendió entera ni que hace bien el trabajo.
Si ya tiene la descripción escrita de cada puesto y la lista de quién ocupa cada uno, la constancia queda lista en una tarde. Si todavía no tiene las descripciones, escríbalas primero (vea cómo en la guía sobre la responsabilidad de cada puesto), porque cada persona va a firmar que recibió la suya.
Con la descripción del puesto guardada en un cajón, usted no prueba que la persona la haya visto. Imagine que el tambero no lava el tanque de frío una mañana y le dice que nadie le avisó que eso le tocaba a él. Usted saca la descripción del puesto, y ahí figura que lavar el tanque le toca a él. Pero no tiene cómo mostrar que se la entregó. Sin firma y sin fecha, es su palabra contra la de él.
¿Por qué la descripción en el cajón no sirve de prueba de que la persona sabía?
Porque el empleado solo puede saber por la descripción qué se espera de él una vez que la tiene en la mano. El programa de mano de obra rural de la Cornell University, en Estados Unidos, que asesora a empleadores del campo, sostiene que el primer paso de un buen liderazgo es comunicar con claridad lo que se espera. Y la descripción del puesto, según el programa, es la herramienta que ayuda a la persona a entender exactamente qué se espera de ella en el trabajo. La descripción que está en su cajón todavía no le llegó al empleado. De la que entregó sin firma, usted no tiene nada para mostrar después.
Richard Stup escribió una guía sobre descripciones de puesto para la Penn State Extension, el servicio de extensión rural de la Universidad Estatal de Pensilvania. Según él, el objetivo principal de la descripción del puesto es que el empleado y quien lo supervisa lleguen a un entendimiento común sobre los detalles importantes del trabajo, para evitar problemas más adelante. Para que dos personas se entiendan, las dos tienen que haber leído la misma hoja. Ese entendimiento se logra al leer la descripción juntos. En la línea firmada queda lo que usted puede probar después: que el empleado recibió la hoja, y en qué fecha.
Jeffrey Keown y un coautor escribieron, para la University of Nebraska-Lincoln, una guía sobre descripciones de puesto en el tambo. Según ellos, importa avisarle al empleado qué se espera de él antes de empezar el trabajo, para que, si surge algún problema sobre las responsabilidades del trabajo, el dueño del rodeo pueda recurrir rápido a la descripción del puesto. Es la mañana del tanque de frío. En ese momento, señalar la descripción solo sirve si el tambero firmó que la recibió.
¿Por qué anotar la versión y la fecha junto a la firma?
Porque la descripción del puesto cambia, y una firma solo sirve si usted sabe de qué versión es. Stup escribe que la descripción del puesto nunca debe tratarse como definitiva y debe revisarse al menos una vez al año entre el empleado y quien lo supervisa. En cada revisión, una tarea puede sumarse al puesto o salir de él. Imagine que en marzo le pasó al capataz el control de carga de gasoil. Si él firmó en enero, su firma vale para la descripción de enero, no para la que usted le pide que cumpla hoy.
Por eso, las líneas que hay que mirar son las que no tienen firma y las firmadas en una versión vieja. Si alguien firmó la versión 1 y la descripción del puesto ya va por la versión 3, es más fácil equivocarse con esa firma vieja que con una línea en blanco. Ante la línea en blanco, usted al menos ve que alguien todavía tiene que firmar. Ante la firma vieja, cree que está cubierto cuando no lo está. Marque los dos tipos de línea y pida, en cada una, la firma de la versión actual.
¿Qué tiene que ver la firma con que cada uno tome sus tareas como propias?
Quien no ve dónde empieza y dónde termina su puesto tiene menos probabilidad de tomar sus tareas como propias. En el tambo, puede ser el tambero que deja el tanque sin lavar porque no está seguro de que eso le toque a él.
Mengfen Lan y dos colegas, que estudiaron a empleados de atención al público de 13 hoteles en China, señalan que la falta de información sobre lo que se espera en el puesto puede desalentar a los empleados de asumir como propias las tareas de su trabajo; eso se dijo de hoteles, no de establecimientos agropecuarios.
Aun así, el empleado que recibió la descripción de su puesto, la leyó con usted y la firmó, al menos vio dónde empieza y dónde termina su trabajo.
Explicar el puesto solo de palabra tiene la misma debilidad que cualquier dato del establecimiento guardado solo en la memoria: lo que usted le dijo al empleado queda solo en su memoria y en la de él. La línea firmada queda escrita, en un lugar donde otra persona la puede revisar.
¿Qué va en cada columna de la constancia?
La constancia tiene una línea por persona y cinco columnas. Los nombres y los puestos de la primera columna los copia de la lista de quién ocupa cada puesto. Lo que anota en la última columna, “al día o no”, es lo primero que queda desactualizado: después de un año de cambios, la versión que la persona firmó puede ya no ser la que se usa hoy.
| Columna | Qué va ahí | Si está en blanco |
|---|---|---|
| La persona y el puesto | El nombre de quien ocupa el puesto, y el puesto | Quien quede fuera de esta columna queda sin línea, y nadie le pide la firma; copie todos los nombres de la lista de quién ocupa cada puesto |
| La versión recibida | Qué versión de la descripción del puesto recibió la persona | No sabe si firmó la descripción de hoy o una vieja |
| La fecha de recepción | Cuándo recibió la persona la descripción | No sabe si la recibió antes o después del último cambio en el puesto |
| La firma | La firma de la persona, como prueba de que recibió esa versión | Solo tiene su palabra de que le entregó la descripción |
| Al día o no | Si la versión firmada es la que rige hoy | Se le puede pasar que la descripción cambió después de que la persona firmó |
Guarde la constancia junto con las descripciones de puesto y la lista de quién ocupa cada puesto, en un lugar donde el encargado o el capataz la encuentre cuando usted no está. Con las tres juntas, usted ve qué incluye cada puesto, quién lo ocupa y si esa persona firmó la versión actual. Hay más sobre contratar, capacitar y evaluar al personal en la sección de personas de esta biblioteca.
¿Cuándo puede equivocarse al leer la constancia?
Cuando toma la firma como prueba de que la persona entendió el puesto, o de que hace bien el trabajo. Con la firma usted muestra solo que la persona recibió la descripción en una fecha. No muestra que entendió cada línea ni que el trabajo se hace. Qué tan bien alguien hace su trabajo es otra pregunta, que usted responde escribiendo, antes del período de evaluación, cómo va a juzgar el trabajo. Otra pregunta distinta es si cada tarea deja un registro propio, como el control del gasoil o la planilla de ordeñe; de eso trata la guía sobre si cada puesto deja registro.
La constancia no es un documento jurídico. Si una línea firmada vale como prueba en un juicio laboral, y qué exige la ley para que un empleado se considere notificado de sus tareas, depende de su país: consulte a su abogado. Con la constancia, usted tiene su propia prueba escrita de que entregó la descripción. Le sirve para el desacuerdo de todos los días en el establecimiento, mucho antes de que algo llegue a juicio.
Esta firma vale solo para la descripción del puesto. Si el establecimiento también tiene reglas de conducta por escrito, la persona las firma aparte, en una hoja propia. Y una línea sin firma es una falla en sus papeles, no un juicio sobre la persona: la constancia trata de quién recibió qué descripción, no de qué tan bueno es alguien en su trabajo.
Por dónde empezar
Necesita una tarde, la descripción escrita de cada puesto, la lista de quién ocupa cada puesto y una lapicera. No hace falta computadora ni sistema.
Escribir la descripción de cada puesto es la parte difícil. Juntar las firmas lleva una tarde, y es la parte que usted necesita la mañana en que alguien dice que nunca supo de una tarea. Esa mañana, lo que tiene que mostrar es que a la persona se le avisó. Dejar por escrito, y no solo en la memoria, a quién se le avisó qué es una parte chica de la gestión de establecimientos, y usted puede terminarla esta misma semana.