Para saber quanto a rotatividade custa na sua fazenda, multiplique o número de pessoas que saíram no ano pelo custo de uma saída. Nenhum dos dois números vem pronto. A calculadora de rotatividade deste site faz essa conta em um minuto e também dá a taxa de rotatividade: quem saiu dividido pelo tamanho médio da equipe. Oito saídas numa equipe que tem, em média, vinte pessoas dão uma taxa de quarenta por cento. A R$ 3 mil por saída, essas oito custam R$ 24 mil no ano.
Três escolhas mudam os dois resultados: os meses que você conta, o tamanho de equipe pelo qual divide e o custo de uma saída na sua fazenda. Anote essas escolhas numa página, que este artigo chama de registro da rotatividade, para comparar os números do ano que vem com os deste.
No fim da safra a equipe volta ao tamanho de sempre, e poucas fazendas contam quantos entraram e saíram no meio do caminho. A turma da colheita foi reposta, e a folha de pagamento de dezembro fica parecida com a de janeiro. Mesmo assim cada saída custou alguma coisa: a vaga que ficou aberta e os meses que o novato levou para aprender o serviço.
Por qual tamanho de equipe dividir a taxa de rotatividade?
Por qualquer um de três, desde que você anote qual usou e repita o mesmo no ano seguinte. Dá para dividir pela equipe de um único mês, pela média entre a contagem do início e a do fim do período, ou pela média das doze contagens mensais. Numa fazenda com turma de colheita, os três dão taxas muito diferentes.
A calculadora segue um método passo a passo para analisar a rotatividade de pessoal, publicado em 2021 por Zaballa e colegas numa revista revisada por pares. Para eles, a equipe média é a soma dos valores existentes no início e no fim do período, dividida por dois, e é esse número que você digita no campo “Efetivo médio” da calculadora (efetivo é o número de pessoas na equipe). O método foi escrito para qualquer empresa, não para fazenda, mas a conta é a mesma em qualquer folha de pagamento.
Pense em oito pessoas o ano inteiro e mais trinta e seis contratadas para uma colheita de quatro meses e dispensadas quando ela acaba: quarenta e quatro no pico. Saíram trinta e seis pessoas no ano, e é esse o número que você divide pelo tamanho da equipe.
O ano começa e termina com oito pessoas, então a média entre o início e o fim é oito, e 36 ÷ 8 dá 450%. A média das doze contagens mensais é vinte (oito meses com 8 pessoas e quatro com 44: 64 + 176 = 240, e 240 ÷ 12 = 20), e 36 ÷ 20 dá 180%. Dividindo pelo mês de pico, 44, dá uns 82%. Nada mudou na fazenda entre esses números; só mudou o tamanho de equipe usado na divisão.
Nenhum desses tamanhos é o certo. Duas taxas só se comparam quando dividem pelo mesmo tipo de número, então escreva ao lado do resultado qual você usou, com as datas, e use o mesmo no ano que vem.
Os meses que você conta pesam pelo mesmo motivo. Se você contar de janeiro a dezembro, uma turma contratada em novembro e dispensada em fevereiro aparece como entrada num ano e como saída no outro. Anote o primeiro e o último mês que contou, e conte os mesmos meses no ano que vem.
Qual taxa de rotatividade responde à sua pergunta?
São três, e cada uma responde a uma pergunta diferente. Zaballa e colegas dão uma fórmula para cada: uma para planejar o pessoal, uma para saber quanto da equipe você precisou repor e uma para saber quantas pessoas pediram para sair. A calculadora dá as duas primeiras, e a terceira você faz à mão.
A primeira, que na calculadora se chama taxa clássica, faz a média entre entradas e saídas e divide pela equipe. Os autores a usam quando se trata de medir o índice de rotatividade de pessoal para o efeito do planejamento de recursos humanos: na fazenda, quando você planeja as contratações da próxima safra.
A segunda, a taxa de desligamentos, conta só as saídas. Os autores a usam quando se trata de analisar as perdas de pessoas e suas causas, e com ela você vê quanto da equipe precisou repor. Os quarenta por cento da equipe de vinte são essa taxa.
A terceira conta só os pedidos de demissão, as saídas que partiram do trabalhador, e deixa de fora os contratos que a fazenda encerrou. Os autores a usam para estudar as saídas que são consequência unicamente das atitudes e da conduta do pessoal.
A calculadora não tem como dar a terceira taxa, porque nela você informa só quantidades, e não há onde marcar quem decidiu cada saída. Mesmo assim, é com a terceira taxa que você responde o que muitos donos querem saber: as pessoas estão indo embora por conta própria, ou é a fazenda que está dispensando? Pense em duas fazendas com os mesmos quarenta por cento. Numa, sete das oito saídas foram pedidos de demissão; na outra, sete foram fim de contrato. Elas não têm o mesmo problema, e com as duas primeiras taxas você não consegue separar uma da outra.
Para fazer a terceira taxa, acrescente uma coluna na lista de quem saiu e marque em cada linha se a pessoa pediu para sair ou se a fazenda encerrou o contrato. Conte só os pedidos de demissão e divida pelo mesmo tamanho de equipe.
Quarenta por cento de rotatividade é muito?
Nenhum número publicado responde isso para fazenda. Um estudo com a equipe de enfermagem de um pronto-socorro no Brasil, que calculou a taxa mês a mês, registra que não há consenso quanto a um índice aceitável e que alguns autores falam em até 3%. É uma taxa mensal, de outro tipo de trabalho, e não se compara com os quarenta por cento do exemplo, que cobrem o ano inteiro.
A rotatividade também muda de um tipo de serviço para outro: uma turma montada para a colheita de café costuma perder mais gente que a equipe de uma leiteria, e nenhum dos dois números está errado. A taxa que vale para comparar com a sua é a sua própria do ano passado, calculada nos mesmos meses e com o mesmo tamanho de equipe.
Por que o mês da saída muda o quanto ela custa?
Porque quem entra leva meses para render o mesmo que quem saiu. Jiří Duda e uma colega, pesquisadores de administração da Universidade Mendel, em Brno, na República Tcheca, escreveram um estudo sobre o custo da rotatividade nas empresas em geral, e não em fazendas. Nele, reproduzem uma escala em que o substituto rende cerca de um quarto do normal no primeiro mês, metade no segundo e três quartos no terceiro.
| Mês no serviço | Rendimento do novato | Produção perdida em relação a um trabalhador experiente |
|---|---|---|
| Primeiro | cerca de 25% | cerca de 75% |
| Segundo | cerca de 50% | cerca de 50% |
| Terceiro | cerca de 75% | cerca de 25% |
A tabela está em meses, não em dinheiro. O que você perde enquanto o novato aprende é produção, e numa fazenda a produção não vale o mesmo o ano todo. Se alguém sai logo depois da colheita, os três meses de aprendizado do substituto caem numa época em que o serviço pode esperar. Se a mesma pessoa, com o mesmo salário, sai três semanas antes da colheita, o primeiro mês, o dos vinte e cinco por cento, cai bem na hora em que o serviço não espera, e um diarista de fora, quando se acha um, muitas vezes custa mais que o trabalhador que saiu.
Na folha de pagamento as duas saídas parecem iguais, e na taxa de rotatividade cada uma vale uma saída. A segunda pode custar muito mais.
O mesmo estudo conta a produção perdida enquanto o substituto aprende como parte importante do custo de uma saída, ao lado da cobertura provisória do serviço e do tempo do gerente. É também a parte que a fazenda quase nunca anota, porque não deixa nota fiscal. O custo que pesa mais muda de uma função para outra, e por isso na calculadora você informa o seu próprio custo por saída, e não um emprestado.
De onde vem o custo de uma saída?
Dos seus próprios registros: os salários, as horas extras e as notas fiscais da sua última reposição. O valor que você usar é multiplicado por todas as saídas, então um erro nele se repete em cada uma. A R$ 3 mil cada, oito saídas custam R$ 24 mil; a R$ 4,5 mil cada, as mesmas oito custam R$ 36 mil.
Cálculo da Rurivia a partir das oito saídas de exemplo acima, a R$ 3 mil e a R$ 4,5 mil cada.
O seu custo por saída você não vai achar na calculadora nem em estudo publicado nenhum. Se não tiver nenhuma reposição registrada, o número publicado mais próximo está num relatório que Kate Bahn e uma colega escreveram para o Washington Center for Equitable Growth, um centro de pesquisa econômica dos Estados Unidos. Elas reuniram trinta e um estudos de caso, nenhum deles de fazenda: repor um trabalhador custou na média perto de quarenta por cento do salário anual do cargo, com mediana perto de vinte e quatro por cento.
Use a mediana, e não a média: metade das reposições custou menos que a mediana e metade custou mais, enquanto alguns cargos caros puxam a média para cima.
Melhor que usar número de fora é levantar quanto custou de fato a sua reposição mais recente, pelos holerites e pelas notas fiscais dela, e marcar quais valores você estimou. Outro artigo deste site, o que entra na conta de repor um trabalhador que saiu, tem os sete custos que entram nessa conta, um por linha. Dois deles não deixam nota fiscal, os dias de vaga aberta e o período de aprendizado, e as pessoas costumam subestimá-los.
Por que a saída programada não custa o mesmo que a saída que dava para evitar?
Porque a saída programada não deixa vaga aberta. Separe as oito saídas da equipe de vinte em dois grupos: as que você já tinha programado, como os contratos que acabam com a safra, e as que uma decisão diferente poderia ter evitado.
Um contrato de safra que termina com a colheita tem data marcada: a fazenda se programou, a vaga não ficou aberta e, se alguém substituir o trabalhador, o aprendizado cai fora das semanas de pico. Um tratorista experiente que sai no meio da safra por uma oferta melhor deixa a vaga aberta, um substituto aprendendo na pior hora e a perda do que ele sabia. Cada um conta como uma saída, então multiplicar as oito por um custo único soma dois tipos diferentes de saída.
Separar as saídas depois que a pessoa foi embora é tarde para esta safra. Na folha de ponto você pode ver um sinal antes: quem está para sair muitas vezes já vinha faltando nos meses anteriores. O padrão dessas faltas dá uma pista da causa. Muitas faltas curtas costumam vir de equipe pequena para o serviço ou de escala sem folga, e poucas faltas longas, de um acidente ou de uma doença que o próprio serviço pode ter causado. No artigo muitas faltas curtas ou poucas longas, sobre como ler as faltas da equipe, você encontra como separar os dois casos enquanto ainda dá tempo de agir.
Sabendo quanto custa uma saída, você também sabe quanto vale contratar com cuidado: uma contratação que evita uma saída economiza esse valor. Os passos desse tipo de contratação estão no artigo sobre o processo de contratação escrito.
Por onde começar
Separe uma hora com a folha de pagamento do ano passado, a lista da equipe e os documentos da última reposição, antes de começar a próxima temporada de contratação.
Uma taxa sem a anotação do tamanho de equipe pelo qual você dividiu não se compara com nada, nem com a sua própria taxa do ano passado. E se você multiplicar todas as saídas por um custo só, soma as saídas programadas com as que dava para evitar como se custassem o mesmo. Nenhuma dessas duas anotações cabe na calculadora, e é por isso que você guarda este registro junto do resultado dela.
As linhas mais úteis do registro são as saídas evitáveis, cada uma com a decisão que poderia tê-la evitado. Com elas, a conversa com o seu gerente na próxima safra pode ser sobre se as pessoas saíram por causa do salário, da escala ou do jeito como eram tratadas, e não sobre se quarenta por cento é muito. Para os outros registros e decisões de quem administra uma fazenda, comece pela página de gestão de fazendas deste site; nos artigos sobre pessoas há mais sobre contratar, pagar e manter gente na equipe.