Para saber se a sua turma falta muitas vezes ou falta por muito tempo, separe a taxa de faltas em dois números: quantas vezes as pessoas faltaram e quanto durou cada falta. A mesma taxa pode vir de muita gente faltando um dia aqui e outro ali, ou de duas ou três pessoas afastadas semanas por lesão, e os dois casos pedem correções opostas. Duas fazendas com 12 pessoas cada podem ter a mesma taxa de 5%, uma com 48 faltas de um dia e meio e a outra com 6 faltas de doze dias de serviço.
Com a calculadora de absenteísmo você faz a conta a partir da folha de ponto. Depois você preenche e data uma folha de papel, a folha das faltas, onde anota o período medido, o que contou como falta, as faltas mais longas e suas causas, e os serviços que ninguém mais sabe cobrir.
Veja como isso funciona com números redondos. Pense numa turma de 12 pessoas num período de 24 semanas, cada uma com 40 horas programadas por semana, número escolhido para a conta sair redonda. Dá 960 horas por pessoa e 11.520 horas para a turma inteira. Se 576 dessas horas se perderam com faltas, a taxa de faltas (o absenteísmo) é de 5%, ou 48 horas perdidas por trabalhador. A Fazenda A perde essas horas em 48 faltas curtas de 12 horas cada, um dia e meio. A Fazenda B perde em 6 faltas longas de 96 horas cada, doze dias de serviço. As duas perdem as mesmas 576 horas.
Só pelos 5%, você não sabe se a sua fazenda se parece com a A ou com a B. Muitas faltas curtas costumam indicar turma pequena para o serviço, ou gente tirando folga por conta própria porque a escala nunca dá folga. Uma falta longa costuma indicar que alguém se machucou ou adoeceu, e, se foi o serviço que causou, quem assumir aquele serviço corre o mesmo risco. Chamar um diarista tapa o buraco nos dois casos, mas só resolve o primeiro. No segundo, o risco continua no serviço.
Do que a taxa de faltas é feita?
A taxa é a frequência multiplicada pela duração, dividida pelas horas programadas. A frequência (quantas vezes) é o número de faltas dividido pelo número de empregados no período. A duração (quanto tempo) são as horas perdidas divididas pelo número de faltas. Na Fazenda A, são 4 faltas por trabalhador de 12 horas cada, o que dá 48 horas perdidas por trabalhador. Dividindo 48 pelas 960 horas programadas de cada um, você chega aos 5%.
A taxa sobe o mesmo tanto se as pessoas faltam o dobro de vezes ou se cada falta dura o dobro, então, para saber qual dos dois a fez subir, você precisa da frequência e da duração separadas. Na tabela, as duas fazendas aparecem lado a lado, com duas linhas sobre pessoas: quantas faltaram pelo menos uma vez, e quantas faltas teve cada uma delas.
| O que se contou | Fazenda A | Fazenda B |
|---|---|---|
| Faltas registradas | 48 | 6 |
| Faltas por trabalhador da turma | 4 | 0,5 |
| Duração média de uma falta | 12 horas, um dia e meio | 96 horas, doze dias de serviço |
| Pessoas que faltaram pelo menos uma vez | 9 de 12 | 4 de 12 |
| Faltas de cada uma dessas pessoas | 5,33 | 1,5 |
| Taxa de faltas | 5% | 5% |
Cálculo da Rurivia a partir de um exemplo inventado com números redondos, montado para este artigo de modo que as duas fazendas percam as mesmas 576 horas.
Fazenda de verdade raramente se parece só com a A ou só com a B, porque quem falta muitas vezes costuma ser também quem fica mais tempo fora. Um estudo de Nágila Oenning e dois colegas, publicado em 2012 na Revista Brasileira de Saúde Ocupacional, acompanhou por três anos as licenças médicas (LM, na sigla do estudo) de 782 trabalhadores da área de serviços de uma empresa de petróleo. Não são trabalhadores rurais, mas, dos estudos citados aqui, é o único que contou, pessoa por pessoa, quantas vezes e quanto tempo.
Dos 72 trabalhadores com mais de cinquenta dias de ausência nesses três anos, 27 tiraram dez licenças ou mais. Dos 109 com até três dias de ausência, 79 tiraram uma licença só. Ou seja, quem tirou mais licenças ficou mais tempo fora, e os autores resumem assim: “quanto maior o número de episódios de LM maior a duração da ausência”.
Numa fazenda de verdade, separar a taxa mostra quais pessoas da turma respondem pela maior parte das horas perdidas, e para isso você também conta quantas pessoas diferentes faltaram. Em duas turmas do mesmo tamanho, três pessoas faltando dez vezes cada e trinta pessoas faltando uma vez cada dão o mesmo número de faltas por trabalhador, mas na primeira turma o problema está em três pessoas e na segunda está espalhado por trinta.
O estudo da empresa de petróleo separa as duas contas. Os autores calculam a frequência de licenças, que é o número de licenças dividido pelo número de empregados, e, à parte, a proporção de empregados que tiraram licença, que naquela empresa deu 0,693. Quer dizer que 69,3% dos empregados tiveram pelo menos uma licença. Por isso a folha das faltas leva as duas contas.
O que conta como falta é uma escolha que você faz antes de contar. A Organização Internacional do Trabalho (OIT), a agência das Nações Unidas para o trabalho, definiu ausência para fins de estatística numa resolução de 2008. Por ela, horas de ausência são as horas contratuais de trabalho que não foram efetivamente trabalhadas no período de referência, sendo horas contratuais o tempo que se espera cumprir conforme o contrato de um emprego assalariado. Na fazenda, leia isso como as horas que cada pessoa devia trabalhar no período que você está medindo, com ou sem contrato escrito.
A definição é larga de propósito: os motivos listados nela vão de doença e acidente até mau tempo, feriados públicos ou outros, ou outro motivo qualquer. A sua conta não precisa de tudo isso, porque manhã perdida por chuva e feriado não são coisas que você consiga corrigir.
O que pesa mais: muitas faltas curtas ou poucas longas?
Três conjuntos de registros reais mostram como os dois padrões podem ser diferentes. Dois vêm da cana, onde o serviço corre contra o prazo da colheita, como numa fazenda, e um de uma empresa de petróleo.
| De onde vieram os registros | Quantas faltas por trabalhador | Quanto durou cada uma |
|---|---|---|
| 1.230 atestados médicos de 400 trabalhadores da cana no oeste de São Paulo, em nove meses | cerca de três por trabalhador | três quartos dos atestados de um dia só |
| 9.443 registros de falta numa agroindústria de açúcar com 3.150 trabalhadores no Peru, em dois anos | cerca de três por trabalhador | 4,24 dias em média; as 6,64% mais longas (dez dias úteis ou mais) duraram em média 27,3 dias |
| 2.564 licenças médicas de 782 trabalhadores da área de serviços de uma empresa de petróleo no Brasil, em três anos | 3,3 por trabalhador; 69,3% tiveram pelo menos uma | 6,6 dias em média; as licenças por doença causada pelo trabalho foram raras, mas duraram em média 167 dias cada |
O estudo da cana, publicado em 2014 por Aline Ceccato e colegas na revista Cadernos de Saúde Pública, é o exemplo mais claro do padrão curto. Sobre esses atestados, os autores registram que “Em relação ao número de dias afastados, 75% dos atestados foram de um dia”. Nenhuma dessas faltas, sozinha, chamaria a atenção de ninguém, e juntas eram a maior parte do registro.
O estudo peruano, publicado em 2018 por Wilfor Aguirre Quispe e um colega na revista médica Horizonte Médico, mostra o peso de umas poucas faltas longas num registro quase todo de faltas curtas. Os autores escrevem que, dos registros analisados, só 6,64 por cento foram absenteísmo prolongado, com média de 27,3 dias, contra uma média geral de 4,24 dias por falta.
A cada 100 faltas daquele registro, 6,64 em média foram longas, de 27,3 dias cada, o que soma uns 181 dias. As 100 juntas, com média de 4,24 dias, somam uns 424 dias. Então menos de 7 faltas em cada 100 respondem por uns 43% dos dias perdidos. Os autores não publicam essa conta; ela sai das duas médias deles.
O estudo da empresa de petróleo também separou as licenças por tipo de doença, e aí a frequência e a duração se inverteram de um tipo para o outro. Nas doenças causadas pelo trabalho, as licenças foram poucas e longas, o que os autores atribuem a serem doenças crônicas, que se agravam com o tempo. Nas doenças sem ligação com o trabalho, as licenças foram mais frequentes e mais curtas.
Por que a mesma taxa pede duas correções opostas?
Na fazenda de muitas faltas curtas, a causa costuma estar na escala e em como as pessoas se sentem no serviço. Um estudo de 2019 de Tesfaye Mekonnen e colegas na revista científica BMC Research Notes acompanhou 444 trabalhadores de fazendas de flores na Etiópia. Ele achou que ter ido trabalhar doente foi o que mais aumentou a chance de faltar por doença depois, perto de três vezes.
Os autores explicam sem rodeio: trabalhar doente agrava o quadro de saúde e devolve a pessoa para casa outras vezes, por falta do descanso que a recuperação pedia. Quem estava insatisfeito com o trabalho também faltou mais, com chance perto de 1,6 vez maior. A correção, aqui, não é regra de presença mais dura, mas turma dimensionada para aguentar uma pessoa a menos, e folga marcada no calendário em vez de tirada de surpresa.
Na fazenda de poucas faltas longas, a causa costuma ser a segurança e o jeito como o serviço está organizado. No estudo peruano, os autores apontam o que fez a falta durar mais: acidente de trabalho, atividade física moderada a intensa com manuseio de carga, e horário atípico foram os fatores mais importantes no absenteísmo prolongado. Quer dizer: acidente, levantar e carregar peso, e turno que alterna ou entra pela noite. Quanto peso um serviço exige, como os turnos se revezam e, muitas vezes, o que leva a um acidente são decisões de quem organiza o serviço, não características de quem trabalha.
Os autores do estudo da cana registram que outros estudos ligaram “a alta incidência de absenteísmo por doenças osteomusculares ao sistema de pagamento por produção”, isto é, as faltas por problema de músculo, osso e articulação ao pagamento por produção, com carga pesada e sem pausa, e dizem que os achados deles vão na mesma direção.
Os dois padrões também se ligam, porque faltas curtas repetidas podem virar uma falta longa. No estudo da empresa de petróleo, a maioria dos afastamentos por doença causada pelo trabalho “foram precedidos de LM pelo mesmo diagnóstico ou equivalente, porém com nosologia de doença não ocupacional”, isto é, antes tinham sido registrados como doença comum, sem ligação com o serviço. Num dos casos, o reconhecimento de que a doença vinha do trabalho “só veio a ocorrer após o décimo quinto episódio com diagnósticos iguais ou semelhantes”.
Então muitas faltas curtas apontam para a escala enquanto estiverem espalhadas por pessoas diferentes e queixas diferentes. Quando a mesma pessoa volta sempre com a mesma dor, pode ser uma falta longa começando, e diarista já não resolve. Aparece quando você separa os atestados por queixa e vê se as repetições vêm da mesma pessoa ou do mesmo serviço.
Quanto vale de verdade uma hora perdida?
O costume é calcular a hora perdida pelo salário da hora, e numa fazenda isso conta a menos. Um estudo de 2017 com empresas canadenses, não fazendas, de Zhang e colegas na revista Health Economics Review, concluiu que a perda de produtividade da falta supera o salário quando o trabalho é de equipe, e principalmente em empresa pequena.
Os autores também explicam por que a operação pequena é a mais exposta: empresa grande contrata gente a mais para segurar o nível de produção quando um da equipe falta, e empresa pequena pode não ter como pagar esse custo.
Duas condições comuns na fazenda aumentam a distância entre o salário e a perda. Uma é o serviço em equipe que depende de quem sabe fazer e é difícil de substituir: nesse caso, o valor da produção perdida com uma falta supera o salário diário de quem faltou e pode chegar à produção inteira da equipe. A outra é o prazo, porque o custo da falta supera o salário quando a empresa paga uma penalidade por não entregar a meta de produção por causa dela. Fazenda raramente paga multa desse tipo, mas a colheita funciona igual: o serviço que não sai enquanto o tempo deixa vira perda de lavoura.
Então a mesma hora perdida vale pouco num mês parado e muito mais na terceira semana de colheita, e as faltas não caem de forma igual ao longo do ano. No registro da cana, “Os atestados por doenças osteomusculares foram mais frequentes no fim da safra do que na entressafra”.
Os autores canadenses estimam a perda com um multiplicador, um fator de quantas vezes o salário diário custa, de verdade, um dia de falta: a perda se estima multiplicando os dias de falta por doença pelo salário diário e por um multiplicador. Ninguém publicou esse multiplicador para a sua fazenda. O que está na sua mão é ter substituto, porque a perda volta para perto do salário quando existe substituto barato ou parecido o bastante com quem faltou.
Então conte os serviços da sua fazenda em que ninguém mais conseguiria entrar no lugar. É essa contagem, mais que o salário da hora, que decide se um dia de falta custa um dia de salário ou um pedaço da lavoura.
Onde o número pode enganar você?
Em quatro pontos. O primeiro é o que você contou como falta. No estudo da empresa de petróleo, a licença média durava 6,6 dias com as licenças-maternidade incluídas, e o índice de duração caiu para 5,64 dias depois do expurgo dessas licenças, ou seja, depois de tirá-las da conta. Uma mudança no que se contou tirou quase quinze por cento do resultado, e nada mudou na turma.
Por isso você escreve o que conta como falta antes de calcular; escrito depois, vira defesa do número que saiu. Na definição internacional entra muita coisa: férias, feriados públicos, licença médica, licença parental ou de maternidade e paternidade, e outras licenças por motivo pessoal, familiar ou de dever cívico. Conte tudo isso e uma fazenda que dá folga generosa parece uma fazenda com problema de saúde.
O segundo ponto é o número pelo qual você divide. É o tempo programado, não o tempo pago nem os dias do calendário. Um período com mais dias programados dá taxa menor para exatamente as mesmas faltas.
O terceiro é a época do ano em que você mede. Oito semanas no pico da colheita e oito semanas na entressafra não são duas medidas da mesma coisa. Compare períodos parecidos, e anote na folha das faltas qual período você escolheu.
O quarto é que taxa caindo nem sempre é boa notícia. Olhando trabalhadores com contrato instável, que faltavam menos, os autores peruanos concluíram que menos estabilidade e menos direitos empurram o trabalhador a não faltar tantos dias, o que encurta o tempo de recuperação da saúde e aumenta as recaídas.
Taxa que cai porque as pessoas têm medo de ficar em casa doentes é custo adiado, e, pelo estudo da Etiópia, ele volta depois em mais dias de falta. Também não existe taxa-meta para buscar. Na mesma resolução de 2008, a OIT admite que a relevância de cada medida de tempo de trabalho depende da natureza da força de trabalho, do mercado e de quem usa o dado. Na prática, a única comparação que vale é com o seu próprio período anterior.
Por onde começar
Separe uma hora com a folha de ponto do período que acabou e os atestados, se você guarda. Sem atestado, a folha de ponto sozinha já tem quantas vezes e quanto tempo. Lance os números na calculadora e copie o resultado no alto da folha das faltas: a taxa, as faltas por trabalhador, a duração média e quantas pessoas faltaram. As nove linhas abaixo são o que a calculadora não tem como fazer por você. Na folha, as faltas vão por semana e não por nome, porque ela serve para corrigir a organização do serviço, e não é ficha de ninguém. Os únicos nomes ficam ao lado dos serviços que ninguém mais sabe cobrir.
A falta costuma vir antes da saída: quem pede a conta em junho muitas vezes faltou bastante em abril. Por isso esta folha vem antes de calcular o que a rotatividade custa, conta que você faz com a calculadora de rotatividade, num artigo à parte.
Se você tem um organograma da fazenda, escreva nele quem pode entrar no lugar de quem, serviço por serviço; se ainda não tem, a lista de serviços de uma pessoa só, nesta folha, já é um começo, e há um artigo à parte sobre como desenhar um organograma numa página. Os artigos de rotatividade e de organograma estão entre os artigos sobre gestão de pessoas. Comparar este período com o anterior e corrigir o que você achar é um hábito que serve também ao resto da gestão de fazendas.