Un negocio con un pariente, un socio o una empresa suya solo cuenta como de mercado cuando una hoja lo nombra: quién declaró el interés, la fecha, y cómo se fijaron las condiciones con alguien que no lo comparte. Escriba cada negocio que el establecimiento hace con su propia gente antes de que alguien con un interés que defender pregunte si fue de mercado. Un establecimiento que emplea a un pariente, arrienda campo de un familiar o compra insumos a la empresa de un socio, todo de palabra, no tiene cómo mostrar que el negocio se trató a la vista de todos.
Todos en el establecimiento ya conocen los arreglos. El campo arrendado es de un tío. El fertilizante viene de una empresa de un socio. Un primo cobra un sueldo. Cada uno se acordó de buena fe, y cada uno funciona hasta la tarde en que un socio, un heredero, un banco o un comprador pregunta si el arrendamiento, el precio o el sueldo fue alguna vez el de mercado. Lo que cuesta la falta del registro no es el negocio. Es que, cuando llega la pregunta, nadie tiene cómo mostrar que el negocio se declaró y se fijó a precio de mercado, y la memoria de quien estaba en la sala es la única respuesta que queda.
¿Hacer negocios con la propia familia no es lo normal en un establecimiento?
Hacer negocios con la propia familia muchas veces es lo más eficiente, y es justamente por eso que el registro no lo prohíbe. Gordon, Henry y Palia, en un trabajo que abrió la investigación de finanzas sobre el tema, los describen como negocios entre una empresa y sus propios gerentes, directores y dueños principales, y ponen dos lecturas lado a lado.
En una, el negocio puede poner en riesgo el deber de quien administra hacia los dueños. En la otra, que llaman la visión de las transacciones eficientes, el negocio atiende necesidades reales entre partes que construyeron confianza y comparten información de adentro del establecimiento. Un pariente que trabaja el campo arrendado hace veinte años puede ser el mejor socio del negocio, no el peor.
¿Qué es una parte relacionada en un establecimiento?
Una parte relacionada es cualquiera atado al establecimiento antes de que empiece el negocio, por sangre, por matrimonio o por un interés común. La IFC, en su Family Business Governance Handbook, define a una parte relacionada como cualquier persona o entidad que controla, es controlada por o está bajo control común con la empresa. En un establecimiento es el socio y la empresa de insumos del socio, el familiar dueño del campo arrendado, el pariente en la nómina, el cuñado cuyo camión lleva el grano.
La prueba no es si la persona es de confianza. Es si se sienta de los dos lados de un negocio que el establecimiento hace, de modo que un precio bueno para ella puede ser malo para el establecimiento sin que nadie decida que así sea.
¿Qué resuelve cada línea del registro?
Dos cosas, ambas nombradas en el handbook bajo el deber de lealtad. Quien decide por la empresa debe poner el interés de la empresa por encima de cualquier interés personal y declarar de inmediato cualquier conflicto de interés a los demás. En un establecimiento sin directorio, eso se vuelve dos líneas por negocio: quién declaró el interés, y quién fijó las condiciones además de la persona que gana con ellas. Quien tiene el interés lo nombra; alguien sin el interés fija el número. Eso es lo que significa a precio de mercado en la práctica.
¿Cuándo un negocio escrito igual falla?
Cuando alguien escribió que el negocio fue justo, pero no cómo se llegó al precio.
El registro recién se paga cuando el cómo está en él: el arrendamiento fijado contra el precio de la zona para un campo parecido, el precio del insumo comparado con un segundo presupuesto, el sueldo medido contra lo que se le paga por ese trabajo a alguien que no es de la familia. Una línea que dice que el negocio fue justo no prueba nada. Una línea que muestra cómo se encontró lo justo prueba que el trabajo se hizo, y es ese trabajo lo que el registro está pidiendo.
¿Cuándo escribirlo, y quién declara cada interés?
Antes de que llegue el conflicto, mientras la familia todavía se pone de acuerdo. Lozano, en la revista colombiana Estudios Gerenciales, sostiene que el protocolo familiar debe escribirse antes de que surjan problemas graves en el negocio, porque “no es para hacer desaparecer los conflictos sino para que no se produzcan”. Un registro hecho en la semana de la pelea ya está tomando un lado. Hecho en una semana tranquila, es solo un registro.
Quién declara cada interés es la persona que lo tiene, porque solo ella sabe todo lo que gana o arriesga con ese negocio. Oliveira y colegas, que estudiaron una empresa familiar brasileña y no un establecimiento agropecuario, describen la gobernanza de una empresa familiar, sus reglas sobre quién decide y cómo, como las prácticas para reducir los conflictos de interés que suele haber entre la empresa y la familia, y entre los miembros que trabajan en ella y los que no. En el registro esas prácticas quedan por escrito, una línea por vez, de mano de las mismas personas que sin él podrían terminar enfrentadas.
¿Qué convierte la lista en un control y no en un deseo?
Cuatro cosas escritas: la fecha, el nombre de quién declaró, la línea de cómo se fijaron las condiciones y un lugar fijo para guardar la hoja, donde el próximo va a buscar. Saber quién está de los dos lados de cada negocio del establecimiento es parte de la gestión agropecuaria tanto como saber qué debe el establecimiento y cuándo vence.
Esta hoja es uno de los papeles que revisa una auditoría interna; cómo preparar la primera está en el texto sobre qué revisa la primera auditoría interna. También sirve de base para la hoja de las decisiones que exigen más de una firma, donde el establecimiento escribe quién tiene que firmar junto a quién en cada decisión grande: la segunda firma supone que el interés detrás de la decisión ya se declaró, y es en esta hoja donde se declara.
El registro también es distinto de un código de conducta. En el código de conducta van las reglas de comportamiento que firman todos en el establecimiento, y cómo escribir uno está en el texto sobre un código de conducta que todos firmaron. El registro abarca menos: solo el interés detrás de un negocio puntual. Relea el registro en una fecha fija, para que una relación nueva no quede sin declarar.
| Referencia | De qué habla | Qué pone en la hoja |
|---|---|---|
| Gordon, Henry y Palia | por qué un negocio con la propia gente puede ser bueno o dañino | las dos lecturas del mismo negocio, y por eso se declara, no se prohíbe |
| IFC Family Business Governance Handbook | el deber detrás de la hoja | declarar el interés, y dejar que alguien sin el interés fije las condiciones |
| Lozano, Estudios Gerenciales | cuándo escribirlo | en una semana tranquila, antes del conflicto, no en la de la pelea |
| Oliveira y colegas (Brasil) | qué es el registro | gobernanza que baja el conflicto entre la familia y el negocio |
Por dónde empezar
Una tarde para enumerar los negocios y declarar cada interés, y unos minutos cada vez que empieza uno nuevo. Con papel alcanza. Una línea la escribe la persona que tiene el interés, en una semana tranquila, sobre una pregunta que usted espera que ningún socio, heredero o banco tenga que hacer.
Lo que toma por sorpresa a la familia rara vez es el negocio en sí. Es la velocidad con que un arreglo justo, una vez cuestionado, se vuelve una pelea sobre si alguien alguna vez comprobó que era justo. Una hoja con un nombre, una fecha y la línea de cómo se fijó el precio puede terminar esa segunda pelea antes de que empiece, el día en que un socio o un banco vaya a buscar.