Um negócio com parente, sócio ou empresa deles só conta como de mercado quando uma folha o nomeia: quem declarou o interesse, a data, e como as condições foram fechadas por alguém que não tem esse interesse. Escreva cada negócio que a fazenda faz com a própria gente antes que alguém com um interesse a defender pergunte se foi de mercado. Uma fazenda que emprega um parente, arrenda terra de um familiar ou compra insumo da empresa de um sócio, tudo na confiança, não tem como mostrar que o negócio foi tratado às claras.
Todo mundo na fazenda já conhece os arranjos. A terra arrendada é de um tio. O adubo vem de uma empresa de um sócio. Um primo recebe salário. Cada um foi combinado de boa-fé, e cada um funciona até a tarde em que um sócio, um herdeiro, um banco ou um comprador pergunta se o arrendamento, o preço ou o salário um dia foi o de mercado. O que a falta do registro custa não é o negócio. É que, quando a pergunta chega, ninguém tem como mostrar que o negócio foi declarado e fechado a preço de mercado, e a memória de quem estava na sala é a única resposta que sobra.
Fazer negócio com a própria família não é o normal de uma fazenda?
Fazer negócio com a própria família muitas vezes é o mais eficiente, e é justamente por isso que o registro não proíbe. Gordon, Henry e Palia, num trabalho que abriu a pesquisa de finanças sobre o tema, descrevem esses como negócios entre uma empresa e os próprios gestores, diretores e donos principais, e colocam duas leituras lado a lado.
Numa, o negócio pode ameaçar o dever de quem administra para com os donos. Na outra, que eles chamam de visão das transações eficientes, o negócio atende a necessidades reais entre partes que construíram confiança e compartilham informação de dentro da fazenda. Um parente que trabalha a terra arrendada há vinte anos pode ser o melhor parceiro, não o pior.
O que é uma parte relacionada numa fazenda?
Uma parte relacionada é qualquer um preso à fazenda antes de o negócio começar, por sangue, por casamento ou por um interesse comum. A IFC, no seu Family Business Governance Handbook, define uma parte relacionada como qualquer pessoa ou entidade que controla, é controlada por ou está sob controle comum com a empresa. Numa fazenda é o sócio e a empresa de insumos do sócio, o familiar dono da terra arrendada, o parente na folha, o cunhado cujo caminhão leva o grão.
O teste não é se a pessoa é de confiança. É se ela senta dos dois lados de um negócio que a fazenda faz, de modo que um preço bom para ela pode ser ruim para a fazenda sem ninguém decidir que deveria ser.
O que cada linha do registro resolve?
Duas coisas, e as duas vêm do manual de governança da IFC, no trecho sobre a lealdade que quem decide deve à empresa. Quem decide pela empresa precisa colocar o interesse da empresa acima de qualquer interesse pessoal e declarar de imediato qualquer conflito de interesse aos demais. A fazenda raramente tem conselho, e por isso vira duas linhas por negócio: quem declarou o interesse, e quem, sem ganhar nada com o negócio, concordou com as condições. Quem tem o interesse o nomeia; alguém sem o interesse fecha o número. É isso que fechar a preço de mercado quer dizer na prática.
Quando um negócio escrito ainda falha?
Quando alguém escreveu que o negócio foi justo, mas não como se chegou ao preço.
O registro só se paga quando o como está nele: o arrendamento fechado contra o preço da região para uma terra parecida, o preço do insumo conferido contra um segundo orçamento, o salário medido contra o que a função paga a quem não é da família. Uma linha que diz que o negócio foi justo não prova nada. Uma linha que mostra como o justo foi encontrado prova que o trabalho foi feito, e é esse trabalho que o registro está pedindo.
Quando escrever, e quem declara cada interesse?
Antes de o conflito chegar, enquanto a família ainda concorda. Lozano, na revista colombiana Estudios Gerenciales, defende que o protocolo familiar seja feito antes de terem surgido problemas graves no negócio, porque ele serve para que os conflitos não se produzam, não para fazê-los desaparecer depois. Um registro feito na semana da briga já está tomando um lado. Feito numa semana calma, é só um registro.
Quem declara cada interesse é a pessoa que o tem, porque só ela conhece o tamanho todo dele. Oliveira e colegas, em estudo de uma empresa familiar brasileira, e não de uma fazenda, descrevem a governança da empresa familiar como as práticas para “reduzir os conflitos de interesse geralmente existentes entre a empresa e a família” e entre os parentes que fazem a gestão e os que não fazem. O registro é essa governança escrita miúda, uma linha de cada vez, pelas pessoas que de outro modo seriam o conflito.
O que faz da lista um controle de verdade, e não só uma boa intenção?
Quatro coisas escritas: a data, o nome de quem declarou, a linha de como as condições foram fechadas e um lugar certo para guardar a folha, onde o próximo vai procurar. Saber quem está dos dois lados de cada negócio da fazenda faz parte da gestão de fazendas tanto quanto saber o que a fazenda deve e quando vence.
Esta folha é um dos papéis que uma auditoria interna confere; como preparar a primeira está no texto sobre o que a primeira auditoria interna confere. Ela também serve de base para a folha das decisões que exigem mais de uma assinatura, em que a fazenda escreve quem precisa assinar junto em cada decisão grande: a segunda assinatura supõe que o interesse por trás da decisão já foi declarado, e é nesta folha que ele se declara.
O registro também é diferente de um código de conduta. No código de conduta vão as regras de comportamento que todos na fazenda assinam, e como escrever um está no texto sobre um código de conduta que todos assinaram. O registro cobre menos: só o interesse por trás de um negócio específico. Releia o registro numa data marcada, para uma relação nova não ficar sem declarar.
| Referência | Do que fala | O que traz para a folha |
|---|---|---|
| Gordon, Henry e Palia | por que negócio com a própria gente pode ser bom ou nocivo | as duas leituras do mesmo negócio, e por isso ele se declara, não se proíbe |
| IFC Family Business Governance Handbook | o dever por trás da folha | declarar o interesse, e deixar alguém sem interesse fechar as condições |
| Lozano, Estudios Gerenciales | quando escrever | numa semana calma, antes do conflito, não na semana da briga |
| Oliveira e colegas (Brasil) | o que o registro é | governança que baixa o conflito entre a família e o negócio |
Por onde começar
Uma tarde para listar os negócios e declarar cada interesse, e alguns minutos toda vez que um novo começa. Papel basta. Uma linha é escrita pela pessoa que tem o interesse, numa semana calma, sobre uma pergunta que você espera que nenhum sócio, herdeiro ou banco precise fazer.
O que costuma pegar a família de surpresa não é o negócio em si. É a rapidez com que um arranjo justo, depois de questionado, vira uma briga sobre se alguém um dia conferiu que era justo. Uma folha com um nome, uma data e a linha de como o preço foi fechado pode encerrar essa segunda briga antes de ela começar, no dia em que um sócio ou um banco for procurar.