Una decisión necesita una segunda firma cuando una sola persona puede dejar a todo el establecimiento endeudado o atado a un trato. Eso incluye gastar por encima de un monto acordado, vender o dar en garantía campo, hacienda o maquinaria, tomar un préstamo, firmar un contrato de más de un año, o contratar o despedir a alguien en un puesto de trabajo de confianza. Escriba esas decisiones antes de que llegue la que termina en pelea. La hoja de papel donde quedan es el registro de decisiones: para cada decisión pesada, quién tiene que estar de acuerdo y dónde se guarda la decisión firmada, con la fecha y los nombres.
Sin esa hoja, muchos establecimientos deciden por costumbre sus compras, ventas y préstamos más grandes. En campos del noreste de La Pampa, los investigadores Torrado Porto y Sili encontraron que la forma de decidir está atada a “la estructura de la organización y su esquema de división del trabajo”, y que en los establecimientos familiares pesan más la experiencia y el criterio de quien lo maneja que un procedimiento escrito.
Funciona hasta el día en que dos personas creen, cada una, que la otra aprobó el préstamo, o hasta que la persona a la que todos esperan está de viaje y un buen negocio se va a otro lado. El costo mayor, muchas veces, no es la mala decisión. Es que, cuando sale mal, nadie puede mostrar quién podía tomarla.
¿Decidir rápido no es justamente la ventaja de un establecimiento chico?
La rapidez se mantiene, porque el registro solo alcanza a las pocas decisiones grandes de la lista del comienzo; las chicas quedan en manos de una persona. En cada una de esas pocas, la segunda firma separa la decisión en dos tareas. Una persona la propone y la ejecuta, por ejemplo la compra de un tractor nuevo; otra aprueba la compra antes y después revisa el resultado. En un trabajo de 1983 sobre cómo se dirigen las empresas y otras organizaciones, los economistas Fama y Jensen sostienen que una organización bien armada separa esas dos tareas, para que un mismo agente no ejerza, a la vez, el derecho exclusivo de administrar y de controlar las mismas decisiones.
¿Un establecimiento con un solo dueño necesita esto?
Si una sola persona es dueña de todo el establecimiento y carga sola con la pérdida de cada decisión, no lo necesita. Fama y Jensen sostienen que, cuando quien sabe decidir es una persona o unas pocas, y son ellas las que pagan todo el costo de una mala decisión, tiene sentido que las mismas personas decidan y revisen. El dueño único que aprueba sus propias decisiones no deja ningún hueco: quien revisa es él mismo.
El registro empieza a importar cuando alguien que no carga con toda la pérdida puede comprometer al establecimiento. Puede ser un socio, un hijo o una hija que ya trabaja en el campo antes de que los padres le dejen el mando, un administrador contratado con firma, o el cónyuge que es dueño de la tierra pero no sigue el día a día. Cada uno puede tomar una decisión cuyo perjuicio cae en parte sobre otro, y la segunda firma cierra esa distancia entre quien decide y quien paga. Por eso la primera línea del registro es quién, en su establecimiento, puede comprometerlo hoy; la lista de decisiones viene después.
Cuando quien decide también gana con el negocio, por ejemplo al comprar alimento a la empresa de un hermano, la segunda firma solo sirve si esa persona lo dice antes de que el otro firme. Hay un artículo en este sitio sobre cómo declarar el conflicto de interés por escrito, es decir, anotar antes lo que cada uno gana con el trato, para que el otro firmante sepa qué está en juego.
¿Qué decisiones van en la lista?
Aquellas en que una sola firma equivocada es difícil de deshacer: gastar por encima de un monto que fija el establecimiento, vender o dar en garantía campo, hacienda o maquinaria, tomar un préstamo, firmar un contrato de más de un año, y contratar o despedir a alguien de confianza, como el administrador. La plata es solo una parte de la prueba. La otra es si una persona, actuando sola, puede crear una deuda o un compromiso que después todo el establecimiento tiene que cumplir.
Somos tres personas. ¿Se puede dividir algo?
El trabajo diario no se divide; lo que se agrega es una segunda mirada sobre las cuatro o cinco decisiones que más dolería equivocar. Un establecimiento chico no puede poner a una persona a aprobar, a otra a registrar y a una tercera a revisar cada compra. Hasta la GAO, el organismo de auditoría del gobierno de los Estados Unidos, en la norma de control interno que escribe para los organismos federales y no para el campo, acepta que una organización chica no puede separar todo, y dice que la dirección puede responder a ese riesgo agregando niveles adicionales de revisión a los procesos operativos clave.
Exigir una segunda firma en esas pocas decisiones es quizás la revisión extra más barata que puede armar un establecimiento. Y pesa más en el establecimiento chico, no menos: el que tiene menos margen para aguantar un mal préstamo es el que más necesita que alguien lo mire dos veces.
¿Y si una sola persona ya puede comprometer todo el establecimiento?
En una sociedad, muchas veces un socio puede obligar al negocio por su cuenta, lo quieran o no los demás, y ahí es cuando más importa el registro. Al comentar una disputa en una sociedad agrícola de padre e hijo, el Center for Agricultural Law and Taxation, de la Universidad Estatal de Iowa, señala que la ley de Iowa no impide que un socio obligue a la sociedad con sus actos. El contrato escrito entre padre e hijo decía que toda decisión con un efecto importante sobre la sociedad necesitaba el acuerdo de los dos.
Ese acuerdo estaba por escrito, y aun así la justicia de Iowa dio por válida la hipoteca que el hijo firmó solo, sin la madre, que había asumido la parte del padre por acuerdo oral tras su muerte. El banco no tenía cómo saber que no podía. O sea, el registro por sí solo no protege al establecimiento frente a alguien de afuera que nunca lo vio. Lo que hace es dejar claro, dentro del establecimiento, qué decisiones son conjuntas, y dar la prueba de que se acordó un límite cuando alguien firma solo. Si vale lo mismo en su país, y si conviene avisarle al banco de ese límite, es una pregunta para el abogado del establecimiento.
| Decisión | Quién tiene que estar de acuerdo | Dónde queda registrada |
|---|---|---|
| Toda compra por encima del monto que fijaron los socios | los dos socios | la carpeta del registro en la oficina del establecimiento, con la fecha y las dos firmas |
| Venta o garantía de campo, hacienda o maquinaria | los dos socios y el cónyuge que sea dueño | la misma carpeta |
| Préstamo | los dos socios | la misma carpeta, con copia del contrato del préstamo |
| Contrato de más de un año | los dos socios | la misma carpeta |
| Contratación o despido del administrador | los dos socios | la misma carpeta |
| Compras del día a día por debajo del monto fijado | el socio o el administrador a cargo ese día | la caja del establecimiento, como siempre |
¿Qué hace que la gente cumpla el registro?
Firmarlo y archivarlo: la fecha, el nombre de quienes participaron, las firmas, y un solo lugar donde el registro queda y donde la próxima persona lo va a buscar. Una regla que solo vive en la memoria de alguien es difícil de exigir, porque el día que se rompe no hay nada que mostrar. La línea que la gente se saltea, y la que más importa, es qué pasa cuando alguien firma igual por fuera de la regla. Acuerden esa línea ahora, con todos tranquilos, y no en medio de la pelea.
El registro es una de las piezas más simples de la gestión agropecuaria: acordar de antemano quién puede comprometer al establecimiento, y poder probarlo después. Si algún día el establecimiento hace una auditoría interna, una revisión planificada de que sus reglas escritas se cumplen, el registro es uno de los documentos que se revisan; otro artículo explica qué revisa la primera auditoría interna. El registro también es distinto de un código de conducta que todos firmaron, donde la gente acuerda cómo comportarse en el establecimiento. Hay más sobre las reglas y los registros escritos que un banco o un comprador puede pedir en la sección de sustentabilidad de esta biblioteca.
Por dónde empezar
Reserve una tarde para armar el registro con todos los que también pueden comprometer al establecimiento, y después unos minutos cada vez que aparezca una decisión pesada. Con papel alcanza.
Cuando una decisión pesada sale mal, la pelea suele pasar rápido de la máquina o el préstamo a si alguien podía firmar solo. Un registro con un monto, una fecha y dos nombres puede resolver esa segunda pelea antes de que empiece.