La primera auditoría interna del campo revisa documentos, no personas ni su trabajo. Antes de revisar nada, usted escribe el alcance en una hoja: qué documentos se revisan, contra qué estándar, quién revisa y en qué fecha. Sin esa hoja, la auditoría queda demasiado grande para empezar, y en un campo que nunca tuvo una suele no empezar nunca.
En muchos campos, nadie de afuera de la rutina revisó alguna vez los registros. Nadie anotó qué debería existir, qué está archivado y qué se perdió, así que los papeles se buscan recién la tarde en que un comprador, un banco o un organismo pide uno, y eso termina en una búsqueda entre carpetas con alguien esperando al teléfono. Lo que cuesta es enterarse, en el peor momento y delante de quien lo pidió, de qué documento el campo no puede presentar.
¿La primera auditoría interna es una investigación grande, o una hoja que se escribe antes?
Empieza por una hoja que se escribe antes; revisar los documentos viene después, en la fecha que usted fija en ella. Una auditoría suena a un proyecto del tamaño de todo el campo, en general porque nadie escribió dónde termina. La ISO 19011, la norma internacional sobre auditorías, trata de cómo administrar un programa de auditoría y de la evaluación de la competencia de las personas involucradas en el proceso de auditoría. En un campo, el programa se reduce a unos renglones de la hoja: qué documentos se revisan y en qué fecha. La competencia, a otro renglón: el nombre de una persona capaz de hacer la revisión. Sin esos renglones, una primera auditoría no tiene dónde terminar.
¿Quién revisa, si el campo no tiene departamento de auditoría?
Alguien que no lleva los registros que se van a revisar, que es una tarea que usted asigna, no un departamento que arma. El Institute of Internal Auditors, la entidad profesional de los auditores internos, describe la auditoría interna como una mirada independiente y objetiva. En un campo de pocas personas, independiente no quiere decir contratar a nadie. Quiere decir que quien completa el registro de aplicaciones de fitosanitarios no es quien lo revisa esta vez. Si solo usted puede revisar, hágalo un día fijo, aparte de los días en que lo completa, sabiendo que es más débil que tener a otra persona mirando.
Quien revisa no pasa a ser quien decide. Quién toma las decisiones si el dueño no puede tomarlas, y quién puede firmar por el campo, va en un plan de sucesión escrito, un documento sobre quién conduce el campo y no solo sobre quién lo hereda. La auditoría puede revisar ese plan como cualquier otro documento: que exista y que esté al día.
¿Qué revisa la auditoría, el trabajo o los documentos?
Los documentos, y nunca a una persona. Cada documento se compara con un estándar que el campo ya tiene por escrito: el intervalo de servicio del manual de la máquina, la fecha en la etiqueta del producto, el vencimiento de una habilitación y, si el campo los tiene, un código de conducta que todos firmaron o una regla escrita sobre qué decisiones exigen más de una firma.
En cada documento usted confirma tres cosas: que existe, que está al día y que lo escrito en él coincide con el estándar. Estar al día es cuestión de fechas, y si el campo lleva un calendario de obligaciones, la lista de cada habilitación y obligación con su fecha de vencimiento, las fechas ya están ahí. A nadie se le evalúa el desempeño.
Ese es también el límite honesto de la auditoría. Una carpeta puede estar completa y al día mientras el lote al que se refieren esos registros se manejó mal, porque lo que usted revisa es el papel, no el trabajo. Revisar el papel igual vale: así le muestra a compradores, bancos y organismos que el campo cumple lo que prometió por escrito, y eso es parte de la gestión agropecuaria tanto como el trabajo en el lote. La sección de sustentabilidad de la biblioteca tiene artículos sobre otros documentos de ese tipo.
¿Cómo evitar que la primera sea demasiado grande para empezar?
Limítela a la porción más chica que responde una pregunta real. La FAO, en las pautas que publicó para evaluar la sustentabilidad de campos y empresas de alimentos (conocidas como SAFA), dice que definir el alcance es uno de los pasos más difíciles y acepta una evaluación limitada a un solo sitio de producción o etapa de la cadena, con justificación documentada. En una primera auditoría interna, la porción real más chica son los documentos que un comprador, un banco o un inspector ya pidió una vez, porque su falta ya costó algo.
Los documentos que un comprador ya pidió también pueden servir para un primer informe ESG con lo que ya mide, un resumen de una página con los números ambientales, sociales y de gobernanza (cómo se administra el campo) que algunos compradores ya piden. Revisados ahora, van a estar listos cuando un comprador pida ese informe.
| Referencia | De qué trata | Qué agrega a la hoja |
|---|---|---|
| ISO 19011 (norma internacional) | la auditoría como actividad planificada | un programa escrito y una persona competente para llevarlo adelante |
| Institute of Internal Auditors | quién revisa | independencia: quien revisa no lleva esos registros |
| Pautas SAFA de la FAO | hasta dónde llega la primera revisión | un alcance acotado, una porción documentada, no el campo entero |
¿Qué convierte la auditoría en una corrección, y no solo en una lista de fallas?
Una falla anotada y una corrección con nombre y fecha. Si la primera auditoría termina en una lista de lo que falta y ahí se detiene, lo único que usted sabe es la situación de ese día. Si termina con un renglón por falla, que dice quién la corrige y para cuándo, cada falla tiene un responsable y un plazo. Un estudio sobre auditoría interna en gobiernos locales de Ecuador, publicado en la revista colombiana Cuadernos de Contabilidad, no se hizo con campos, pero llega al mismo punto: pide “evaluaciones periódicas que permitan incluir acciones correctivas” y que las medidas surgidas de los hallazgos de auditoría “se atiendan de manera efectiva y con prontitud”.
Por eso usted escribe a propósito una segunda fecha en el alcance: no solo el día de esta auditoría, sino el de la siguiente. Si revisa una vez, ve la situación de ese día; si revisa en una fecha fija cada ciclo, ve si las correcciones se sostuvieron.
Por dónde empezar
Una hoja, una porción chica y más o menos una tarde con quien guarda los documentos para decidir el alcance y completarlo. Guarde una copia donde la próxima persona la va a buscar.
Una auditoría suena a juicio sobre el campo, pero en la primera usted solo revisa documentos que el campo ya tiene, en una fecha que fijó, con una persona nombrada para revisar. Nadie tiene que decidir si la gestión fue buena o mala para que el alcance escrito sirva. Comprador, banco e inspector suelen pedir un documento, no la opinión del campo sobre sus propios registros, y con el alcance escrito en una semana tranquila usted sabe cuáles puede entregar.