Uma decisão precisa de segunda assinatura quando uma pessoa, sozinha, pode deixar a fazenda inteira devendo ou presa a um negócio. Isso inclui gastar acima de um valor combinado, vender ou dar em garantia terra, gado ou máquina, pegar empréstimo, assinar contrato mais longo que um ano, ou contratar e demitir alguém de confiança. Escreva essas decisões antes que chegue aquela que termina em briga. A folha de papel onde elas ficam é o registro de decisões: para cada decisão pesada, quem tem de concordar e onde a decisão assinada fica guardada, com a data e os nomes.
Sem essa folha, muitas fazendas decidem as compras, as vendas e os empréstimos maiores no costume. Dois pesquisadores argentinos, Torrado Porto e Sili, viram o mesmo em fazendas de La Pampa: nas familiares, a decisão depende da experiência e do julgamento de quem toca a fazenda, e não de um procedimento escrito. Funciona até o dia em que duas pessoas acham, cada uma, que a outra aprovou o empréstimo, ou até a pessoa por quem todos esperam viajar e um bom negócio ir para outro. O prejuízo maior, muitas vezes, nem é a decisão ruim. É que, quando ela dá errado, ninguém consegue mostrar quem podia tomá-la.
Decidir rápido não é justamente a vantagem da fazenda pequena?
A rapidez continua, porque o registro só vale para as poucas decisões grandes listadas no começo; as pequenas ficam com uma pessoa só. Em cada uma dessas poucas, a segunda assinatura separa a decisão em duas tarefas. Uma pessoa propõe e executa, por exemplo a compra de um trator novo; outra aprova a compra antes e depois confere o resultado. Num artigo de 1983 sobre como empresas e outras organizações são dirigidas, os economistas Fama e Jensen defendem que uma organização bem montada separa essas duas tarefas, para que um mesmo agente não exerça, ao mesmo tempo, o direito exclusivo de administrar e de controlar as mesmas decisões.
Uma fazenda de um dono só precisa disso?
Se uma pessoa só é dona da fazenda inteira e arca sozinha com o prejuízo de cada decisão, não precisa. Fama e Jensen defendem que, quando quem sabe decidir é uma pessoa ou poucas, e são elas que pagam a conta inteira de uma decisão ruim, faz sentido que as mesmas pessoas decidam e confiram. O dono único que aprova as próprias decisões não deixa nenhuma brecha: quem confere é ele mesmo.
O registro passa a importar quando alguém que não arca com o prejuízo inteiro pode comprometer a fazenda. Pode ser um sócio, um filho ou uma filha que já trabalha na fazenda antes de os pais passarem o comando, um gerente contratado com poder de assinar, ou o cônjuge que é dono da terra junto mas não acompanha o dia a dia. Cada um deles pode tomar uma decisão cujo prejuízo cai em parte sobre outra pessoa, e a segunda assinatura fecha essa distância entre quem decide e quem paga. Por isso a primeira linha do registro é quem, na sua fazenda, pode comprometê-la hoje; a lista de decisões vem depois.
Quando quem decide também ganha com o negócio, por exemplo ao comprar ração da empresa de um irmão, a segunda assinatura só funciona se essa pessoa contar isso antes de o outro assinar. Há um artigo neste site sobre como declarar o conflito de interesse por escrito, ou seja, anotar antes o que cada um ganha com o negócio, para que quem assina junto saiba o que está em jogo.
Quais decisões entram na lista?
Aquelas em que uma única assinatura errada é difícil de desfazer: gastar acima de um valor que a fazenda fixa, vender ou dar em garantia terra, gado ou máquina, pegar empréstimo, assinar contrato mais longo que um ano, e contratar ou demitir alguém de confiança, como o gerente. O dinheiro é só parte do teste. A outra parte é saber se uma pessoa, sozinha, consegue criar uma dívida ou um compromisso que a fazenda inteira depois tem de cumprir.
Só três pessoas decidem na fazenda. Dá para separar quem executa de quem aprova?
O trabalho do dia a dia não se divide; o que se acrescenta é um segundo olhar sobre as quatro ou cinco decisões que mais doeriam se saíssem erradas. Uma fazenda pequena não tem como designar uma pessoa para aprovar, outra para lançar e uma terceira para revisar cada compra. Até o GAO, o órgão de auditoria do governo dos Estados Unidos, na norma de controle interno que escreve para os órgãos federais e não para fazendas, aceita que uma organização pequena não consegue separar tudo, e diz que a direção pode responder a esse risco acrescentando níveis adicionais de revisão aos processos operacionais-chave.
Exigir segunda assinatura nessas poucas decisões é talvez a revisão extra mais barata que uma fazenda consegue montar. E ela pesa mais na fazenda pequena, não menos: quem tem menos folga para aguentar um empréstimo ruim é quem mais precisa que alguém olhe duas vezes.
E se uma pessoa já pode comprometer a fazenda inteira?
Numa sociedade, muitas vezes um sócio consegue assumir sozinho uma dívida ou um contrato em nome de todos, quer os outros concordem, quer não, e é aí que o registro mais importa. Ao comentar uma disputa numa sociedade agrícola de pai e filho nos Estados Unidos, o centro de direito agrário e tributação da Universidade Estadual de Iowa aponta que a lei de Iowa não impede um sócio de obrigar a sociedade com os seus atos. O contrato escrito entre pai e filho dizia que toda decisão com efeito importante sobre a sociedade precisava do acordo dos dois.
O combinado estava escrito, e mesmo assim a justiça de Iowa manteve a hipoteca que o filho assinou sozinho, sem a mãe, que tinha assumido a parte do pai por acordo oral depois da morte dele. O banco não tinha como saber que o filho não podia assinar sozinho. Ou seja, o registro sozinho não protege a fazenda diante de quem é de fora e nunca o viu. O que ele faz é deixar claro, dentro da fazenda, quais decisões são conjuntas, e dar a prova de que o limite foi combinado quando alguém assinar sozinho. Se vale o mesmo no Brasil, e se convém avisar o banco sobre esse limite, é pergunta para o advogado da fazenda.
| Decisão | Quem tem de concordar | Onde fica registrada |
|---|---|---|
| Qualquer compra acima do valor em reais que os sócios fixaram | os dois sócios | a pasta do registro no escritório da fazenda, com a data e as duas assinaturas |
| Venda ou garantia de terra, gado ou máquina | os dois sócios e o cônjuge que for dono junto | a mesma pasta |
| Empréstimo | os dois sócios | a mesma pasta, com cópia do contrato do empréstimo |
| Contrato mais longo que um ano | os dois sócios | a mesma pasta |
| Contratação ou demissão do gerente | os dois sócios | a mesma pasta |
| Compras do dia a dia abaixo do valor fixado | o sócio ou o gerente responsável naquele dia | o caixa da fazenda, como sempre |
O que faz as pessoas cumprirem o registro?
Assinar e guardar: a data, o nome de quem participou, as assinaturas, e um lugar só onde o registro fica e onde a próxima pessoa vai procurar. Uma regra que só existe na memória de alguém é difícil de cobrar, porque no dia em que é quebrada não há nada para mostrar. A linha que as pessoas esquecem, e a que mais importa, é o que acontece quando alguém assina por fora da regra mesmo assim. Combine isso agora, com todo mundo calmo, e não no meio da briga.
O registro é uma das partes mais simples da gestão de fazendas: combinar antes quem pode comprometer a fazenda, e conseguir provar isso depois. Se a fazenda um dia fizer uma auditoria interna, uma revisão planejada para conferir se as regras escritas estão sendo cumpridas, o registro é um dos documentos conferidos; outro artigo explica o que a primeira auditoria interna confere. O registro também é diferente de um código de conduta que todos assinaram, em que as pessoas combinam como se comportar na fazenda. Mais sobre as regras e os registros escritos que um banco ou um comprador pode pedir está na seção de sustentabilidade desta biblioteca.
Por onde começar
Reserve uma tarde para montar o registro com todos que também podem comprometer a fazenda, e depois alguns minutos cada vez que aparecer uma decisão pesada. Papel basta.
Quando uma decisão pesada dá errado, a briga costuma sair depressa da máquina ou do empréstimo e virar uma briga sobre se alguém podia ter assinado sozinho. Um registro com um valor, uma data e dois nomes pode resolver essa segunda briga antes que ela comece.