Para saber qué le va a pedir documentar un sello de certificación, consiga el estándar que hay detrás, que el esquema publica como lista de verificación. Después recórralo línea por línea contra los registros que el establecimiento lleva hoy. Donde falte un registro, anote qué falta y cuándo tiene que empezar. Al final tiene una hoja de faltantes, en papel o en una planilla: una línea por requisito, el documento que el establecimiento ya tiene para él y el faltante, con fecha.
El impulso para certificar suele venir de un comprador, de un programa o de un mercado que solo paga por producto certificado. Muchas veces el establecimiento ya trabaja casi como el estándar pide: los insumos son los permitidos y los cultivos se llevan como mandan las reglas. Lo que falta es el papel que lo prueba. Ese faltante suele quedar oculto hasta la auditoría, o hasta que el comprador pide el legajo. Para entonces una parte ya no se puede armar, porque ciertos registros tenían que llevarse mientras se hacía el trabajo.
Encontrar el faltante temprano, en papel, sale más barato que encontrarlo en la inspección. Si conviene buscar el sello sigue siendo decisión suya. Con la hoja en la mano sabe qué documentos faltan y cuánto tarda cada uno en estar listo, y decide con una cuenta en lugar de a ojo.
¿Por qué un sello es una lista de verificación, no una insignia?
La etiqueta en el envase es el final del proceso. Detrás hay un estándar escrito, y muchos esquemas lo publican con una lista de verificación, la misma que el auditor recorre línea por línea en la inspección. Nada le impide conseguir una copia y recorrerla antes.
Algunas líneas fijan un límite, y muchas solo preguntan si un documento o una práctica existe, pero todas están definidas antes de que usted pida la certificación. Si le vende a un comprador que tiene un estándar de clasificación por escrito, quizá ya sepa comparar cada lote con el estándar de clasificación del comprador antes del despacho. Un sello es una lista más larga del mismo tipo, y usted compara el establecimiento con ella de la misma manera: un requisito por vez.
¿Por qué tanto de lo que pide es registro, no una práctica nueva?
Buena parte de lo que exige un sello son documentos y registros, no prácticas de campo que el establecimiento nunca hizo. En la Argentina, el SENASA habilita a entidades certificadoras para controlar a quienes producen y comercializan orgánicos, así que quien revisa esos papeles es un tercero, no el propio establecimiento. En los Estados Unidos, el programa orgánico federal pide llevar registros que permitan seguir el producto a lo largo de toda la operación y que alcancen para demostrar el cumplimiento.
La práctica muchas veces ya está. Lo que falta es un registro de ella que el auditor pueda leer. Los registros que usted ya lleva para sus compradores pueden responder a algunos requisitos del sello. Si lleva un registro que le permite rastrear un lote vendido hasta el potrero o la parcela de donde salió, o un control escrito de la calidad de cada lote antes del despacho, anótelo en la hoja, al lado del requisito al que responde. Si no lleva ninguno de los dos, los requisitos de rastreo y de calidad del sello son faltantes como los demás.
¿Qué faltantes se cierran esta semana, y cuáles llevan años?
Un documento faltante es de uno de dos tipos, y el tipo define su plazo. Un procedimiento que nadie escribió, lo escribe esta semana. Un registro que tiene que cubrir un período de tiempo no se completa después. Con el programa orgánico de los Estados Unidos, por ejemplo, los registros se guardan no menos de cinco años.
La historia de un potrero o de una parcela no se inventa la noche antes de la inspección. Por eso conviene armar la hoja antes de decidir, y no cuando la auditoría ya tiene fecha. Con una fecha en cada faltante, usted ve qué líneas son una semana de escritura y cuáles son meses, o varios años, de registros que quizá ni empezó. Un sello que podría tener el año que viene y uno que recién podría tener dentro de cuatro años son decisiones distintas. Por las fechas de la columna de faltantes sabe cuál de las dos tiene delante.
¿Por qué la hoja trata de un solo sello?
Los requisitos cambian de un sello a otro, y no todos tienen el mismo peso. GlobalGAP, un estándar de buenas prácticas agrícolas que usan muchos exportadores de fruta, divide los suyos en obligaciones mayores, obligaciones menores y recomendaciones, según un estudio de 2009 sobre los exportadores de fruta de Brasil. La lista cambió desde entonces, así que confirme la clasificación en la versión que copie.
Una obligación mayor es un requisito sin el cual el certificado no sale, y por eso un faltante ahí pesa más que uno en una recomendación. Qué requisitos corresponden a su establecimiento, y qué certificadoras pueden certificarlo, depende de su país y del esquema, y eso lo decide la certificadora. Escriba arriba de la página el nombre de un solo sello. Otro sello tiene otra lista, y en una hoja armada contra dos a la vez se pierde la cuenta de qué faltante es de cuál.
¿Cómo armar la hoja?
La hoja tiene tres columnas: el requisito, lo que el establecimiento tiene hoy y el faltante. Copie cada requisito de la lista de verificación publicada del esquema en la primera columna, uno por línea, con las palabras del propio estándar. En la segunda, anote el documento que el establecimiento ya tiene para esa línea y dónde está archivado, o déjela en blanco. Un blanco en la segunda columna es un faltante en la tercera.
Donde un requisito se cumple en el campo pero no está en ningún papel, cuente la línea como faltante, no como aprobada, porque el auditor va a pedir el registro y no solo mirar el cultivo. Después marque qué faltantes impiden el certificado y cuáles son solo recomendación, según la clasificación del propio esquema, y la hoja queda en orden de prioridad. Otros registros que el establecimiento lleva para sus compradores están en la sección de comercialización de esta biblioteca.
¿Qué se puede decidir con la hoja y qué no?
En la hoja usted anota los documentos que faltan y cuánto tarda cada uno, y nada más: ningún veredicto sobre si el sello conviene, ningún sobreprecio, ninguna promesa de certificado. Si el mercado que pide el sello paga lo suficiente para cubrir el trabajo es una pregunta que usted responde con números que no están en esta hoja.
Lo que puede decidir con ella es más acotado y más útil: si empezar y cuándo, y qué faltantes cerrar primero, los que impiden el certificado y los registros largos antes que el resto. Revisar dónde está el establecimiento antes de comprometer tiempo y dinero es una parte cotidiana de llevar el campo como una empresa. Con la hoja lista, buscar el sello se vuelve un plan con fechas, o usted decide no pedir la certificación por ahora, sabiendo qué faltantes hay.
Por dónde empezar
Una tarde, con la lista de verificación del esquema y los propios archivos del establecimiento sobre la mesa.
En la auditoría, el trabajo en el campo puede ser exactamente lo que el estándar pide y aun así reprobar, si faltan los registros que lo prueban. Armar la hoja antes de pedir la certificación es la forma de encontrar esos registros faltantes mientras todavía hay tiempo de empezar los que tardan meses en completarse.