Para saber o que um selo de certificação vai pedir que você documente, consiga o padrão por trás dele, que quem administra o selo publica como lista de verificação. Depois confira linha por linha contra os registros que a propriedade guarda hoje. Onde faltar registro, anote o que falta e quando ele precisa começar. Você termina com uma folha de lacunas, no papel ou numa planilha: uma linha por exigência, o documento que a propriedade já tem para ela e a lacuna, com data.
O empurrão para certificar costuma vir de um comprador, de um programa ou de um mercado que só paga por produto certificado. Muitas vezes a propriedade já trabalha quase do jeito que o padrão pede: os insumos são os permitidos, e as lavouras são tocadas como as regras mandam. O que falta é o papel que prova isso. Essa lacuna costuma ficar escondida até a auditoria, ou até o comprador pedir a pasta de documentos. Aí uma parte já não dá para montar, porque certos registros tinham de ser feitos durante o trabalho.
Achar a lacuna cedo, no papel, sai mais barato do que achá-la na inspeção. Se vale buscar o selo continua sendo decisão sua. Com a folha na mão, você sabe quais documentos faltam e quanto tempo cada um leva para ficar pronto, e decide com uma conta em vez de um chute.
Por que um selo é uma lista de verificação, não um distintivo?
O rótulo na embalagem é o fim do processo. Por trás dele há um padrão escrito, muitas vezes publicado com uma lista de verificação, a mesma que o auditor percorre linha por linha na inspeção. Nada impede você de conseguir uma cópia e percorrê-la antes.
Algumas linhas fixam um limite, e muitas só perguntam se um documento ou uma prática existe, mas todas estão definidas antes de você pedir a certificação. Se você vende para um comprador que tem padrão de classificação por escrito, talvez já saiba conferir cada lote contra o padrão de classificação do comprador antes do embarque. Um selo é uma lista mais longa do mesmo tipo, e você confere a propriedade contra ela do mesmo jeito: uma exigência de cada vez.
Por que tanto do que ele pede é registro, não prática nova?
Boa parte do que um selo exige são documentos e registros, não práticas de campo que a propriedade nunca fez. No Brasil, a regra de produção orgânica do Ministério da Agricultura manda a unidade de produção ter “documentos e registros de procedimentos das operações envolvidas na produção, que permita a rastreabilidade”.
A prática muitas vezes já está lá. O que falta é um registro dela que o auditor consiga ler. Registros que você já guarda para compradores podem atender a algumas exigências do selo. Se você tem um registro que permite rastrear um lote vendido até o talhão de onde saiu, ou se já confere por escrito a qualidade de cada lote antes do embarque, anote esse registro na folha, ao lado da exigência que ele atende. Se não tem nenhum dos dois, as exigências de rastreio e de qualidade do selo são lacunas como as outras.
Quais lacunas se fecham esta semana, e quais levam anos?
Um documento que falta é de um de dois tipos, e o tipo define o seu prazo. Um procedimento que ninguém escreveu, você escreve esta semana. Um registro que precisa cobrir um período de tempo não se preenche depois. A regra brasileira manda guardar os documentos e registros “por um período mínimo de 3 (três) anos”, e o programa orgânico dos Estados Unidos pede não menos de cinco anos.
O histórico de uma lavoura não se cria na véspera da inspeção. Por isso a folha vale ser montada antes de você decidir, e não quando a auditoria já está marcada. Com uma data em cada lacuna, você vê quais linhas pedem uma semana de escrita e quais pedem meses, ou três anos, de registros que talvez você nem tenha começado. Um selo que você poderia ter no ano que vem e um que só daria para ter daqui a quatro anos são decisões diferentes. Pelas datas da coluna de lacunas você sabe qual das duas tem pela frente.
Por que a folha trata de um selo só?
As exigências mudam de um selo para outro, e nem todas pesam igual. O GlobalGAP, padrão de boas práticas agrícolas usado por muitos exportadores de fruta, divide as suas em obrigações maiores, obrigações menores e recomendações. É o que descrevem os pesquisadores Dorr e Grote, que estudaram em 2009 os selos usados pelos exportadores de fruta do Brasil. A lista foi revisada desde então, por isso confira a classificação na versão que você copiar.
Obrigação maior é a exigência sem a qual o certificado não sai, e por isso uma lacuna nela pesa mais do que uma lacuna numa recomendação. Quais exigências valem para a sua propriedade, e quais certificadoras podem certificá-la, depende do seu país e do selo, e quem decide isso é a certificadora. Escreva no alto da página o nome de um único selo. Outro selo tem outra lista, e numa folha montada contra dois ao mesmo tempo você perde a conta de qual lacuna é de qual.
Como montar a folha?
A folha tem três colunas: a exigência, o que a propriedade tem hoje e a lacuna. Copie cada exigência da lista de verificação publicada do selo para a primeira coluna, uma por linha, com as palavras do próprio padrão. Na segunda, anote o documento que a propriedade já tem para aquela linha e onde está arquivado, ou deixe em branco. Branco na segunda coluna é lacuna na terceira.
Onde a exigência é cumprida no campo mas não está em papel nenhum, conte a linha como lacuna, e não como aprovada, porque o auditor vai pedir o registro, e não só olhar a lavoura. Depois marque quais lacunas impedem o certificado e quais são só recomendação, pela classificação do próprio selo, e a folha fica em ordem de prioridade. Outros registros que a propriedade guarda para os compradores estão na seção de comercialização desta biblioteca.
O que dá para decidir com a folha, e o que não dá?
Na folha você lista os documentos que faltam e quanto tempo cada um leva, e nada além disso: nenhum veredito sobre se o selo compensa, nenhum preço a mais, nenhuma promessa de certificado. Se o mercado que pede o selo paga o bastante para cobrir o trabalho é uma pergunta que você responde com números que não estão nesta folha.
O que dá para decidir com ela é mais estreito e mais útil: se começar e quando, e quais lacunas fechar primeiro, as que impedem o certificado e os registros longos antes das outras. Conferir onde a propriedade está antes de gastar tempo e dinheiro faz parte do dia a dia da gestão de uma fazenda. Com a folha pronta, buscar o selo vira um plano com datas, ou você decide não pedir a certificação por enquanto, sabendo quais lacunas existem.
Por onde começar
Uma tarde, com a lista de verificação do selo e os arquivos da própria propriedade em cima da mesa.
Na auditoria, o trabalho no campo pode ser exatamente o que o padrão pede e mesmo assim reprovar, se faltarem os registros que provam isso. Montar a folha antes de pedir a certificação é o jeito de achar esses registros que faltam enquanto ainda há tempo de começar os que levam meses para ficar completos.