A primeira auditoria interna da fazenda confere documentos, não pessoas nem o trabalho delas. Antes de conferir qualquer coisa, você escreve o escopo numa folha de papel: que documentos serão conferidos, contra qual padrão, por quem e em que data. Sem essa folha, a auditoria fica grande demais para começar, e numa fazenda que nunca fez uma ela costuma nunca começar.
Em muitas fazendas, ninguém de fora da rotina jamais conferiu os registros. Ninguém anotou o que deveria existir, o que está arquivado e o que sumiu, então os papéis só são procurados na tarde em que um comprador, um banco ou um órgão pede um, e a procura vira uma busca em pastas com alguém esperando no telefone. O custo disso é descobrir, na pior hora e na frente de quem pediu, qual documento a fazenda não consegue apresentar.
A primeira auditoria interna é uma investigação grande, ou uma folha que você escreve antes?
A primeira auditoria começa por uma folha que você escreve antes; conferir os documentos vem depois, na data anotada na folha. Auditoria soa como um projeto do tamanho da fazenda inteira, em geral porque ninguém escreveu onde a auditoria termina. A ISO 19011, a norma internacional que orienta como fazer auditorias, trata de planejar as auditorias com antecedência (o que conferir e quando) e da avaliação da competência das pessoas envolvidas no processo de auditoria. Numa fazenda, esse planejamento cabe em algumas linhas da folha: que documentos serão conferidos e em que data. A parte da competência ocupa mais uma linha: o nome de uma pessoa capaz de conferir. Sem essas linhas, a primeira auditoria fica sem limite definido.
Quem confere, se a fazenda não tem departamento de auditoria?
Alguém que não cuida dos registros que serão conferidos, o que é uma tarefa que você atribui, não um departamento que você monta. O Institute of Internal Auditors, a entidade profissional dos auditores internos, descreve a auditoria interna como uma visão independente e objetiva. Numa fazenda de poucas pessoas, independente não quer dizer contratar ninguém. Quer dizer que quem preenche o caderno de aplicação de defensivos não é quem confere esse caderno desta vez. Se só você pode conferir, faça isso num dia marcado, separado dos dias em que você preenche, sabendo que é mais fraco do que ter outra pessoa olhando.
Dar a um empregado a tarefa de conferir não muda quem manda: quem confere os registros não passa a decidir nada na fazenda. Se o dono não puder decidir, quem assume as decisões e quem assina pela fazenda ficam em outro documento, quando a fazenda tem um: um plano de sucessão escrito. Ele trata de quem comanda a fazenda, e não só de quem a herda. A auditoria pode conferir esse plano como qualquer outro documento: se ele existe e se está em dia.
O que a auditoria confere, o trabalho ou os documentos?
Os documentos, e nunca uma pessoa. Cada documento é conferido contra um padrão que a fazenda já tem por escrito: o intervalo de revisão no manual da máquina, a data na bula do produto, a validade de uma licença e, se a fazenda tiver, um código de conduta que todos assinaram ou uma regra escrita sobre quais decisões exigem mais de uma assinatura.
Em cada documento você confirma três coisas: que ele existe, que está em dia e que o que está escrito nele bate com o padrão. Estar em dia é questão de datas, e se a fazenda mantém um calendário de obrigações, a lista de cada licença e obrigação com a data de vencimento, as datas já estão lá. Ninguém tem o próprio desempenho avaliado.
A auditoria também termina no papel. Uma pasta pode estar completa e em dia mesmo que o talhão a que aqueles registros se referem tenha sido mal conduzido, porque o que você confere é o papel, não o trabalho. Mesmo assim, conferir o papel vale a pena: é com ele que você mostra a compradores, bancos e órgãos públicos que a fazenda cumpre o que prometeu por escrito. Manter esses compromissos em ordem faz parte da gestão da fazenda, assim como o trabalho no campo. Outros compromissos que a fazenda assume por escrito têm artigos próprios na seção de sustentabilidade deste site.
Como evitar que a primeira seja grande demais para começar?
Limite-a ao menor recorte que responde a uma pergunta real. A FAO, nas diretrizes que publicou para avaliar a sustentabilidade de fazendas e empresas de alimentos (conhecidas como SAFA), diz que definir o escopo é um dos passos mais difíceis e aceita uma avaliação limitada a um único local de produção ou etapa da cadeia, com justificativa documentada. Numa primeira auditoria interna, o menor recorte real são os documentos que um comprador, um banco ou um fiscal já pediu uma vez, porque a falta deles já custou alguma coisa.
Os documentos que um comprador já pediu também podem alimentar um primeiro relatório de ESG com o que você já mede, um resumo de uma página com os números ambientais, sociais e de governança (como a fazenda é administrada) que alguns compradores já pedem. Conferidos agora, eles estarão prontos quando um comprador pedir esse relatório.
| Referência | Do que trata | O que acrescenta à folha |
|---|---|---|
| ISO 19011 (norma internacional) | a auditoria como atividade planejada | um programa escrito e uma pessoa competente para executá-lo |
| Institute of Internal Auditors | quem confere | independência: quem confere não cuida daqueles registros |
| Diretrizes SAFA da FAO | até onde vai a primeira revisão | um escopo limitado, um recorte documentado, não a fazenda toda |
O que faz a auditoria virar correção, e não só uma lista de falhas?
Uma falha anotada e uma correção com nome e data. Se a primeira auditoria termina numa lista do que falta e para aí, tudo o que você fica sabendo é a situação daquele dia. Se termina com uma linha por falha, dizendo quem corrige e até quando, cada falha tem um responsável e um prazo. Um estudo sobre auditoria interna em governos locais do Equador, publicado na revista colombiana de contabilidade Cuadernos de Contabilidad, não foi feito com fazendas, mas chega ao mesmo ponto: a revisão deve ser periódica e levar a ações corretivas sobre o que a auditoria encontra, tomadas com rapidez.
Por isso você escreve de propósito uma segunda data no escopo: não só o dia desta auditoria, mas o da próxima. Se confere uma vez, você vê a situação daquele dia; se confere numa data marcada a cada ciclo, você vê se as correções se mantiveram.
Por onde começar
Uma folha, um recorte pequeno e mais ou menos uma tarde com quem guarda os documentos para decidir o escopo e preenchê-lo. Guarde uma cópia onde a próxima pessoa vai procurar.
Auditoria soa como um julgamento da fazenda, mas na primeira você só confere documentos que a fazenda já tem, numa data que você marcou, com uma pessoa nomeada para conferir. Ninguém precisa decidir se a gestão foi boa ou ruim para o escopo escrito ter serventia. Comprador, banco e fiscal costumam pedir um documento, não a opinião da fazenda sobre os próprios registros, e com o escopo escrito numa semana tranquila você sabe quais consegue entregar.