Para saber se toda venda está anotada, liste as vendas de um ciclo numa folha de vendas, com data, quantidade, valor e comprador de cada uma, e confira cada linha com as notas. A venda sem nota, ou a nota sem venda na folha, é a falha que você procura.
Nota, aqui, é todo papel em que uma venda ficou escrita: a nota fiscal de produtor rural que você emitiu, a contranota que o comprador emitiu ou o recibo que ele deu quando o grão ou o gado saiu. O ciclo é o período em que você fecha as vendas: uma safra, um ano ou um mês de leite entregue. A folha de vendas é uma página, com uma linha por venda. Não é contabilidade, e não pede nada que você ainda não tenha.
É fácil perder a conta das vendas, porque cada uma pareceu clara no dia. Uma está numa nota, outra numa mensagem de celular, a terceira só na cabeça, e nenhuma página junta as três. Num levantamento de Patuzzi e colegas, publicado na revista Gestão e Desenvolvimento com 139 proprietários rurais de dois municípios gaúchos, 93,5% diziam ter conhecimento do lucro gerado pela propriedade, mas só pouco mais da metade diziam saber com exatidão o ganho de cada atividade. É uma amostra de dois municípios, não um retrato do Brasil, mas dá uma ideia de como é fácil ter certeza da receita sem ter as vendas reunidas numa página.
Por que uma venda que você só lembra não se confere?
A venda que você só lembra não se confere, porque a memória é um registro só, e um registro sozinho não tem com o que ser comparado. A nota é um segundo registro da mesma venda, e o caderno do comprador é um terceiro. Com dois registros da mesma venda, um valor errado ou uma venda esquecida passa a ser coisa que dá para achar.
A FAO, a agência das Nações Unidas para a agricultura e a alimentação, lista num manual de gestão rural de onde vêm os registros de caixa de uma fazenda: contas bancárias, recibos e notas. Esses papéis já guardam cada venda uma segunda vez. Coloque a sua lista de vendas ao lado deles, e aparece a venda anotada com uma carga a menos, ou a que nunca foi anotada.
O que entra na folha de vendas?
Cada linha da folha é uma venda, com quatro dados: a data, a quantidade, o valor e o comprador. No formulário de vendas do manual da FAO, você anota o número de unidades vendidas e o peso médio delas e o preço recebido por unidade; as unidades vezes o preço por unidade dão o valor da linha. É o comprador que liga a linha a um papel, porque um valor sem nome ao lado não tem como ser casado com a nota daquele comprador.
No mesmo manual, a FAO pede que uma pessoa da família fique responsável por registrar as entradas e saídas de caixa. Numa fazenda com empregados, essa pessoa pode ser quem cuida do escritório ou o gerente. O que importa é que uma só pessoa, com nome, anote as vendas.
O que pode acontecer quando você compara a folha com as notas?
Quando você compara a folha de vendas com as notas, cada linha cai num de três casos. Só o primeiro bate certinho. Os outros dois são a razão de o trabalho terminar com a contagem das linhas que não batem, e não com uma coluna de marcas de conferido.
| Caso | Como aparece na folha | O que fazer |
|---|---|---|
| Venda e nota batem | Uma venda na folha com nota para o mesmo comprador e valor | Marque como conferida, nada a corrigir |
| Venda sem nota | Uma venda que você fez, muitas vezes em dinheiro, que não ficou em nenhuma nota ou recibo | Conte, porque é receita que não deixou papel |
| Nota sem venda na folha | Uma nota de venda que nunca chegou à folha, ou uma venda que você esqueceu | Acrescente à folha, e confira se o dinheiro entrou |
O que você faz com uma venda que não tem nota?
Você conta. Não esconde, e não arruma um papel depois para a folha bater. Em quarenta vendas, três sem nota quer dizer que quase toda a receita está no papel; quinze quer dizer que boa parte das vendas do ciclo não deixou registro. A contagem é uma leitura, não uma meta, e não existe número certo a alcançar. Com ela você vê o que mudar no próximo ciclo: de quais compradores pedir recibo, e quais vendas, muitas vezes as em dinheiro, anotar quando a carga sai da fazenda, e não à noite.
Quando uma folha que bate ainda deixa passar uma venda?
Quando toda linha bate, você sabe que as vendas que anotou e as notas concordam. Não sabe se toda venda está na folha. A carga vendida em dinheiro ao vizinho, sem recibo e sem linha na folha, não bate com nada porque não está em lugar nenhum. Na folha você vê onde o seu registro e as notas discordam, mas não vê a venda que não deixou papel em lugar nenhum. Lembre desse limite antes de chamar de completa uma folha que bate.
Por que o comprador e o valor, e não só o valor?
Com o comprador e o valor juntos, você consegue ligar a linha a um papel só, e por isso o título pede os dois. Um valor sozinho casa com uma nota por sorte, porque duas vendas do mesmo ciclo podem ter a mesma cifra. O nome do comprador leva à única nota que deveria ter aquela venda.
O que mais dá para tirar da folha?
Quase todo número de receita que você calcular depois sai desta folha, e por isso ela vem primeiro. Com as vendas de um ciclo numa página, você vê de quantos compradores veio a maior parte da receita, e como a receita mudou de um ciclo para o outro.
É na mesma página que você separa quais vendas ainda não foram pagas, com quem deve e desde quando, assunto de outro artigo desta biblioteca. Com a folha de dois ciclos lado a lado, num artigo à parte você vê como comparar de um ano para o outro e separar o crescimento de verdade da mudança de preço. Com a folha você também separa a receita da entrada que não é receita, assunto de um terceiro artigo, porque um empréstimo ou uma máquina vendida cai na conta sem nunca ter sido venda.
Registro só compensa quando alguém usa. Um guia de extensão da FAO sobre a produção voltada ao mercado chama o registro de uma parte vital de gerar e reunir dados, e avisa que não há valor em gastar tempo com registros e cálculos de lucro e produção de cada atividade se ninguém os usa.
Dois outros artigos tratam dos passos em volta desta folha. Manter o dinheiro da fazenda separado do da família deixa você distinguir uma venda de uma transferência entre suas próprias contas, e a conferência do saldo de caixa, em que você compara o saldo do caixa com o extrato do banco, deixa você seguir cada venda até a conta. Há mais sobre o dinheiro da fazenda na parte de finanças da biblioteca.
Por onde começar
Separe uma tarde com as notas e as mensagens do ciclo na mesa, e você termina com a folha pronta. Não precisa de sistema nem de contador, só das vendas que você fez e dos papéis que elas deixaram.
A contagem com que você termina é a resposta mais curta para o contador, o comprador ou o banco que pergunta se as vendas da fazenda estão todas registradas. Uma contagem baixa quer dizer que os papéis e a sua memória batem. Uma alta quer dizer que parte da receita só existiu na sua cabeça, e com a folha você descobre qual parte antes que outra pessoa descubra.
A folha de vendas é uma parte pequena, e das primeiras, da gestão da fazenda: todo número de receita que você calcular depois vale o que vale a lista de vendas de onde ele parte.