Um saldo de caixa que você nunca confere contra o banco pode estar errado, e nada na página avisa. O caderno ou a planilha guarda só o que uma mão escreveu ali, enquanto a conta andou por conta própria com uma tarifa, uma anuidade de cartão, um cheque que nunca compensou. O banco guardou o próprio registro do mesmo dinheiro. Conferir é colocar os dois lado a lado num mês fechado, e aí a diferença entre eles deixa de ser invisível e vira um número em que você pode agir.
A diferença se esconde bem, porque o saldo somado linha a linha continua parecendo certo no fim da página. Numa pesquisa com 139 produtores rurais de dois municípios do Rio Grande do Sul, dos 41% que separavam o gasto da propriedade do gasto pessoal, o controle era por “anotações em cadernos ou planilhas e sem nenhuma anotação”, justamente o registro que este artigo ensina a conferir. A pesquisa vale para aquela região, não para o país inteiro. Um saldo anotado assim só tem o que alguém lembrou de lançar, e a tarifa que ninguém lançou não está nele.
Por que um saldo que você anota com cuidado ainda pode estar errado?
Um saldo anotado com cuidado ainda pode estar errado porque é um registro só, construído de um lado só. Cada linha do caderno é uma linha que alguém escolheu escrever, e o saldo é a soma corrente dessas linhas, o que a Mississippi State University chama de um registro de todas as entradas e saídas de caixa que ocorrem ao longo do período contábil. A conta, do outro lado, guarda o que de fato compensou, inclusive o que ninguém anotou. Uma tarifa cai sem nota atrás dela. Uma anuidade de cartão sai na data dela. Um depósito lançado no dia em que foi escrito volta dois dias depois, e só a conta registra.
O extrato do banco é o segundo registro do mesmo dinheiro, guardado por quem não tem interesse nos seus números. Dois registros da mesma conta são o que torna um erro achável. Um registro sozinho não tem contra o que discordar, então pode estar errado em silêncio perfeito.
O que é conferir o saldo, afinal?
Conferir é comparar esses dois registros até eles baterem, ou até você saber por que não batem. A Universidade de Nebraska diz sem rodeio que conciliar é fazer com que um registro de uma conta financeira fique coerente com outro, e numa fazenda essa passada corre entre o extrato do banco e o caderno ou o programa onde o saldo mora. O guia rural da Oklahoma State University trata a mesma passada como uma conferência da completude e da exatidão dos seus lançamentos.
Na prática, você lê o extrato uma linha de cada vez. Marca cada linha que também está no seu registro e para em cada linha que não está; depois faz o caminho inverso, atrás das linhas do seu registro que ainda não estão no extrato. Essas paradas são a razão de conferir. Um cheque que você emitiu e o banco ainda não compensou costuma ser questão de prazo; uma tarifa no extrato que falta no seu registro costuma ser erro, e os dois se tratam de jeitos diferentes.
Que tipos de diferença saem da comparação?
Dois tipos de diferença saem dessa comparação, e eles são tratados de formas opostas. Um é uma questão de prazo e não pede correção. O outro é um erro em um dos registros e pede. Distingui-los é o trabalho de verdade da passada, não uma nota de rodapé dela.
| Tipo de diferença | Como se parece | O que você faz |
|---|---|---|
| De prazo | Um cheque emitido e lançado que ainda não foi descontado; um depósito lançado hoje que o banco só registra amanhã | Nada a corrigir, porque compensa sozinho. Anote para os totais fecharem neste mês |
| De lançamento | Uma tarifa ou anuidade que o banco lançou e o caderno nunca recebeu; o mesmo lançamento escrito duas vezes; um valor digitado errado | Corrija o caderno, e leve o saldo corrigido adiante |
A Oklahoma State lista os jeitos comuns de o caderno errar: é possível digitar números errados, duplicar lançamentos ou esquecer de registrar um lançamento. Ela acrescenta que fornecedores podem errar, como o fornecedor que debita a conta duas vezes, e isso aparece no extrato e não no caderno. São deslizes de qualquer um que anota à mão, e cada um deixa num registro uma linha que o outro não tem.
O que fazer com a diferença que você acha?
A diferença é anotada com as suas razões, nunca apagada. Cada parte ganha uma razão ao lado: isto é um cheque ainda a compensar, aquilo foi uma tarifa que ninguém tinha lançado. Quando todas as partes têm razão, não deve sobrar nada, e uma sobra apagada sem razão é o erro ainda escondido. A Universidade de Nebraska fecha a passada do mesmo jeito, que a folha de conciliação deve ser guardada junto com o extrato do banco. Guardada, a folha é o ponto de partida para conferir o mês seguinte, em vez de uma página refeita do zero cada vez.
Pelo tamanho da diferença você também fica sabendo algo que o saldo sozinho não mostra. Uma diferença pequena, que é só de prazo, quer dizer que o caderno e o banco concordam em quase tudo. Uma diferença grande que volta todo mês costuma ser sinal de que falta no caderno um tipo inteiro de gasto, como um débito automático ou a fatura do cartão debitada direto na conta, e a saída não é conferir melhor. A saída é começar a anotar esse tipo de gasto.
Quando um saldo que bate ainda está errado?
Um saldo que bate com o banco mostra que os dois registros concordam, não que cada linha está certa. Conferir vai até o saldo ajustado do extrato na folha de conciliação bater com o saldo do seu caderno ou planilha. O saldo ajustado é o saldo final do extrato, mais os depósitos que o banco ainda não registrou, menos os cheques que ele ainda não compensou. Dois erros também podem se anular. Se uma despesa de combustível e uma venda do mesmo valor foram lançadas duas vezes cada, a despesa a mais e a venda a mais se cancelam, e o total continua batendo com o extrato mesmo com o caderno errado.
Um erro copiado nos dois registros é pior, porque nunca aparece. Se a nota fiscal vem com o preço errado e o comprador paga exatamente esse valor, o caderno e o extrato trazem o mesmo número errado, e conferir não acusa nada, porque os dois registros nunca discordam. A passada pega o que o caderno e o extrato registram de forma diferente. Não acha nada do que os dois erraram juntos, e saber esse limite é o que impede um saldo que bateu de ser lido como mais do que é.
Todo mês, e contra qual registro?
Conferir é coisa de mês fechado, uma conta de cada vez, contra o caderno que você já mantém. O mês corrente ainda está aberto, com lançamentos entrando. O mês passado já fechou e tem extrato para comparar. O caderno ou a planilha é o registro que você confere, porque é nele que você olha na hora de decidir, e o extrato é a referência para conferi-lo.
Conferir não é julgar quem anota. Qualquer registro feito à mão pode acumular erros de lançamento, e um segundo registro é o jeito de achá-los e corrigi-los antes de usar os números para decidir uma compra ou um pagamento.
Por onde começar
Uma tarde com o extrato do mês passado na mesa basta para terminar com a conferência do saldo escrita numa folha e assinada. Nada disso precisa de sistema nem de contador, só a conta que a fazenda já usa e o caderno ou a planilha que ela já mantém.
O saldo que você confere só é da fazenda se a conta for da fazenda. Um extrato que ainda carrega o mercado da família e o cartão da casa dá um saldo que você concilia até o último centavo e mesmo assim não consegue ler como resultado da fazenda, e é por isso que o dinheiro da fazenda separado do da família vem antes deste passo e não depois.
Conferido e numa conta só da fazenda, o saldo de um mês é um número que você pode mostrar ao gerente do banco quando pedir crédito. Os outros guias de finanças da fazenda deste site partem dele. Colocado ao lado de um mês de custo de operação, com ele você calcula por quantos meses a fazenda aguentaria sem receita. Se as vendas do mês passaram do que entrou na conta, parte da diferença é dinheiro que ainda te devem, as vendas feitas e ainda não pagas. Conferir o que você anotou contra o que de fato aconteceu vale para todo registro da fazenda, e no guia de gestão de fazendas você encontra a gestão da fazenda como um todo.