Para saber si cada venta quedó anotada, liste las ventas de un ciclo en una planilla, con la fecha, la cantidad, el monto y el comprador de cada una, y compare cada línea con las facturas. La venta sin factura, o la factura sin venta en la planilla, es el hueco que usted busca.
Factura, acá, es todo papel donde quedó escrita una venta: la factura que usted emitió, o la liquidación o el recibo que le dio el comprador cuando salió el grano o la hacienda. El ciclo es el período en que usted cierra las ventas: una campaña, un año o un mes de leche remitida. La planilla es una hoja con una línea por venta. No es contabilidad, y no pide nada que usted no tenga ya.
Es fácil perder la cuenta de las ventas, porque cada una pareció clara el día en que se hizo. Una está en una factura, otra en un mensaje del celular, la tercera solo en la cabeza, y ninguna hoja las junta. Así un productor agropecuario puede sentirse seguro de los ingresos del ciclo y no poder decir qué comprador pagó qué carga.
¿Por qué no se puede revisar una venta que usted solo recuerda?
La venta que usted solo recuerda no se puede revisar, porque la memoria es un solo registro, y un registro solo no tiene con qué compararse. La factura es un segundo registro de la misma venta, y los libros del comprador son un tercero. Con dos registros de una misma venta, un monto errado o una venta olvidada pasa a ser algo que se puede encontrar.
La FAO, la agencia de las Naciones Unidas para la agricultura y la alimentación, enumera en un manual de gestión agropecuaria de dónde salen los registros de caja de un campo: cuentas bancarias, recibos y facturas. Esos papeles ya guardan cada venta por segunda vez. Deje su lista de ventas al lado de ellos, y aparece la venta anotada con una carga de menos, o la que nunca se anotó.
¿Qué va en la planilla de ventas?
Cada línea de la planilla es una venta, con cuatro datos: la fecha, la cantidad, el monto y el comprador. En el formulario de ventas del manual de la FAO, usted anota el número de unidades vendidas y su peso promedio y el precio recibido por unidad; las unidades por el precio de cada una dan el monto de la línea. El comprador es lo que une la línea a un papel, porque un monto sin nombre al lado no se puede emparejar con la factura de ese comprador.
En el mismo manual, la FAO pide que una persona de la familia quede a cargo de registrar las entradas y salidas de caja. En un campo con personal, esa persona puede ser quien lleva la oficina o el encargado. Lo que importa es que una persona con nombre anote las ventas.
¿Qué puede pasar cuando compara la planilla con las facturas?
Cuando compara la planilla con las facturas, cada línea cae en uno de tres casos. Solo el primero coincide sin vueltas. Los otros dos son la razón de que el trabajo termine con el conteo de las líneas que no coinciden, y no con una columna de tildes.
| Caso | Cómo aparece en la planilla | Qué hacer |
|---|---|---|
| Venta y factura coinciden | Una venta en la planilla con factura para el mismo comprador y monto | Márquela como revisada, nada que corregir |
| Venta sin factura | Una venta que usted hizo, muchas veces de contado, que no quedó en ninguna factura ni recibo | Cuéntela, porque es un ingreso que no dejó papel |
| Factura sin venta en la planilla | Una factura de una venta que nunca llegó a la planilla, o una venta que olvidó | Agréguela a la planilla, y verifique si el dinero entró |
¿Qué hace usted con una venta que no tiene factura?
La cuenta. No la esconde, y no le arma un papel después para que la planilla coincida. En cuarenta ventas, tres sin factura quiere decir que casi todo el ingreso está en papel; quince quiere decir que buena parte de las ventas del ciclo no dejó registro. El conteo es una lectura, no una meta, y no hay un número correcto que alcanzar. Con él usted ve qué cambiar el próximo ciclo: a qué compradores pedirles recibo, y qué ventas, muchas veces las de contado, anotar cuando la carga sale del campo y no a la noche.
¿Cuándo una planilla que coincide igual deja pasar una venta?
Cuando cada línea coincide, usted sabe que las ventas que anotó y las facturas concuerdan. No sabe si cada venta está en la planilla. La carga vendida de contado al vecino, sin recibo y sin línea en la planilla, no coincide con nada porque no está en ningún lado. En la planilla usted ve dónde su registro y las facturas no concuerdan, pero no ve la venta que no dejó papel en ningún lado. Tenga presente ese límite antes de dar por completa una planilla que coincide.
¿Por qué el comprador y el monto, y no solo el monto?
Con el comprador y el monto juntos, usted puede llevar la línea a un solo papel, y por eso el título pide los dos. Un monto solo coincide con una factura de casualidad, porque dos ventas de la mismo ciclo pueden tener la misma cifra. El nombre del comprador lleva a la única factura que debería tener esa venta.
¿Qué más se puede sacar de la planilla?
Casi todo número de ingresos que usted calcule después sale de esta planilla, y por eso va primero. Con las ventas de un ciclo en una hoja, usted ve de cuántos compradores vino la mayor parte del ingreso, y cómo cambió el ingreso de un ciclo al otro.
En la misma hoja usted separa qué ventas siguen sin cobrar, con quién debe y desde cuándo, tema de otro artículo de esta biblioteca. Con la planilla de dos ciclos lado a lado, en un artículo aparte usted ve cómo comparar de un año a otro y separar el crecimiento real del cambio de precio. Con la planilla usted también separa el ingreso de la entrada que no lo es, tema de un tercer artículo, porque un préstamo o una máquina vendida cae en la cuenta sin haber sido nunca una venta.
Un registro solo rinde cuando alguien lo usa. Una guía de extensión de la FAO sobre la producción orientada al mercado llama al registro una parte vital de generar y reunir datos, y advierte que no hay valor en dedicar tiempo a registros y cálculos de ganancia y producción de cada actividad si nadie los usa.
Otros dos artículos tratan los pasos alrededor de esta planilla. Tener la plata del campo separada de la familia le permite distinguir una venta de una transferencia entre sus propias cuentas, y la conciliación del saldo de caja, en la que usted compara el saldo de caja con el extracto del banco, le permite seguir cada venta hasta la cuenta. Hay más sobre la plata del campo en la sección de finanzas de la biblioteca.
Por dónde empezar
Reserve una tarde con las facturas y los mensajes del ciclo sobre la mesa, y termina con la planilla hecha. No hace falta un sistema ni un contador, solo las ventas que usted hizo y los papeles que dejaron.
El conteo con que usted termina es la respuesta más corta para el contador, el comprador o el banco que pregunta si las ventas del campo están todas registradas. Un conteo bajo quiere decir que los papeles y su memoria coinciden. Uno alto quiere decir que parte del ingreso solo existió en su cabeza, y con la planilla usted descubre qué parte antes de que la descubra otro.
La planilla de ventas es una parte chica, y de las primeras, de la gestión del establecimiento: todo número de ingresos que usted calcule después vale lo que vale la lista de ventas de la que parte.