Para transformar o “vendi bem, mas estou sem caixa” num número em que você pode agir, faça uma lista de cada venda a prazo que você ainda não recebeu. Ao lado de cada uma, anote o comprador, o valor, a data da nota, o vencimento e os dias em atraso. Uma venda a prazo é anotada como venda e depois some do seu radar, porque a folha de vendas registra que a venda aconteceu, não se o dinheiro entrou.
A lista de contas a receber é uma segunda página que carrega só as vendas ainda esperando pagamento, e assim o que te devem, quem deve, e desde quando, deixa de ser sensação e vira uma cifra com um total no pé.
A fazenda pode anotar toda venda, manter o dinheiro dela separado do da família e conferir o saldo com o extrato do banco, e mesmo assim não ter uma página para as vendas a prazo que ainda não foram pagas. A venda a prazo fica registrada como receita no dia em que o grão saiu, mas o dinheiro continua com o comprador, e o pagamento atrasado costuma aparecer só quando já está vencido há muito tempo, bem depois do dia em que dava para cobrar.
Por que uma venda que você anotou ainda te deixa sem caixa?
Uma venda que você anotou te deixa sem caixa quando foi a prazo, porque anotá-la registra que a venda aconteceu, não que o dinheiro entrou. Uma venda a prazo é receita no papel no dia em que você entrega e caixa só depois, se entrar.
O guia de balanço da Mississippi State University explica a contabilidade sem rodeio, que contas a receber são bens ou serviços já entregues e ainda não pagos, e que, se o produtor rural entregou o grão e ainda não recebeu por ele, o lançamento fica em contas a receber até o pagamento entrar. Até o dinheiro cair, a venda é real e o caixa não é, e essa diferença é o que ainda te devem.
O que é um recebível, e por que ele não está na folha de vendas?
Um recebível é uma venda que você entregou e não recebeu, dinheiro que existe no papel e ainda não na conta. A Ohio State University Extension conta as contas a receber entre os ativos circulantes de uma fazenda, as coisas que viram dinheiro dentro de um ano, e trata a renda ainda a receber como contas a receber. A folha de vendas não o separa, porque a tarefa dela é registrar que a venda aconteceu. Ter toda venda anotada diz o que você vendeu e para quem. Não diz qual dessas vendas continua sem pagar, e é essa a linha que a lista de contas a receber acrescenta.
O que entra na lista de contas a receber?
A lista de contas a receber é uma linha por venda a prazo ainda não paga, com cinco coisas: o comprador, o valor, a data da nota, o vencimento e os dias em atraso. O nome do comprador liga a linha à nota que você emitiu para ele. O valor é o que se deve naquela venda. A data da nota marca quando o prazo começou a correr, o vencimento marca o dia prometido para o pagamento, e os dias em atraso são a diferença entre o vencimento e hoje.
No pé da lista fica um total, o dinheiro que você vendeu e ainda não recebeu, que é a cifra que a sensação de “estar vendendo bem” nunca te mostra.
Por que importam o vencimento e os dias em atraso, e não só o valor?
O vencimento e os dias em atraso são o que deixam você agir antes de a dívida esfriar, coisa que o valor sozinho não faz. Um total do que te devem é um número só. Uma lista ordenada pelos dias em atraso é uma fila, com a venda vencida mais antiga no topo, e lendo-a você vê o comprador de ligar hoje, e não o que só está perto de vencer. A venda vencida que te pega de surpresa é sempre a que ninguém anotou numa linha com data, porque dívida sem data envelhece em silêncio. A linha com data é a diferença inteira entre descobrir agora e descobrir quando o comprador já seguiu adiante.
Quando a lista de contas a receber engana?
A lista de contas a receber engana quando você a lê como dinheiro que já entrou, porque um recebível é dinheiro devido, não dinheiro recebido. Na lista você vê o que vendeu e não recebeu, sem garantia nenhuma de que o comprador vai pagar. O juro sobre um pagamento atrasado segue as condições que você combinou com o comprador, e quanto da lista pode nunca ser recebido é assunto para o seu contador.
A lista também só é completa se o registro de vendas de onde ela sai for completo. Uma venda a prazo que nunca foi anotada na folha de vendas também não entra na lista, e saber desse limite impede que você leia o total como tudo o que te devem.
A receita cresceu, mas o dinheiro entrou?
Receita e recebível podem subir juntos, então receita em alta não é, por si só, dinheiro no bolso. Quando você vende mais a prazo, sobem ao mesmo tempo a receita que você registra e o dinheiro que ainda te devem, e o ano parece maior sem que o saldo no banco cresça no mesmo ritmo.
Vendas em alta mostram que a fazenda está movimentada. Com a lista de contas a receber você vê quanto dessas vendas ainda não foi pago, e é essa parte do “vendemos bem” que decide se há dinheiro para plantar a safra seguinte.
Por que a lista só vale se você cobrar?
O tempo gasto com a lista só compensa quando você age em cada linha vencida, não quando a arquiva. A visão geral da FAO sobre a fazenda orientada ao mercado adverte que não há valor em gastar tempo com registro do qual ninguém faz uso. A ação é concreta: ligar para o comprador cujo pagamento venceu, pedir pagamento à vista na próxima venda a quem demora a pagar, e encurtar o prazo de quem sempre paga atrasado. Patuzzi e colegas, num estudo com proprietários rurais, incluem “registrar a evolução das contas a pagar e a receber” entre os controles financeiros comuns de uma fazenda, ao lado da apuração de custo e do preço.
Para ter certeza de que um recebível foi pago, você precisa ver o pagamento cair numa conta que dá para acompanhar. Isso fica mais fácil quando a fazenda tem conta própria, separada da conta da família, para o pagamento do comprador não se perder entre as transferências da casa, e quando você confere o saldo dessa conta com o extrato do banco. Comparar o que você vendeu com o que de fato entrou, e agir sobre a diferença, é trabalho de todo dia na gestão da fazenda; há mais sobre o dinheiro da fazenda na parte de finanças da biblioteca.
Por onde começar
Dá para montar a lista em uma tarde, com a folha de vendas do ciclo (a página em que cada venda está anotada com data, comprador e valor) e as notas que você emitiu. Se você não tem essa folha, as notas bastam. Nada aqui precisa de sistema nem de contador, só as vendas que você já fez e o papel que você já tem.
O total no pé da lista é o dinheiro que a fazenda ganhou e ainda não tem. Um pequeno, envelhecendo devagar, é uma fazenda cujas vendas e caixa são quase a mesma coisa. Um grande, cheio de linhas velhas, é uma fazenda carregando nas costas a conta não paga dos compradores dela, e a lista é onde você descobre de quem, e há quanto tempo, antes de a próxima carga sair no mesmo prazo.