Usar a mesma conta para a fazenda e a família é um problema, porque dela não dá para tirar o resultado só da fazenda. A decisão de investir, esperar ou cortar acaba tomada, então, sobre um número que mistura a fazenda com a casa. Para resolver, você não precisa de contador nem de programa. Pegue três meses do extrato que já tem, marque cada lançamento como da fazenda ou da família, e conte os que continuam sem lado.
A mistura passa despercebida porque o saldo do fim do mês pode continuar parecendo bom. Uma pesquisa de Patuzzi e colegas, publicada na revista Gestão e Desenvolvimento, ouviu 139 produtores rurais de dois municípios do Rio Grande do Sul: apenas 41% separavam os gastos pessoais dos da produção rural, mas 93,5% afirmavam conhecer o lucro gerado pela propriedade. Ou seja, muitos dos que diziam saber o lucro misturavam os gastos da casa com os da fazenda. É uma amostra pequena, de uma região só, e não uma taxa para o país.
Por que não dá para ver o resultado da fazenda numa conta compartilhada?
Porque nenhum lançamento do extrato traz escrito de quem era o dinheiro. Cada crédito e cada débito ficam numa lista só, e o lançamento da fazenda tem a mesma cara do da família. A contabilidade chama de princípio da entidade a regra que separa os dois: o negócio é tratado como uma unidade à parte das pessoas que são donas dele.
Uma cartilha de escrituração para quem começa na agricultura, da ATTRA, serviço de informação agrícola do National Center for Appropriate Technology, dos Estados Unidos, liga o registro simples a poder ver se o negócio dá lucro. O manual da FAO sobre estatística de custo agrícola vai além: quando um gasto também atende a casa, os gastos ligados à casa precisam ser estimados e subtraídos do total para não inflar artificialmente os gastos da fazenda.
Mas não é assim mesmo que funciona a fazenda familiar?
É, e por isso a mistura faz parte da fazenda familiar, não é desleixo. A FAO calcula que mais de 90% das fazendas do mundo são administradas por uma pessoa ou uma família e dependem sobretudo do trabalho familiar, e nelas a mesma conta paga o diesel e o mercado porque a mesma família ganha com a terra e vive dela. A conta compartilhada é comum, portanto. O que faz dela um problema é que o mesmo dinheiro paga os custos da fazenda e o sustento da família, e, enquanto os lançamentos não forem marcados, você não vê a parte da fazenda.
Como marcar cada lançamento?
Percorra o extrato uma vez, lançamento por lançamento, e escreva fazenda ou família ao lado de cada um. A maioria se resolve na hora: a nota do fertilizante é da fazenda, a farmácia é da família. Muitos créditos marcados como da fazenda serão vendas, e se você mantém o registro de cada venda, uma folha com data, quantidade, preço e comprador de cada venda, cada um desses créditos deveria bater com uma linha dela.
Os difíceis são os lançamentos que de fato são dos dois. Uma cartilha de extensão da Universidade de Nebraska cita a caminhonete, os equipamentos de escritório e as viagens a trabalho como gastos que podem ser legítimos do negócio, mas que também podem ser usados para fins pessoais.
Para esses lançamentos, decidir o lado é questão de critério, então escreva a regra antes de começar: para que lado vai a caminhonete, que parte da luz é da fazenda. Com a regra escrita antes, dá para comparar este trimestre com o próximo. Se você decidir lançamento a lançamento, na hora, cada trimestre tende a sair marcado de um jeito diferente.
Quais são os três tipos de lançamento?
Todo lançamento de um extrato misturado é de um de três tipos. Os dois primeiros, claramente da fazenda e claramente da família, não precisam de regra. O terceiro, o dos lançamentos que são dos dois, precisa de uma regra escrita antes, e os que nem a regra resolve são os que você conta.
| Tipo de lançamento | Exemplos | Como marcar |
|---|---|---|
| Claramente da fazenda | Insumo, diesel, um conserto, a venda da produção | Fazenda, sem regra |
| Claramente da família | Mercado, escola, saúde, uma compra pessoal | Família, sem regra |
| Dos dois | A caminhonete, a luz, o telefone, a tarifa mensal da conta compartilhada | Pela regra de rateio escrita antes; se a regra não resolver, uma terceira marca, e o lançamento entra na contagem |
O que fazer com os lançamentos que ficam sem lado?
Não force nenhum para um lado. Faça uma terceira marca neles e conte. Essa contagem, ao lado do extrato marcado, é o que você tem no fim, e com ela você vê o quanto o dinheiro da fazenda e o da casa estão embolados: três lançamentos sem lado em noventa quer dizer que o dinheiro da fazenda é quase só dela; trinta quer dizer que fazenda e casa correm pela mesma conta. Não existe número certo a alcançar. É uma leitura, como o nível do óleo na vareta.
Nem os lançamentos da família nem os sem lado são erro. Some os da família de cada mês e anote o total no pé daquele mês como retirada do proprietário, o dinheiro que a fazenda pagou para a família viver, para que ele apareça como uma saída só e não como custos da fazenda espalhados. Os sem lado são a parte da fazenda familiar que de fato é dos dois, e anotar zero ali seria falso.
Como manter fazenda e família separadas depois de contar?
O passo seguinte depende da contagem. Com contagem baixa, marcar o extrato a cada trimestre pode bastar, porque poucos lançamentos cruzam. Com contagem alta, abra uma conta e um cartão só da fazenda, que a família não usa, para o próximo extrato já chegar separado. Uma cartilha da Universidade de Nebraska sugere o mesmo passo pelo lado da família: abrir uma conta só para os gastos da família, para mantê-los separados dos do negócio.
Com a conta separada, dá para conferir outras coisas. A conferência do saldo de caixa, que compara todo mês o saldo da fazenda com o do banco, passa a ter uma conta só para conferir. Separar quanto do que entrou é receita também fica mais fácil, porque um empréstimo ou uma máquina vendida cai na conta com a mesma cara de uma venda. E com o saldo só da fazenda você consegue calcular por quantos meses a fazenda aguentaria sem receita. De que tamanho deve ser a retirada do proprietário, e quanto guardar, é uma decisão sobre o dinheiro da família que este artigo não cobre.
Por onde começar
Uma tarde com três meses de extrato na mesa basta para terminar com o extrato marcado e a contagem. Não precisa de programa nem de contador, só da conta que a fazenda já usa e de uma regra combinada antes de marcar.
O extrato marcado também vem antes quando você soma os juros e as tarifas do ciclo de produção ao custo, cálculo que outro artigo deste site mostra passo a passo: enquanto os lançamentos não estão marcados, os juros e as tarifas da fazenda ficam no mesmo extrato que as cobranças da família. O mesmo vale para os outros artigos deste site sobre as finanças da fazenda: todos partem de números que são só da fazenda.
A contagem também é a resposta mais curta para o banco ou o comprador que pergunta se os números da fazenda são só da fazenda. Com contagem baixa e o extrato marcado para mostrar, você pode responder que sim; com uma alta, ainda não. Separar o dinheiro da fazenda do da família é um dos primeiros passos para administrar a fazenda como empresa: todo número que você usa para planejar ou fechar preço precisa ser só da fazenda.