Que el campo y la familia usen la misma cuenta bancaria es un problema, porque de ella no se puede sacar el resultado del campo solo. La decisión de invertir, esperar o recortar termina tomándose entonces sobre un número que mezcla el campo con la casa. Para resolverlo no hace falta un contador ni un sistema. Tome tres meses del resumen que ya tiene, marque cada línea como del campo o de la familia, y cuente las líneas que siguen sin lado.
La mezcla pasa inadvertida porque el saldo de fin de mes puede seguir viéndose bien. Una encuesta a 139 productores agropecuarios del sur de Brasil encontró que solo el 41 por ciento separaba los gastos personales de los del campo, mientras que el 93,5 por ciento afirmaba conocer la ganancia que generaba el establecimiento, así que muchos de los que decían conocer su ganancia no separaban los gastos de la casa de los del campo. Es una sola muestra brasileña y chica, no una tasa para su zona.
¿Por qué no se ve el resultado del campo en una cuenta compartida?
Porque ninguna línea del resumen lleva escrito de quién era la plata. Cada ingreso y cada egreso están en una sola lista, y la línea del campo se ve igual que la de la familia. La contabilidad llama principio de entidad a la regla que los separa: el negocio se trata como una unidad aparte de las personas que son sus dueñas.
Una guía de registros para productores agropecuarios que empiezan, de ATTRA, un servicio de información agrícola del National Center for Appropriate Technology de Estados Unidos, vincula los registros simples con poder ver si el negocio es rentable. El manual de la FAO sobre estadísticas de costos agrícolas va más lejos: cuando un gasto también sirve a la casa, los gastos vinculados al hogar deben estimarse y restarse del total para no inflar artificialmente los gastos del campo.
¿Pero no es así como funciona un campo familiar?
Sí, y por eso la mezcla es parte del campo familiar y no un descuido. La FAO calcula que más del 90 por ciento de los establecimientos del mundo están a cargo de una persona o una familia y dependen sobre todo del trabajo familiar, y en ellos la misma cuenta paga el gasoil y el supermercado porque la misma familia gana con la tierra y vive de ella. La cuenta compartida es común, entonces. Lo que la vuelve un problema es que la misma plata paga los costos del campo y el sustento de la familia, y, mientras las líneas no estén marcadas, usted no ve la parte del campo.
¿Cómo se marca cada línea?
Recorra el resumen una vez, línea por línea, y escriba campo o familia al lado de cada movimiento. La mayoría se resuelve enseguida: la factura del fertilizante es del campo, la farmacia es de la familia. Muchos créditos marcados como del campo van a ser ventas, y si usted lleva el registro de cada venta, una hoja con fecha, cantidad, precio y comprador de cada venta, cada uno de esos créditos debería coincidir con un renglón de ella.
Las difíciles son las líneas que de verdad son de los dos. Una guía de extensión de la Universidad de Nebraska nombra la camioneta, los equipos de oficina y los viajes por trabajo como gastos que pueden ser legítimos del negocio, pero que también pueden usarse para fines personales.
Para esas líneas la marca depende de un criterio, así que escriba la regla antes de empezar: para qué lado va la camioneta, qué parte de la luz es del campo. Con la regla escrita antes, este trimestre se puede comparar con el siguiente. Decidida línea por línea, sobre la marcha, cada trimestre queda marcado de otra manera.
¿Cuáles son los tres tipos de línea?
Cada línea de un resumen mezclado es de uno de tres tipos. Los dos primeros, claramente del campo y claramente de la familia, no necesitan regla. El tercero, el de las líneas que son de los dos, necesita una regla escrita de antemano, y las que ni la regla resuelve son las que usted cuenta.
| Tipo de línea | Ejemplos | Cómo marcarla |
|---|---|---|
| Claramente del campo | Insumo, gasoil, un arreglo, la venta de la producción | Campo, sin regla |
| Claramente de la familia | Supermercado, colegio, salud, una compra personal | Familia, sin regla |
| De los dos | La camioneta, la luz, el teléfono, la comisión mensual de la cuenta compartida | Por la regla de reparto escrita antes; si la regla no la resuelve, una tercera marca, y la línea entra en el conteo |
¿Qué se hace con las líneas que quedan sin lado?
No las fuerce hacia ningún lado. Póngales una tercera marca y cuéntelas. Ese conteo, junto al resumen marcado, es lo que usted tiene al final, y con él ve qué tan enredadas están la plata del campo y la de la casa: tres líneas sin lado de noventa quiere decir que la plata del campo es casi solo suya; treinta quiere decir que el campo y la casa corren por la misma cuenta. No hay un número correcto al que llegar. Es una lectura, como el nivel en la varilla del aceite.
Ni las líneas de la familia ni las que quedan sin lado son errores. Sume las de la familia de cada mes y anote el total al pie de ese mes como retiro del titular, la plata que el campo pagó para que la familia viva, así se lee como una sola salida y no como costos del campo dispersos. Las líneas sin lado son la parte del campo familiar que de verdad es de los dos, y anotar cero ahí sería falso.
¿Cómo mantener separados el campo y la familia después de contar?
El paso siguiente depende del conteo. Con un conteo bajo, marcar el resumen cada trimestre puede alcanzar, porque cruzan pocas líneas. Con un conteo alto, abra una cuenta y una tarjeta solo del campo, que la familia no use, para que el próximo resumen llegue ya separado. Una guía de la Universidad de Nebraska sugiere el mismo paso desde el lado de la familia: abrir una cuenta solo para los gastos de la familia, para mantenerlos separados de los del negocio.
Con la cuenta separada se pueden revisar otras cosas. La conciliación del saldo de caja, que compara cada mes el saldo del campo con el del banco, pasa a tener una sola cuenta que revisar. Separar cuánto de lo que entró es ingreso también se vuelve más fácil, porque un préstamo o una máquina vendida cae en la cuenta con la misma cara que una venta. Y con el saldo del campo solo, usted puede calcular cuántos meses podría seguir funcionando el campo si las ventas se cortaran. De qué tamaño debe ser el retiro del titular, y cuánto reservar, es una decisión sobre la plata de la familia que este artículo no cubre.
Por dónde empezar
Una tarde con tres meses de resúmenes sobre la mesa alcanza para terminar con el resumen marcado y el conteo. No hace falta un programa ni un contador, solo la cuenta que el campo ya usa y una regla acordada antes de marcar.
El resumen marcado también va primero cuando suma los intereses y las comisiones del ciclo de producción al costo, un cálculo que otro artículo de este sitio explica paso a paso: mientras las líneas no están marcadas, los intereses y las comisiones del campo quedan en el mismo resumen que los gastos de la familia. Lo mismo vale para los otros artículos de este sitio sobre las finanzas del campo: todos parten de números que son solo del campo.
El conteo es también la respuesta más corta para el banco o el comprador que pregunta si los números del campo son solo del campo. Con un conteo bajo y el resumen marcado para mostrar, puede responder que sí; con uno alto, todavía no. Separar la plata del campo de la de la familia es uno de los primeros pasos para administrar el campo como una empresa: todo número con el que planifica o fija un precio tiene que ser solo del campo.