Para convertir el “vendí bien, pero estoy sin caja” en un número sobre el que usted puede actuar, haga una lista de cada venta a plazo que todavía no cobró. Al lado de cada una, anote el comprador, el monto, la fecha de la factura, el vencimiento y los días de atraso. Una venta a plazo se anota como venta y después usted deja de verla, porque la planilla de ventas registra que la venta ocurrió, no si la plata entró.
La lista de cuentas por cobrar es una segunda hoja que lleva solo las ventas todavía esperando pago, y así lo que le deben, quién debe, y desde cuándo, deja de ser una sensación y se vuelve una cifra con un total al pie.
El campo puede anotar cada venta, tener su plata separada de la plata de la familia y comparar el saldo con el extracto del banco, y aun así no llevar una hoja para las ventas a plazo que todavía no se cobraron. La venta a plazo queda registrada como ingreso el día en que el grano salió, pero la plata sigue en manos del comprador, y el pago atrasado suele aparecer recién cuando ya está muy vencido, mucho después del día en que se podía reclamar.
¿Por qué una venta que usted anotó igual lo deja sin caja?
Una venta que usted anotó lo deja sin caja cuando fue a plazo, porque anotarla registra que la venta ocurrió, no que la plata entró. Una venta a plazo es ingreso en el papel el día en que usted entrega y caja recién después, si entra.
La guía de balance de la Mississippi State University pone la contabilidad sin vueltas, que las cuentas por cobrar son bienes o servicios ya provistos y todavía no pagados, y que, si el productor agropecuario entregó el grano y todavía no recibió el pago por él, el asiento queda en cuentas por cobrar hasta que el pago entra. Hasta que la plata cae, la venta es real y la caja no, y esa diferencia es lo que todavía le deben.
¿Qué es una cuenta por cobrar, y por qué no está en la planilla de ventas?
Una cuenta por cobrar es una venta que usted entregó y no cobró, plata que existe en el papel y todavía no en la cuenta. La Ohio State University Extension cuenta las cuentas por cobrar entre los activos corrientes de un campo, las cosas que se vuelven plata dentro de un año, y trata el ingreso todavía por recibir como cuentas por cobrar. La planilla de ventas no la separa, porque su tarea es registrar que la venta ocurrió. Tener cada venta anotada dice qué vendió y a quién. No dice cuál de esas ventas sigue sin cobrar, y esa es la línea que la lista de cuentas por cobrar agrega.
¿Qué entra en la lista de cuentas por cobrar?
La lista de cuentas por cobrar es una línea por venta a plazo todavía sin cobrar, con cinco cosas: el comprador, el monto, la fecha de la factura, el vencimiento y los días de atraso. El comprador ata la línea al documento que lleva el mismo nombre, la factura que usted emitió. El monto es lo que se debe en esa venta. La fecha de la factura y el vencimiento fijan cuándo empezó el reloj y cuándo se prometió el pago, y los días de atraso son la diferencia entre el vencimiento y hoy.
Al pie de la lista queda un total, la plata que usted vendió y todavía no cobró, que es la cifra que la sensación de “estar vendiendo bien” nunca le muestra.
¿Por qué importan el vencimiento y los días de atraso, y no solo el monto?
El vencimiento y los días de atraso son lo que lo dejan actuar antes de que la deuda se enfríe, cosa que el monto solo no hace. Un total de lo que le deben es un número solo. Una lista ordenada por los días de atraso es una fila, con la venta vencida más antigua arriba, y leyéndola usted ve al comprador a quien llamar hoy, y no al que apenas está por vencer. La venta vencida que lo agarra desprevenido es siempre la que nadie puso en una línea con fecha, porque una deuda sin fecha envejece en silencio. La línea con fecha es la diferencia entera entre enterarse ahora y enterarse cuando el comprador ya siguió su camino.
¿Cuándo la lista de cuentas por cobrar lo engaña?
La lista de cuentas por cobrar lo engaña cuando usted la lee como plata que ya entró, porque una cuenta por cobrar es plata debida, no plata cobrada. En la lista usted ve lo que vendió y no cobró, sin ninguna garantía de que el comprador vaya a pagar. El interés sobre un pago atrasado sigue las condiciones que usted acordó con el comprador, y cuánto de la lista puede no cobrarse nunca es tema para su contador.
La lista también es solo tan completa como el registro de ventas detrás de ella, porque sale de él y hereda sus huecos: una venta a plazo que nunca llegó a la planilla tampoco está en la lista de cuentas por cobrar, y conocer ese borde es lo que impide que el total se lea como el todo de lo que le deben.
Los ingresos crecieron, ¿pero entró la plata?
Ingresos y cuentas por cobrar pueden subir juntos, así que ingresos en alza no son, por sí solos, plata en el bolsillo. Si usted vende más a plazo, suben a la vez el ingreso que registra y la plata que todavía le deben, y el año parece más grande sin que el saldo en el banco crezca al mismo ritmo.
Si las ventas suben, el campo tiene movimiento. Con la lista de cuentas por cobrar usted ve cuánto de esas ventas todavía no se cobró, y esa es la parte del “vendimos bien” que decide si hay plata para sembrar la próxima campaña.
¿Por qué la lista sirve solo si usted cobra?
Una lista de cuentas por cobrar recién paga su tarde cuando usted actúa sobre cada línea vencida, no cuando la archiva. La visión general de la FAO sobre el campo orientado al mercado advierte que no hay valor en gastar tiempo en registros de los que nadie hace uso. Lo que la lista mueve es concreto: el comprador vencido a quien llamar, el que conviene pedirle al contado la próxima vez en vez de a plazo, el plazo a apretar en la venta que siempre entra atrasada. Patuzzi y colegas ponen el registro de la evolución de las cuentas por pagar y por cobrar entre los controles financieros comunes de un campo, al lado del costeo y del precio.
Para estar seguro de que una cuenta por cobrar se pagó, usted necesita ver el pago entrar en una cuenta que pueda seguir. Eso es más fácil cuando el campo tiene su propia cuenta, separada de la de la familia, para que el pago del comprador no se pierda entre las transferencias de la casa, y cuando usted compara el saldo de esa cuenta con el extracto del banco. Cruzar lo que vendió con lo que de verdad entró, y actuar sobre la diferencia, es trabajo de todos los días en la gestión del establecimiento; hay más sobre la plata del campo en la sección de finanzas de la biblioteca.
Por dónde empezar
La lista se arma en una tarde, con la planilla de ventas del ciclo (la hoja donde cada venta queda anotada con fecha, comprador y monto) y las facturas que usted emitió. Si no lleva esa planilla, alcanza con las facturas. Nada de esto necesita un sistema ni un contador, solo las ventas que usted ya hizo y el papel que usted ya tiene.
El total al pie de la lista es la plata que el campo ganó y todavía no tiene. Uno chico, que envejece despacio, es un campo cuyas ventas y caja son casi la misma cosa. Uno grande, lleno de líneas viejas, es un campo que carga sobre su propia espalda la cuenta impaga de sus compradores, y la lista es donde usted descubre de quién, y desde hace cuánto, antes de que la próxima carga salga con el mismo plazo.