Un saldo de caja que usted nunca compara con el banco puede estar mal, y en la hoja nada se lo avisa. El cuaderno o la planilla guarda solo lo que una mano escribió ahí, mientras la cuenta se movió por su cuenta con una comisión, un costo anual de tarjeta, un cheque que nunca se acreditó. El banco guardó su propio registro de la misma plata. La conciliación es la única pasada que pone los dos lado a lado en un mes cerrado, y la diferencia entre ellos deja de ser invisible y se vuelve un número sobre el que usted puede actuar.
La brecha se esconde bien, porque el saldo corriente sigue pareciendo correcto al pie de la hoja. Un número guardado a mano es solo tan completo como la mano que lo escribió, y la comisión que nadie asentó no está en él.
¿Por qué un saldo que anota con cuidado igual puede estar mal?
Un saldo anotado con cuidado igual puede estar mal porque es un registro solo, armado de un solo lado. Cada renglón del cuaderno es un renglón que alguien eligió escribir, y el saldo es la suma corriente de esos renglones, lo que la Mississippi State University llama un registro de todos los ingresos y egresos de caja que ocurren a lo largo del período contable. La cuenta, en cambio, guarda lo que de verdad se acreditó, incluso lo que nadie anotó. Una comisión cae sin una factura detrás. Un costo de tarjeta sale en su propia fecha. Un depósito asentado el día en que se escribió se rechaza dos días después, y solo la cuenta lo registra.
El resumen bancario es el segundo registro de la misma plata, guardado por alguien sin interés en sus cifras. Dos registros de una cuenta son lo que vuelve encontrable un error. Un registro solo no tiene contra qué discrepar, así que puede estar mal en silencio perfecto.
¿Qué es conciliar el saldo, en concreto?
Conciliar es comparar esos dos registros hasta que coincidan, o hasta que usted sepa por qué no. La Universidad de Nebraska lo dice sin vueltas, que conciliar es hacer que un registro de una cuenta financiera sea coherente con otro, y en un campo esa pasada corre entre el resumen bancario y el cuaderno o el programa donde vive el saldo. La guía rural de la Oklahoma State University trata la misma pasada como un chequeo de la integridad y la exactitud de sus asientos.
En la práctica, usted lee el resumen un renglón a la vez. Marca cada renglón que también está en su propio registro y se detiene en cada uno que no está; después hace el camino inverso, buscando los renglones de su registro que todavía no están en el resumen. Esas paradas son la razón de conciliar. Un cheque que usted emitió y el banco todavía no pagó suele ser cuestión de fecha; una comisión del resumen que falta en su registro suele ser un error, y los dos se tratan distinto.
¿Qué tipos de diferencia salen de la comparación?
Dos tipos de diferencia salen de esa comparación, y se manejan de maneras opuestas. Uno es una cuestión de fecha y no pide corrección. El otro es un error en uno de los registros y sí la pide. Distinguirlos es el trabajo de verdad de la pasada, no una nota al pie de ella.
| Tipo de diferencia | Cómo se ve | Qué hace |
|---|---|---|
| De fecha | Un cheque emitido y asentado que todavía no se cobró; un depósito asentado hoy que el banco registra mañana | Nada que corregir, porque se acredita solo. Anótelo para que los totales cierren este mes |
| De asiento | Una comisión o un costo de tarjeta que el banco asentó y el cuaderno nunca recibió; el mismo asiento escrito dos veces; una cifra mal tecleada | Corrija el cuaderno, y lleve el saldo corregido adelante |
La Oklahoma State enumera las formas comunes en que el cuaderno se equivoca: se puede teclear números mal, duplicar asientos u olvidar registrar un asiento. Agrega que los proveedores pueden equivocarse, como el proveedor que debita la cuenta dos veces, y eso aparece en el resumen y no en el cuaderno. Son deslices de cualquiera que anota a mano, y cada uno deja en un registro un renglón que el otro no tiene.
¿Qué se hace con la diferencia que encuentra?
La diferencia se anota con sus razones, nunca se hace desaparecer. Cada parte lleva una razón al lado: esto es un cheque todavía sin cobrar, aquello fue una comisión que nadie había asentado. Cuando todas las partes tienen su razón, no debería sobrar nada, y un sobrante borrado sin razón es el error todavía escondido. La Universidad de Nebraska cierra la pasada del mismo modo, que la hoja de conciliación se archive junto con el resumen bancario. Archivada, la hoja es el punto de partida para conciliar el mes siguiente, en vez de una hoja que se rehace desde cero cada vez.
Por el tamaño de la diferencia usted también se entera de algo que el saldo por sí solo no deja ver. Una diferencia chica, que es solo de fecha, indica que el cuaderno y el banco coinciden en casi todo. Una diferencia grande que vuelve todos los meses suele ser señal de que en el cuaderno falta un tipo entero de gasto, como un débito automático o el resumen de la tarjeta que se debita de la cuenta, y la salida no es conciliar mejor. La salida es empezar a anotar ese tipo de gasto.
¿Cuándo un saldo que coincide igual está mal?
Un saldo que coincide con el banco muestra que los dos registros concuerdan, no que cada renglón esté bien. La conciliación termina cuando el saldo ajustado del resumen en la hoja de conciliación coincida con el saldo de su cuaderno o planilla. El saldo ajustado es el saldo final del resumen, más los depósitos que el banco todavía no registró, menos los cheques que todavía no pagó. Dos errores también pueden anularse entre sí. Si una factura de combustible y una venta del mismo monto se asentaron dos veces cada una, la factura de más y la venta de más se compensan, y el total sigue coincidiendo aunque el cuaderno esté mal.
Un error copiado en los dos registros es peor, porque nunca sale a la luz. Si la factura trae el precio equivocado y el comprador paga exactamente ese monto, el cuaderno y el resumen tienen la misma cifra equivocada, y la conciliación no la detecta, porque los dos registros nunca discrepan. La pasada agarra lo que el cuaderno y el resumen registran distinto. No encuentra nada de lo que los dos erraron juntos, y conocer ese límite es lo que impide que un saldo que coincidió se lea como más de lo que es.
¿Todos los meses, y contra qué registro?
La conciliación se hace con meses cerrados, una cuenta por vez, contra el cuaderno que usted ya lleva. El mes en curso todavía está abierto y siguen entrando movimientos. El mes pasado ya cerró y tiene un resumen con el cual comparar. El cuaderno o la planilla es el registro que usted revisa, porque es el que usted mira a la hora de decidir, y el resumen es la referencia para revisarlo.
Conciliar no es un juicio sobre quien lleva el cuaderno. Cualquier registro llevado a mano puede acumular errores de asiento, y un segundo registro es la forma de encontrarlos y corregirlos antes de usar las cifras para decidir una compra o un pago.
Por dónde empezar
Una tarde con el resumen del mes pasado sobre la mesa alcanza para terminar con la hoja de conciliación firmada. Nada de esto necesita un sistema ni un contador, solo la cuenta que el campo ya usa y el cuaderno o la planilla que ya lleva.
El saldo que usted concilia solo es del campo si la cuenta es del campo. Un resumen que todavía carga el supermercado de la familia y la tarjeta de la casa da un saldo que usted concilia hasta el último centavo y aun así no puede leer como resultado del campo, y por eso la plata del campo separada de la familia viene antes de este paso y no después.
Conciliado y en una cuenta solo del campo, el saldo de un mes es una cifra que usted puede mostrarle al banco cuando pide crédito. Las otras guías de finanzas del campo parten de ella. Con ella y un mes de costo de operación, usted calcula cuántos meses podría seguir funcionando el campo si dejara de entrar plata. Si las ventas del mes superaron lo que entró en la cuenta, parte de la diferencia es plata que todavía le deben, las ventas hechas y todavía sin cobrar. Comparar lo que usted anotó con lo que de verdad pasó vale para todo registro del campo, y en la guía de gestión de establecimientos está la gestión del campo en su conjunto.