Anote cada carga que o comprador recusar ou descontar por qualidade, uma linha por caso, e junte as linhas numa lista só, com data: esse é o seu registro de recusas. Em cada linha vão a data, o comprador, o lote, o motivo que o comprador deu, o laudo se houve, o que você achou do seu lado e como o caso terminou. Depois de um ano anotando, você enxerga qual problema de qualidade continua custando dinheiro e qual comprador volta a reclamar dele, coisa que não se vê em nenhum acerto sozinho (o documento do comprador com peso, classificação e preço pago).
O comprador recusa um caminhão, ou desconta por qualidade quando ele chega, e o caso se resolve no telefone no mesmo dia. No fim do ano ninguém sabe quantos foram, de quem, por qual motivo, nem se o mesmo defeito esteve por trás de mais de um. O desconto daquela vez foi discutido e pago. O que custa mais é a repetição que ninguém viu, e a próxima negociação começa sem nada disso na mão.
O que fazer: anotar essa linha toda vez que um caminhão for recusado ou descontado, e uma vez, no começo, para os casos passados de que você ainda se lembra. No fim você tem um registro de recusas e reclamações, em ordem de data. Reclamação, aqui, é qualquer queixa ou desconto por qualidade depois da entrega, sem chegar a devolver a carga. Em cada linha fica o que o comprador mediu, o que você mediu e o que foi decidido.
Por que o comprador tem papel da recusa e você só tem a ligação?
Do lado do comprador, a recusa formal costuma se apoiar numa classificação contra um padrão escrito. No Brasil, pela Instrução Normativa nº 60 do Ministério da Agricultura, o milho que excede os limites de tolerância para grãos ardidos, avariados ou carunchados é desclassificado e tem a comercialização proibida, e as especificações de qualidade do milho devem estar em consonância com o documento de classificação que acompanha a carga.
Outros grãos e o gado têm regras próprias, mas a recusa ou o desconto costuma vir com o mesmo tipo de papel. O seu registro é a sua anotação do mesmo caso, escrita no dia em que a carga voltou.
Por que o problema que se repete só aparece numa lista com data?
Uma recusa, resolvida no telefone no mesmo dia, parece azar. Quando o mesmo motivo volta uma segunda ou terceira vez, do mesmo comprador ou pelo mesmo defeito, já é um padrão, e esse padrão escapa fácil quando cada caso ficou só numa ligação. Numa lista em ordem de data, você o vê lendo a coluna do motivo de cima para baixo.
Um defeito que continua aparecendo nas suas cargas, como umidade, grão quebrado ou ardido, custa dinheiro a cada entrega. E, se o mesmo comprador continua descontando por ele, esse desconto volta na próxima venda. Cada acerto é de uma carga num dia, então não mostra nem o defeito repetido nem o comprador repetido. Na lista, a repetição vira assunto para tratar com o comprador, ou para corrigir na fazenda, antes das próximas entregas. Este site tem outros guias curtos sobre os registros que acompanham uma venda, como o padrão de classificação do comprador por escrito e a conferência da carga antes do embarque. Eles estão reunidos na seção de comercialização do site.
Por que anotar o motivo do comprador ao lado do que você achou?
O comprador classifica a carga no destino, depois da viagem, e a carga pode mudar na estrada. É por isso que, nas diretrizes da FAO para medir perdas, o método é tirar amostras na carga e na descarga e examinar depois as mudanças de umidade e de dano durante o trânsito. Assim, cada linha tem duas colunas lado a lado: o motivo que o comprador deu e o que você achou do seu lado, num laudo ou na sua própria conferência da carga antes da saída. Com as duas, você começa a separar um problema que veio da lavoura de um que começou no caminhão ou na classificação do comprador.
Se você confere e assina cada lote antes do embarque, como em uma conferência da carga, datada e assinada, antes de ela sair da fazenda, o que você anotou ali preenche esta coluna. Anote o lote como o comprador escreveu, para poder rastrear o lote até o talhão de onde saiu e procurar uma causa em vez de chutar. E tenha por escrito o padrão de classificação do comprador, a lista de defeitos e limites de desconto com que ele classifica, para que o motivo dito ao telefone caia numa linha que você já tem no papel.
Por que cada linha termina no que foi decidido?
A última coluna é a decisão, e sem ela o registro é uma pilha de reclamações abertas em vez de casos encerrados. Cada linha termina no que foi feito e em quem fez: o desconto aceito, o desconto contestado com o laudo na mão, o preço renegociado, ou uma mudança no jeito de carregar e transportar a carga na próxima entrega, com a data e o nome de quem decidiu. Na norma do milho, a classificação se faz pelos defeitos e pelos seus limites de tolerância, então cada linha pode ficar com um defeito e um número, não com uma frase dita ao telefone.
Anotar a reclamação é metade do trabalho. Decidir o que muda, e quem fica responsável pela mudança, é a metade que se perde quando o caso termina numa ligação. Conferir na próxima entrega se a mudança foi mesmo feita é o tipo de acompanhamento de que a gestão da fazenda depende, e é fácil deixar isso para depois.
Por que uma recusa não é um veredito sobre a fazenda?
Uma recusa sozinha não é um julgamento da fazenda. Se o registro vira placar, o objetivo passa a ser ter poucas linhas, e só entram os casos em que a fazenda tem razão. O registro existe para enxergar a fazenda com clareza, não para provar que o comprador errou.
A linha mais útil costuma ser aquela em que o que você achou bateu com o que o comprador achou, porque aí você sabe que a perda foi real e onde começou, e isso vale mais do que uma linha que dá para discutir. Uma lista feita para ganhar discussão deixa de fora os casos que a fazenda perdeu, e são justamente esses que apontam o que precisa mudar.
Por onde começar
Trinta minutos, com os últimos acertos e o que os compradores mandaram por escrito sobre a mesa.
O comprador chega à próxima negociação com os acertos, os resultados da classificação e um registro de cada carga que voltou. Se você responde de memória, está discutindo um caso que o outro lado tem arquivado e você não. Anotar não ganha toda discussão nem desfaz o desconto. Mas você também entra com o histórico na mão, e é isso que decide se o mesmo defeito vai ser descoberto de novo no próximo ano ou vigiado antes de o caminhão ser carregado.