Para saber se o estoque de insumos bate com o registro, conte à mão um grupo de insumos e anote a contagem ao lado do que está no registro, item por item. O resultado é uma folha de contagem de estoque: uma linha por item, com o que você contou, o que está no registro e a diferença entre os dois. O registro do que entrou e saiu não é uma contagem. Nele só está o que alguém anotou, e por isso ele se afasta do galpão: não tem linha para a saca que rasgou, o tambor esvaziado na pressa ou o galão que o vizinho devolveu sem avisar.
Em muitas fazendas esse registro é feito de memória, ou nem existe. A compra então sai no palpite, e a sobra ou a falta só aparece quando o insumo acaba no meio de uma operação, ou quando surge vencido num canto do galpão. Com a contagem ao lado do registro, essa surpresa vira um número que você vê antes de a operação começar, e não no meio dela.
Por que o registro se afasta do galpão sem ninguém perceber?
Porque num registro de movimento só estão os movimentos que alguém anotou. Hanson, Johnson e Lesley, autores do guia de registros da fazenda da extensão rural da Universidade de Maryland, explicam que o inventário é uma contagem feita num momento, que só vale para aquele momento, porque o estoque muda o tempo todo. O registro de entrada e saída é outra coisa: acompanha o movimento ao longo do ano.
Se você mantém um caderno de campo, com uma linha para cada operação, o insumo e a quantidade usada, é dele que vem a maior parte das saídas lançadas no registro. O registro pode fechar certinho e ainda estar errado sobre o galpão, porque uma saca rasgada ou um galão devolvido muda o estoque sem ninguém pegar a caneta.
Quando o registro escorrega, você não tem como ver isso olhando para ele. Destro e colegas (2023), que estudaram armazéns de distribuição, e não fazendas, relatam, citando Hachem e colegas (2016), que, quando o registro começa a se afastar do estoque, a diferença pode continuar crescendo como uma bola de neve sem ninguém notar. A contagem é o único jeito de conferir, porque você a faz com o que está no galpão, e não com o que foi escrito.
Para que lado vai a diferença, e por que isso importa?
Calcule cada diferença como registro menos contagem, e cada linha fica com um sinal de mais ou de menos. Mais quer dizer que no registro há mais do que você achou: saiu insumo sem anotação. Menos quer dizer que você achou mais do que há no registro: entrou ou voltou insumo sem anotação. Cada sinal leva a um erro diferente.
| Para que lado vai a diferença | O que aconteceu | O que pode custar |
|---|---|---|
| Mais: o registro está acima da contagem | Saiu insumo sem anotação | Você compra tarde e falta insumo no meio de uma operação |
| Menos: o registro está abaixo da contagem | Entrou ou voltou insumo sem anotação | Você compra o que já tem, e ele fica parado, envelhece ou vence no galpão |
Na folha, cada linha tem o seu sinal, e é por ele que você decide o que fazer com aquele item. Um mais na linha do defensivo quer dizer que uma aplicação pode parar no meio porque falta um galão com que você contava. Um menos na linha do adubo quer dizer que a próxima carga que você pedir pode ser de um adubo que você já tem, e ela vai ficar parada no barracão.
Contar é o mesmo trabalho que manter o registro?
Não. A contagem é uma folha à parte, feita andando pelo galpão, e não uma correção digitada no registro. Kenkel, num guia da extensão rural da Oklahoma State University escrito para cooperativas que revendem insumos, e não para fazendas, descreve contar parte do estoque num ciclo fixo, de modo que os registros possam ser conciliados para refletir a contagem física real.
Na fazenda, a contagem é uma pessoa com um caderno andando pelo galpão. Os autores de Maryland escrevem que, para fazer o inventário, você conta e atribui valor aos seus recursos. O registro você mantém na mesa, com o que as pessoas lembram de anotar; a contagem você faz no galpão, com o que está lá. Só colocando os dois lado a lado você vê o quanto o registro se afastou.
Quando a diferença é real, e quando vem do jeito de contar?
A diferença só quer dizer alguma coisa se você contar sempre do mesmo jeito. Os autores de Maryland escrevem que, depois de decidir como medir um recurso, você deve manter o mesmo critério de um ano para o outro. Uma saca pela metade contada como cheia, o diesel lido no marcador do tanque numa vez e medido com régua na outra, uma contagem feita antes da pulverização num mês e depois dela no outro: cada caso cria uma diferença que não tem nada a ver com o estoque. Mantenha o mesmo jeito de contar, e o que sobra na folha é a diferença de verdade.
Registro que não bate é comum, não exceção. Nas lojas de uma grande rede de varejo estudada por pesquisadores do MIT, nos Estados Unidos, o registro batia exatamente com a prateleira em só cerca de metade dos itens; eram lojas, não fazendas, mas o caso mostra o quanto um registro que ninguém confere pode errar. O erro vem de muitos deslizes pequenos, sem que ninguém cometa um erro grande, e por isso a contagem serve menos para pegar um erro grande do que para lhe dar uma data em que o registro e o galpão voltam a bater.
O que dá para decidir com a diferença, e o que não dá?
Use a diferença quando for decidir a reposição, e diga o nome da pessoa que olha essa diferença antes de qualquer insumo ser pedido: você, o gerente ou quem faz as compras. Com a diferença você não calcula quanto comprar nem quando; isso continua sendo decisão sua. Também não descobre como guardar melhor o insumo, que é assunto seu e do agrônomo. O que você fica sabendo é que o registro está errado, em quanto e para que lado, e a compra deixa de depender só do registro. Depois de passar por todas as linhas, corrija o registro pelo que foi contado, anote a data na folha e diga quem faz a próxima contagem.
A contagem vale mais logo antes de uma época de muito serviço. Se você tem um calendário de operações, o plano escrito de quando cada operação de campo deve sair, conte os insumos que essas operações usam antes de elas começarem, para descobrir a falta nessa hora e não na manhã em que o serviço tem de sair.
A diferença também pode virar um número que você acompanha de uma contagem para a outra. Outro guia desta biblioteca, um número da operação que vale acompanhar, mostra como escolher um número do trabalho da fazenda e definir antes de onde ele sai e de quanto em quanto tempo você o confere; a diferença serve para isso se for contada sempre pela mesma pessoa, numa data fixa.
Por onde começar
Uma hora, com o registro aberto num grupo de insumos e um caderno no galpão. Não o galpão inteiro de uma vez.
Depois da contagem e da correção, o registro está certo naquela data. Dali em diante, cada número do registro é uma estimativa até alguém andar de novo pelo galpão com um caderno. Conferir o que você anotou contra o que de fato existe vale para todo registro da fazenda, e no guia de gestão de fazendas você encontra a gestão da fazenda como um todo.