Para saber se cada operação foi feita dentro da janela, pegue uma folha de papel e dê uma linha a cada operação. A janela é o prazo que você planejou para a operação antes da safra, da data mais cedo à mais tarde em que ela deve ser feita. A janela é mais curta do que parece: em Iowa, onde cerca de quatro em cada dez dias da primavera não permitem trabalhar no campo, os 20 a 25 dias úteis de preparo do solo e plantio ocupam de cinco a seis semanas de calendário.
Em cada linha vão cinco coisas: essa janela, a data em que a operação foi feita de fato, a marca de dentro ou fora da janela, os dias de atraso quando ficou fora e o motivo em poucas palavras. Essa é a folha das janelas.
Muita fazenda tem as duas metades, o plano e o registro do que foi feito, mas pouca gente coloca uma ao lado da outra. Em muitas fazendas as janelas ficam no plano da safra, ou só na cabeça de alguém, e o serviço vai para o caderno de campo, onde cada operação é anotada no dia em que é feita. Raramente alguém compara os dois. A operação feita com dez dias de atraso entra no caderno como feita, sem nenhuma marca de que passou da janela, e a sequência de atrasos só fica clara no fim da safra, quando não dá mais para mudar nada.
Por que vale anotar uma operação atrasada?
Porque a janela tem menos dias de trabalho do que parece no calendário, e cada dia perdido pesa. A Universidade Estadual de Iowa, nos Estados Unidos, publica um guia para escolher máquinas. Segundo o guia, o tempo lá permite trabalhar no campo em cerca de 60 por cento dos dias da primavera, época de plantio no hemisfério norte: quatro dias em cada dez se perdem. Com as máquinas que saíram mais baratas nas comparações do guia, o preparo do solo e o plantio costumavam levar cerca de 20 a 25 dias em que dá para entrar na lavoura. Com seis dias bons em cada dez, isso dá cerca de cinco a seis semanas de calendário.
Cálculo da Rurivia a partir do guia Farm Machinery Selection (A3-28), da Universidade Estadual de Iowa: 20 a 25 dias de campo divididos por 0,6 dão cerca de 33 a 42 dias de calendário.
Perder a melhor data também pode custar produção. Segundo o mesmo guia, em Iowa a produtividade do milho começa a cair quando o plantio passa da faixa de 10 a 14 de maio, fim da primavera por lá. Essas datas e porcentagens são de Iowa e serão outras na sua fazenda. O que vale para qualquer lugar é o raciocínio: a janela tem menos dias de trabalho do que parece, e a operação feita tarde pode custar alguma coisa. Por isso os dias de atraso entram na folha.
Por que ninguém compara o plano com o registro?
Porque os dois são escritos em momentos diferentes, e muitas vezes por pessoas diferentes. As janelas são escritas antes da safra, por quem planeja. O caderno de campo é preenchido dia a dia, por quem faz ou acompanha o serviço. Se você nunca escreveu as janelas, encontra o passo a passo no artigo como marcar uma janela para cada operação: a data mais cedo e a mais tarde de cada operação, definidas antes de a safra começar. Para as datas reais, mantenha o caderno de campo do que foi feito, uma linha por operação com a data, o talhão e quem fez. Das janelas sai a coluna do planejado, e do caderno, a do realizado.
Separados, o caderno tem a operação atrasada como feita, o plano tem só a data em que ela devia ter sido feita, e ninguém conta os dias entre uma data e a outra. O motivo do atraso nunca chega ao plano da safra seguinte.
O que você vê com o plano e o caderno lado a lado?
O padrão dos atrasos. Uma operação atrasada, lida sozinha no caderno, parece uma semana de azar. Na folha, com as operações na ordem das datas, você vê todas as que passaram da janela e a semana em que os atrasos começaram: o plantio no prazo, por exemplo, e a pulverização atrasada da terceira semana em diante. Muito produtor rural sabe que plantar tarde pode custar produção, mas muita fazenda nunca conta quantos dias de fato atrasou. Com os dias contados, você vê qual operação corrigir primeiro.
Por que anotar os dias de atraso e não a produção perdida?
Porque os dias de atraso você calcula com duas datas que já tem. A produção perdida, não: ela depende da cultura, do clima daquela safra e da região, e duas datas não bastam para estimá-la. Pela data de Iowa você sabe quando as perdas começam lá, não quantas toneladas a sua fazenda perdeu.
Por isso na folha você anota os dias de atraso e deixa de fora as toneladas perdidas.
Quem escreve o motivo, e para que ele serve?
Escolha uma pessoa para preencher a folha: o produtor rural, o gerente ou quem já cuida do caderno de campo. Assim fica claro quem faz.
Das cinco colunas, a do motivo é a que mais merece o seu tempo. Marcar uma operação como fora da janela não muda nada sozinho. O motivo é o que dá para resolver: a chuva que não parava, a máquina quebrada, a turma em outro talhão, o insumo que chegou tarde. Quando for planejar as janelas da safra seguinte, você relê cada motivo e decide o que fazer com ele. Se a plantadeira quebrada atrasou o plantio, dá para mandar revisá-la antes de a janela abrir.
Por onde começar
Reserve uma tarde, com as janelas desta safra e o caderno de campo lado a lado na mesa. Se as janelas nunca foram escritas, escreva as que você tinha na cabeça para esta safra antes de abrir o caderno, e na próxima escreva antes de começar o serviço. Use uma folha, com uma linha por operação, na ordem das datas.
A folha vale mais no fim da safra, quando você relê a coluna do motivo enquanto planeja as janelas da safra seguinte e descobre que um atraso que parecia azar tem uma causa que se repete. Vista sozinha, uma operação atrasada leva à pergunta de quem é a culpa. Vista na ordem das datas, junto com o resto da safra, ela leva a uma pergunta mais útil: o que corrigir primeiro na próxima vez.
Na página de gestão de fazendas você encontra onde essa comparação de fim de safra se encaixa no resto do trabalho de administrar a fazenda. Os outros artigos de planejamento tratam de como planejar as janelas, de como manter o caderno de campo e de como acompanhar um número da operação que outra pessoa consegue conferir, como as horas de plantadeira por dia, ao longo da safra.