Para saber si el stock de insumos coincide con el registro, cuente a mano un grupo de insumos y anote el conteo al lado de lo que figura en el registro, ítem por ítem. Lo que queda es una hoja de conteo de stock: una fila por ítem, con lo que usted contó, lo que figura en el registro y la diferencia entre los dos. El registro de lo que entró y salió no es un conteo. En él está solo lo que alguien anotó, y por eso se va alejando del galpón: no tiene una fila para la bolsa que se rompió, el tambor vaciado con apuro o el bidón que el vecino devolvió sin avisar.
En muchos campos ese registro se lleva de memoria, o directamente no se lleva. La compra entonces sale al tanteo, y el sobrante o el faltante aparece recién cuando el insumo se acaba en medio de una labor, o cuando aparece vencido en un rincón del galpón. Con el conteo al lado del registro, esa sorpresa se vuelve un número que usted ve antes de que empiece la labor, y no a mitad de camino.
¿Por qué el registro se aleja del galpón sin que nadie lo note?
Porque en un registro de movimientos están solo los movimientos que alguien anotó. Hanson, Johnson y Lesley, autores de la guía de registros del campo de la extensión de la Universidad de Maryland, explican que el inventario es un conteo hecho en un momento, que solo vale para ese momento, porque el stock cambia todo el tiempo. El registro de entradas y salidas es otra cosa: sigue los movimientos a lo largo del año.
Si usted lleva un cuaderno de campo, con una línea por labor, el insumo y la cantidad usada, de ahí sale la mayor parte de las salidas del registro. El registro puede cerrar perfecto y aun así estar equivocado sobre el galpón, porque una bolsa rota o un bidón devuelto cambian el stock sin que nadie agarre la lapicera.
Cuando el registro se corre, usted no tiene cómo verlo mirándolo a él. Destro y colegas (2023), que estudiaron centros de distribución, y no campos, informan, citando a Hachem y colegas (2016), que, cuando el registro empieza a alejarse del stock, la diferencia puede seguir creciendo como una bola de nieve sin que nadie lo note. El conteo es la única forma de revisarlo, porque usted lo hace con lo que hay en el galpón, y no con lo que se escribió.
¿Para qué lado va la diferencia, y por qué importa?
Calcule cada diferencia como registro menos conteo, y cada fila queda con un signo más o menos. Un más quiere decir que en el registro hay más de lo que usted encontró: salió insumo sin anotarlo. Un menos quiere decir que usted encontró más de lo que hay en el registro: entró o volvió insumo sin anotarlo. Cada signo lleva a un error distinto.
| Para qué lado va la diferencia | Qué pasó | Qué puede costar |
|---|---|---|
| Más: el registro está por encima del conteo | Salió insumo sin anotarlo | Compra tarde y le falta insumo en medio de una labor |
| Menos: el registro está por debajo del conteo | Entró o volvió insumo sin anotarlo | Compra lo que ya tiene, y queda parado, envejece o vence en el galpón |
En la hoja, cada fila tiene su signo, y según ese signo usted decide qué hacer con ese ítem. Un más en la fila del fitosanitario quiere decir que una aplicación puede frenar a la mitad porque falta un bidón con el que usted contaba. Un menos en la fila del fertilizante quiere decir que la próxima carga que pida puede ser de un fertilizante que ya tiene, y va a quedar parada en el galpón.
¿Contar es el mismo trabajo que llevar el registro?
No. El conteo es una hoja aparte, hecha recorriendo el galpón, y no una corrección tipeada en el registro. Kenkel, en una guía de la extensión de la Oklahoma State University escrita para cooperativas que venden insumos, y no para campos, describe contar una parte del stock en un ciclo fijo, de manera que los registros puedan ser conciliados para reflejar el conteo físico real.
En el campo, el conteo es una persona con un cuaderno recorriendo el galpón. Los autores de Maryland escriben que, para hacer el inventario, usted cuenta y asigna un valor a sus recursos. El registro usted lo lleva en el escritorio, con lo que la gente se acuerda de anotar; el conteo lo hace en el galpón, con lo que está ahí. Solo al poner los dos lado a lado usted ve cuánto se alejó el registro.
¿Cuándo la diferencia es real, y cuándo sale de cómo contó?
La diferencia quiere decir algo solo si usted cuenta siempre de la misma manera. Los autores de Maryland escriben que, una vez decidido cómo medir un recurso, usted debe mantener el mismo criterio de un año a otro. Una bolsa por la mitad contada como entera, el gasoil leído en el indicador del tanque una vez y medido con varilla la otra, un conteo hecho antes de la pulverización un mes y después de ella el siguiente: cada caso crea una diferencia que no tiene nada que ver con el stock. Mantenga la misma manera de contar, y lo que queda en la hoja es la diferencia real.
Que el registro no coincida es común, no la excepción. En los locales de una gran cadena minorista estudiada por investigadores del MIT, en Estados Unidos, el registro coincidía exactamente con lo que había en el estante en solo cerca de la mitad de los ítems; eran comercios, no campos, pero el caso muestra cuánto puede errar un registro que nadie revisa. El error viene de muchos descuidos chicos, sin que nadie cometa un error grande, y por eso el conteo sirve menos para encontrar un error grande que para darle una fecha en la que el registro y el galpón vuelven a coincidir.
¿Qué se puede decidir con la diferencia, y qué no?
Use la diferencia cuando decida la reposición, y diga el nombre de la persona que revisa esa diferencia antes de pedir cualquier insumo: usted, el encargado o quien hace las compras. Con la diferencia usted no calcula cuánto comprar ni cuándo; eso sigue siendo decisión suya. Tampoco sabe cómo guardar mejor el insumo, que es tema suyo y del agrónomo. Lo que sabe es que el registro está mal, por cuánto y para qué lado, y la compra deja de depender solo del registro. Después de pasar por todas las filas, corrija el registro según lo contado, anote la fecha en la hoja y diga quién hace el próximo conteo.
El conteo vale más justo antes de una época de mucho trabajo. Si usted tiene un calendario de labores, el plan escrito de cuándo debe salir cada labor, cuente los insumos que esas labores usan antes de que empiecen, para descubrir el faltante en ese momento y no la mañana en que la labor tiene que salir.
La diferencia también puede volverse un número que usted sigue de un conteo al otro. Otra guía de esta biblioteca, un número de la operación que vale la pena medir, muestra cómo elegir un número del trabajo del campo y definir de antemano de dónde sale y cada cuánto usted lo revisa; la diferencia sirve para eso si la cuenta siempre la misma persona, en una fecha fija.
Por dónde empezar
Una hora, con el registro abierto en un grupo de insumos y un cuaderno en el galpón. No el galpón entero de una vez.
Después del conteo y la corrección, el registro está bien a esa fecha. De ahí en adelante, cada número del registro es una estimación hasta que alguien vuelva a recorrer el galpón con un cuaderno. Comparar lo que usted anotó con lo que de verdad hay vale para todo registro del campo, y en la guía de gestión de establecimientos está la gestión del campo en su conjunto.