El criterio de prorrateo es la regla escrita de con qué base se divide cada costo común: horas, hectáreas, cabezas o ingreso. Usted la escribe antes de mirar cualquier resultado, para repartir cada costo entre las actividades del establecimiento, como el arroz y la ganadería. Un establecimiento de 960 hectáreas en el este de Uruguay tiene arroz y ganadería de cría. Sus $U 1.200.000 al año de tractor y galpón caen como $U 720.000 sobre el arroz si usted divide por las horas de tractor, y como $U 900.000 si divide por el ingreso. Son $U 180.000 de diferencia, sin cambiar una máquina. Para saber qué actividad se paga, escriba primero la base de cada costo común y anote la fecha. Calcule los resultados solo después.
¿Qué costos del establecimiento sirven a más de una actividad?
Un costo común es el gasto que paga a más de una actividad y no tiene factura atada a una sola. El establecimiento del ejemplo tiene cuatro, que muestra la figura de abajo: el tractor y el galpón, los intereses del préstamo de campaña, el escritorio y el contador, y los impuestos del establecimiento. Suman $U 3.000.000 al año. La depreciación, el precio pagado por una máquina o una construcción repartido entre sus años de uso, entra en la primera línea.
Cada uno se esconde en un lugar distinto. El honorario del contador sale por débito todos los meses. Los intereses quedan en el estado de cuenta, entre las cuotas del préstamo. El tractor y el galpón se pagaron hace años, y ninguna factura nueva los recuerda. La Conab, organismo de abastecimiento de Brasil, cuenta los intereses de los préstamos que financian la campaña como costo de producción, junto a la semilla y el combustible.
¿Qué tamaño tiene la pila? En establecimientos mixtos de los Alpes suizos, los investigadores Gazzarin y Lips, de Agroscope, ubican los costos comunes entre 60 y 70 por ciento del costo total. Aun sin pagar el trabajo de la propia familia, la parte supera 50 por ciento. Es una región de montaña, con construcciones y máquinas caras, así que la parte en su establecimiento será otra. Liste la suya: todo gasto que paga a más de una actividad, con las actividades que atiende y las que nunca toca.
¿Con qué base se divide cada costo común?
Con algo que acompañe la naturaleza del costo. El manual de la FAO sobre costos de producción agrícola fija esto como regla para toda clave de asignación. Descarta dos atajos: no usar el área de terreno para asignar gastos pecuarios no específicos, ni el conteo de animales para asignar gastos de cultivo del mismo tipo. Para un tractor que trabaja varios cultivos, el manual menciona la superficie cultivada, las horas de uso o las pasadas por cada chacra como claves posibles. La Conab divide las construcciones por una tasa de ocupación, el porcentaje de uso del bien por un cultivo.
Dentro del rodeo la elección también pesa. Aranha, Dias e Ítavo, en un artículo de 2016 sobre la contabilidad de la ganadería de carne en Brasil, señalan que el costo indirecto suele dividirse por cabeza. Así se le cobra a un ternero lo mismo que a una vaca. En el ejemplo que trabajan, la división por cabeza sobrevaluó a los animales jóvenes y livianos. Proponen la unidad animal, que equivale a 450 kilos de peso vivo. El ejemplo se hizo en papel, con 230 animales, y solo la dirección del error sirve como lección.
Para el gasto general sin vínculo físico con ninguna actividad, como los gastos generales del negocio, la FAO dice que se acepta dividirlo según la contribución de cada actividad al margen neto del establecimiento. Si no hay margen neto, admite el margen bruto (ingreso menos los costos que cambian con la producción) o el ingreso bruto. La hoja del establecimiento del ejemplo usa una base física en todas las líneas. Para cada una de las suyas, escriba la base y una frase de motivo.
¿Cuánto mueve los números la elección de la base?
Lo suficiente para cambiar la cifra y, a veces, cuál actividad parece la buena. El manual de la FAO trae un ejemplo de Filipinas. Una granja tiene 3,50 hectáreas en tres parcelas y un tractor, y la pregunta es cuánto del costo del tractor va a una parcela de arroz de 2,00 hectáreas. Dividido por el área de toda la granja, esa parcela carga 57 por ciento. Si primero se pregunta si el tractor trabajó en las otras parcelas y se descubre que trabajó solo en el arroz, la misma parcela carga 67 por ciento. El tractor hizo el mismo trabajo en las dos cuentas, y los diez puntos se movieron por una pregunta hecha antes de dividir.
El establecimiento del ejemplo muestra lo mismo en pesos. Tiene 640 hectáreas de arroz y 320 de campo natural para la cría, y el arroz ocupó 150 de las 250 horas de tractor del año.
¿Qué base se mueve cuando se mueve el precio?
Toda base que sea el ingreso. Gazzarin y Lips revisaron los métodos para prorratear costos en el establecimiento. Concluyen que dividir por lo que rinde cada actividad sirve poco para el análisis, porque el nivel del costo termina fijado por los precios del mercado. Enumeran como claves físicas las horas de trabajo, las horas de tractor, la superficie y las unidades de ganado. Una clave física mal elegida se equivoca igual todos los años, y así usted encuentra el error y lo corrige.
En el establecimiento del ejemplo, el arroz rindió $U 9.000.000 el año 1 y la ganadería $U 3.000.000. El año 2 el precio del arroz bajó y el arroz rindió $U 6.000.000, mientras la ganadería siguió en $U 3.000.000.
Los métodos públicos también cambiaron de base y publicaron el cambio. La documentación de las estimaciones de costo del USDA muestra el método anterior, que dividía el gasto general del establecimiento por el valor de la producción de cada cultivo. Junto a él figura un método posterior que divide los mismos costos por los márgenes brutos relativos. Los dos están impresos, y el lector ve qué cambió. Eso es lo que vuelve utilizables las bases de ingreso y de margen. Marque en su hoja todo costo que divide así y no compare dos años a través de un cambio como si nada hubiera pasado. Lo mismo vale para el precio de indiferencia, cuya línea de costo se mueve si el prorrateo sigue al ingreso.
¿Qué se escribe primero y cuánto lleva?
Una tarde, con la lista de costos comunes y doce meses de estados de cuenta sobre la mesa. Elija un día en que nadie espere respuesta sobre ninguna actividad, porque la única regla es que quien escribe la base no calcula antes el resultado de las actividades. La línea del tractor pide la lectura del horómetro. Dos materiales de esta biblioteca cubren el resto. El costo de mantenimiento por máquina convierte la lectura en costo por hora, y conducir el establecimiento como negocio es el tema de la sección de gestión de establecimientos.
Un prorrateo equivocado, pero escrito y fechado, se puede comprobar y corregir; el que nadie escribió, no.