Passo 1: Anote o que acontece

Você hoje

Você guarda a fazenda na cabeça. Sabe mais ou menos quanto gastou, mais ou menos o que cada área produziu, mais ou menos quem fez o quê. O “mais ou menos” é o problema. Na hora de decidir, a memória entrega o que é fácil de lembrar, não o que de fato aconteceu, e o que é fácil de lembrar quase nunca é o que mais pesou no bolso. Você toma decisão de um ano inteiro apoiado no que lembra de uma conversa de café.

Por que este passo existe

Registrar é escrever o que acontece na fazenda enquanto acontece, para não depender da memória depois. Ele vem primeiro porque as decisões que mais pesam no bolso, como custo, caixa e venda, dependem de números e datas, e é justamente com números e datas que a lembrança mais falha. Não é descuido de quem lembra. Numa pesquisa com famílias de agricultores na Tanzânia, quem informou no fim da safra as horas trabalhadas em cada roça chegou a declarar quatro vezes mais horas por pessoa do que quem anotou toda semana, e ao mesmo tempo deixou de fora pessoas e roças que tinham sido trabalhadas; os pesquisadores atribuem parte do erro ao esforço de somar de cabeça um trabalho que muda de um dia para o outro (Arthi e coautores, Banco Mundial, 2016). Na República Dominicana, quase metade dos donos de pequenos negócios errou ao menos uma vez ao informar as próprias vendas e o próprio lucro, e o lucro que davam de memória ficava bem abaixo do que as próprias receitas e despesas mostravam (Drexler, Fischer e Schoar, 2014).

Isso não quer dizer que toda gestão dependa de anotação. Dizer o que você quer da fazenda, como no Passo 0, definir quem faz o quê e orientar quem executa são decisões que você toma sem caderno. O registro serve às decisões que se apoiam em números que a memória não guarda, e é delas que saem os passos seguintes: o custo por unidade do Passo 2 e a correção de fim de ciclo só existem se o que aconteceu estiver anotado.

Existe uma injustiça no registro, e vale conhecer para não cair nela. O dinheiro que passa pelo banco já se registra sozinho: o extrato guarda tudo. O que acontece no campo, no curral, no galpão, não. A operação feita hoje, as horas da máquina, o insumo gasto, o animal que mudou de lote, isso só fica registrado se alguém anotar. Por isso a fazenda quase sempre tem o lado do dinheiro meio guardado e o lado da produção no escuro, e é justamente o lado da produção que explica o resultado.

O que registrar

Cinco coisas, e nenhuma delas é só o dinheiro:

As operações, por área de produção. Cada operação lançada onde ela aconteceu (o talhão, ou o pasto, ou o lote de animais): a data, o que se fez, quem fez, quantas horas, e o insumo com a quantidade.
O dinheiro que entra e sai, separado do da família. Toda entrada e saída da fazenda, com o caixa da fazenda apartado do caixa de casa.
As pessoas e as horas. Quem trabalha, em quê, quantas horas, para você depois saber quanto de gente cada atividade consome.
Os documentos com prazo. Tudo o que tem data de validade ou de renovação, para nenhum vencer de surpresa.
A posição de venda e os compromissos. O que você já vendeu, trocou ou comprometeu, com volume, preço e prazo.

Como fazer: um registro que você consiga consultar depois

Registrar é fácil; registrar de um jeito que sirva no fim do ciclo é o que este passo ensina. Um caderno cheio de anotações que você não consegue somar nem achar depois não é registro, é diário. Três decisões fazem a diferença.

Em quê. Escolha um único lugar e use só ele: um caderno de capa dura que fica no mesmo gancho, ou uma planilha no computador, ou um aplicativo simples de celular. O melhor é o que você vai usar de verdade, todo dia. O pior é o registro espalhado em três lugares, porque o que está em três lugares não está em lugar nenhum na hora de somar.

Como. Anote na hora, não de memória no fim do mês, porque no fim do mês o detalhe já se perdeu. E anote sempre no mesmo formato, uma linha por acontecimento, com as mesmas colunas na mesma ordem: data, área, o que foi feito, quem fez, quanto (horas, litros, quilos, cabeças), e o custo se houver. Formato fixo é o que permite somar depois; anotação solta, cada dia de um jeito, não soma.

Como guardar e achar. Deixe tudo em ordem de data e separado por área de produção, para que no fim do ciclo você consiga puxar “tudo o que aconteceu neste talhão” ou “neste lote” sem folhear a fazenda inteira. Guarde os comprovantes e as notas no mesmo critério. O teste é simples: se daqui a seis meses você precisar saber quanto gastou de combustível numa operação, você acha em um minuto, ou não acha?

Comece pela separação do caixa

Antes de qualquer anotação de campo, separe o caixa da fazenda do caixa da família, com uma retirada mensal definida (um valor que sai da fazenda para casa todo mês, como um salário). Sem essa separação, nenhum número da fazenda fecha, porque o dinheiro da produção e o do supermercado viram um só, e você nunca sabe se a fazenda deu lucro ou se a família comeu o resultado. Essa é a primeira pedra do dominó, e é de graça: exige uma decisão, não um gasto.

Por que ter disciplina

O registro é o passo que mais exige constância e o que menos dá recompensa imediata. Você anota por semanas sem ver serventia, porque a serventia aparece só quando o ciclo fecha e os números viram custo, no Passo 2. É como a poupança: chata no depósito, valiosa no saque. Duas coisas ajudam a atravessar essa fase. A primeira é anotar sempre no mesmo momento do dia, para virar hábito e não decisão. A segunda é olhar, aos 30 e aos 90 dias, o tanto que você já acumulou: é a prova de que o hábito pegou, muito antes de o ciclo fechar.

Erros comuns, e como evitar

Registrar de memória no fim do mês. O detalhe já sumiu. Anote na hora.
Misturar o caixa da família com o da fazenda. Faz todo o resto mentir. Separe primeiro.
Anotar sem formato fixo. Cada dia de um jeito não soma no fim. Use sempre as mesmas colunas.
Espalhar o registro. Três cadernos e dois aplicativos é o mesmo que nada. Um lugar só.
Anotar só o dinheiro. O lado do campo é o que explica o resultado, e é o que só existe se você anotar.

Por onde começar

Faça duas coisas hoje. Primeiro, defina a retirada mensal e separe o caixa. Segundo, escolha o seu único lugar de registro e anote nele a próxima operação que acontecer na fazenda, no formato fixo. Amanhã, a próxima. O percurso inteiro se apoia neste hábito.

Pronto quando

Você tem um ciclo de produção inteiro registrado: as operações por área, o caixa da fazenda separado do da família e conferido, as pessoas e as horas, os documentos com prazo e a posição de venda. E, o mais importante, registrado de um jeito que você consiga consultar e somar depois. Se você puxa qualquer número do ciclo em poucos minutos, o passo está pronto.

O que este passo não cobre

Aqui você aprende a registrar, não a decidir a técnica de produção. O que anotar é gestão; qual adubo usar, qual cultivar semear, qual ração formular ou qual manejo sanitário adotar é decisão técnica, de agrônomo ou de veterinário, e fica de fora.