Usted hoy
Llega la época, compra el insumo y produce. Las decisiones del año se van tomando de a una, sobre la marcha, sin un plan que ate todo. Al final se entera de que vendió en el peor momento porque venció una cuenta y necesitaba la plata, o de que faltó máquina justo en la ventana, o de que dos compromisos cayeron en el mismo mes sin caja. No fue por falta de trabajo. Fue por falta de plan.
Por qué existe este paso
Planificar es decidir el año entero en papel antes de decidir en el campo, mientras todavía se puede cambiar sin costo. Cambiar de idea en el papel es gratis; cambiarla después de comprar el insumo o de perder la ventana sale caro. El plan es donde usted se equivoca barato.
La investigación vincula este paso con el desempeño más que a casi cualquier otro. En un estudio con 862 campos ingleses de cereales, tambo y ganadería, la planificación formal del negocio fue una de las pocas prácticas asociadas al desempeño financiero. La asociación no prueba causa, y este paso no promete nada. Pero planificar es, junto con la comparación con referencias (el Paso 6), una de las dos cosas que la investigación más vincula con quien anda bien.
Planifique contra su objetivo
El plan no existe en el vacío: sirve a la meta que usted declaró en el Paso 0. El mismo costo por unidad se convierte en planes distintos según lo que quiera. Quien puso “dormir tranquilo” arriba planifica con más colchón de caja y vende más temprano para asegurar; quien puso “crecer” acepta más riesgo para invertir. Antes de armar el plan, relea su meta SMART, porque es ella la que decide qué plan es el correcto para usted. Un plan que no sirve a su objetivo es técnicamente correcto y personalmente equivocado.
Qué tiene el plan
Escriba, antes de la primera compra de la campaña:
- Qué producir y dónde. Los cultivos y áreas, o las tropas y categorías de animales, con la cantidad que espera de cada uno y el precio que usa como supuesto.
- Gente y máquina por ventana. Cuánta mano de obra y cuánta máquina va a exigir cada operación en cada ventana de tiempo, para no descubrir el faltante el mismo día.
- Cuánto tiene que estar vendido, y cuándo. El volumen mínimo que tiene que estar comprometido para cubrir cada cuenta que vence, mes a mes, para no verse nunca obligado a vender por pánico.
- Los documentos del año. Lo que vence o hay que renovar, con la fecha. Y si alguien le exige documentos (un comprador, un banco, una certificadora), arme acá su matriz de exigencias: una lista con lo que pide cada uno, el plazo de cada exigencia y el documento o registro que la cumple. Es lo que saca la exigencia de documentos del apuro de último momento y la pone en el calendario.
- La prueba del año malo. Rehaga las cuentas del plan en un escenario de precio bajo y producción baja, definido por usted. Si el plan solo cierra en el año bueno, no es un plan, es una apuesta.
Cómo hacerlo
Empiece por el número del Paso 2, el costo por unidad, y arme el presupuesto de la próxima campaña sobre él, no sobre una corazonada. Con el costo en la mano, sabe qué precio cubre la cuenta y cuánto necesita vender para cada vencimiento. Escriba el plan entero antes de la primera compra de insumo, porque después de la compra las decisiones ya empezaron a tomarse sin usted. Y por último, pase el plan por la prueba del año malo antes de darlo por hecho.
Por qué tener disciplina
El plan tiene una ventana corta de valor: tiene que existir antes de la primera compra, y un plan escrito después de que la campaña arrancó es apenas un informe de lo que ya se decidió. La disciplina acá es de calendario: reservar, todos los años, unos días antes de la temporada de compras para sentarse y hacer el plan. Quien no reserva ese tiempo termina planificando sobre la marcha, que es lo mismo que no planificar.
Errores comunes, y cómo evitarlos
- Planificar de memoria. El plan que no está escrito no ata nada y se esfuma en la primera urgencia. Escríbalo.
- Planificar solo el escenario bueno. El año malo llega. Pruebe el plan contra él primero.
- Planificar sin el costo por unidad. Sin el número del Paso 2, el plan es una corazonada. Empiece por él.
- Ignorar el calendario de vencimientos. Un plan que no mira cuándo tiene que entrar la plata lleva a la venta por pánico. Empareje cada vencimiento con una fuente de pago.
- Planificar contra el objetivo equivocado. Un plan de crecimiento para quien quería aire es habilidad desperdiciada. Relea su meta primero.
Por dónde empezar
Antes de la próxima temporada de compras, siéntese con el costo por unidad de la última campaña y arme, en una hoja, el presupuesto de la próxima: qué producir, a qué costo, a qué precio cierra, y cuánto necesita vender para cubrir cada mes. Después pase la prueba del año malo. Ciérrelo antes de comprar el primer insumo.
Listo cuando
Existe, antes de la primera compra, un plan escrito de la próxima campaña: qué producir y dónde, gente y máquina por ventana, cuánto vender para cada vencimiento, los documentos del año (y la matriz de exigencias, si alguien le exige papeles), y la prueba del año malo hecha. Y el plan sirve a la meta que puso en el Paso 0.
Qué no cubre este paso
El plan organiza sus decisiones; no le recomienda qué renegociar con el banco ni qué contrato firmar, lo que exige que su caso lo revise un profesional habilitado. Y la técnica de cada operación (qué aplicar, cuándo, cuánto) sigue con el agrónomo o el veterinario; acá usted decide el marco del año, no la receta de cada cultivo o de cada tropa.